Ғимарат күтімі кестесінің бағдарламасы нысан командаларына

Басқарылатын ғимарат ондағы адамдар қандай болса, сондай болады. Біреу есікті ашады, біреу қабылдау бөлмесін жабады, біреу техникалық бөлмені аралайды, біреу түн ортасында тік құбыр ағып кеткенде қол жетімді. Мұны бүкіл портфельге жайыңыз да, ең қиыны жұмыстың өзі емес, кімнің қай нысанда кезекте екенін білу болып шығады. Ғимарат күтімі кестесінің бағдарламасы осы жеке келісімдер жиынтығын бір кестеге айналдырады.

Көптеген командалар әр ғимаратқа бір электрондық кестеден бастайды. Ол алғашқы ауру күніне, алғашқы демалыстардың қабаттасуына және бір емес екі инженер қажет болған алғашқы демалыс күндеріне дейін ғана шыдайды. Одан кейін портфельді ұстап отырған адам нысандарды қараудан гөрі кестелерді қайта сызуға көбірек уақыт жұмсайды.

Ғимарат күтімі кестесінің бағдарламасы не істеуі керек

Төрт міндет қалғанынан ауырырақ. Бірнеше ғимаратқа аптаны жылдам құру және оны ештеңені қайта сызбай өзгерту. Кезекшілік пен жұмыс уақытынан тыс жұмысты команда ішінде әділ кезектестіру. Ағымдағы кестені әр телефонға қою, өйткені нысандағы қызметкерлер үстел басында емес, дәліздер мен техникалық бөлмелерде болады. Және шын мәнінде не істелгенін тіркеу, өйткені төленетін сағаттар, үзілістер мен кешігулер даулы болатын сандар.

Осы төрт міндетті орындайтын жылжымайтын мүлікті басқару кестесінің қосымшасы ұзын функциялар тізімінен де құнды. Ол сонымен қатар телефонын қарайтын үй-жай күтушісі мен әр жексенбі кеші кеңсеге қоңырау шалатын күтуші арасындағы айырмашылық.

Портфель аптасы бірнеше қайталанатын бөліктен құралады:

• Қабылдау бөлмесі, тазалық және нысан техникасы үшін тұрақты күндізгі жабу
• Түн ортасынан өтетін түнгі және демалыс күндеріндегі күзет ауысымдары
• Аптадан аптаға қайталанатын жоспарлы аралаулар мен тексерулер
• Тез жете алатын инженерлер арасында кезектесетін кезекшілік

Осы төртеуі төрт бөлек файлда емес, бір торда тұрғаннан кейін кесте ешкімнің есінде сақтауына тәуелді болмайды.

Үй-жай күтушілері, тазалаушылар мен күзет бір кестеде

Портфельде сирек қиылысатын бірнеше мамандық жұмыс істейді. Тазалық командалары ғимарат ашылғанға дейін бастайды, күзет түнде жұмыс істейді, инженерлер күндізгі аралауларды жүргізеді, ал қабылдау бөлмесі олардың арасындағы сағаттарды жабады. Әрқайсысының өз үлгісі, өз құны және қалыпты күн туралы өз түсінігі бар.

Барлығын бір торда ұстап, ғимараттарды жоба ретінде бөлек қою менеджерге бір нысанды оқшау жоспарлауға және сонымен бірге портфельдің жабылғанын көруге мүмкіндік береді. Тарылтуды сүзгілер жасайды. Нысандарды бөле алмайтын ғимарат персоналының кесте жүйесі бір айдың ішінде бәрін қайтадан бір оқылмайтын парақшаға қайтарады.

Күтім кестесінің үлгісінен жарияланған кестеге дейін

Қайталанатын күтім жұмыстың болжамды жартысы, сондықтан көптеген командалар ғимарат күтімі кестесінің үлгісінен бастайды. Үлгі жақсы бастау нүктесі және нашар жұмыс жүйесі: ол қалыпты аптада не болуы керек екенін айтады, бірақ кімнің демалыста екенін, кімнің алмастыратынын немесе сейсенбіде не өзгергенін айтпайды.

Сақталған кесте үлгілері осы олқылықты жабады. Ғимараттың өзін ақтаған аптасы қайта құрылмай, қайта қолданылады, содан кейін жариялау алдында мерекелер мен келмей қалуларға қарай түзетіледі. Жоспар қайталанатын күйінде қалады, ал ерекшеліктер бір менеджердің басында емес, көрініп тұрады.

Портфель бойынша кезекшілік және жұмыс уақытынан тыс жабу

Жұмыс уақытынан тыс жұмыс әділдік пен жабу қақтығысатын жер. Ол біркелкі кезектесуі керек, адамдар қай түндер өздерінікі екенін апталар бұрын білуі керек, ал алмасулар топтық чаттан басқа жерде тіркелуі керек.

Күндізгі жұмыспен бірдей күнтізбеде ауысым ретінде жоспарланғанда, кезекшілік тексеруге болатын нәрсеге айналады. Ешкім алмаған түндер ашық ауысымдар жолында тұрады және қоңырау тізімімен төмен жүрудің орнына бүкіл командаға бірден жетеді. Кеш аяқталуға немесе ерте басталуға арналған жабу сол торға қосылады, ал жарияланған сәтте өзгерісті бәрі көреді. Ауыр түнде жылжымайтын мүлік персоналын басқару бағдарламасынан сұралатынның басым бөлігі осы.

Демалыс сол бағытқа тартады. Қосымша арқылы сұралған демалыс кестенің қасында тұрады, сондықтан тамызды жоспарлайтын адам ғимаратты үздіксіз жабуға міндеттемес бұрын кімнің демалысқа жазылғанын көреді.

Лауазымдар, қолжетімділік деңгейлері және бас кеңсе көретін тізім

Кесте оның артындағы тізім қаншалықты сенімді болса, соншалықты сенімді. Әр адамда лауазым, өкілеттік деңгейі, телефон нөмірі, электрондық пошта мекенжайы және уақыт белдеуі бар, сондықтан менеджер ауысымды жасамай тұрып кімді қоюға болатынын біледі. Мердігерлер мен маусымдық қызметкерлер жеке қосылады немесе топтап импортталады, электрондық поштамен шақырылады, ал олардың аккаунт күйі шақыру қабылданғанша көрініп тұрады.

Портфель өскенде қолжетімділік деңгейлері маңызды бола бастайды. Нысан менеджеріне өз ғимаратының кестесін құру және жариялау керек. Бас кеңсеге бәрін бірдей көру керек. Мұны файлды қолдан-қолға берудің орнына әр адамға бөлек орнату ғимарат күтімі кестесінің құралын екі емес, жиырма ғимаратта да қолдануға жарамды етіп сақтайды.

Үзілістер, алмасулар және сол күні өзгеретін ауысым

Жоспарлар жылжиды. Лифт инженері кешігіп келгендіктен үзіліс жоспарланғаннан кейін алынады, 19:00-ден 02:00-ге дейінгі түнгі күзет ауысымы басқаға беріледі, таңғы тазалаушы ерте бастайды. Бұлардың әрқайсысы күндік көріністе өңделеді, ал жоспарланған басталу мен аяқталу нақты уақыттардың қасында тіркеледі, сондықтан жазба жазылып қойған емес, шын болған ауысымды көрсетеді.

Алмасулар да сол жерде жүргізіледі. Ауысымға тапсырмаларды да тіркеуге болады, осылайша аралау немесе қайталанатын тексеру оны орындайтын адаммен бірге жүреді, ал біздің тапсырмаларды басқару құралдарымыз бұл жағын толығырақ қамтиды.

Портфель платформалары қайда бітеді және персонал кестесі қайдан басталады

Іздеу нәтижелері бір-бірімен мүлдем ұқсамайтын екі өнімді араластырады, сондықтан ашық айтқан жөн. Коммерциялық жылжымайтын мүлікті басқару бағдарламасы жалдау шарттарын, жалдау ақысын және портфельдің қаржы жағын жүргізеді, оны бизнестің басқа бөлігі сатып алады және Shifton оның ешқайсысын істемейді. Shifton персонал қабаты: қай ғимаратта кім кестеге қойылған, кім кезекте, кім жұмысқа келгенін белгіледі, қанша сағат істелді және оның қаншасы үстеме.

Кез келген басқарушы компания екеуін де қолданады, ал бөліну анық. Портфель платформасы ғимараттар мен ақшаға ие. Ғимарат басқарушысының кесте қосымшасы адамдар мен сағаттарға ие. Аралас нысандарды да жүргізетін командалар дәл осындай құрылымды біздің нысандарды басқару бетімізден табады.

Нысан командалары шынымен қолданатын кесте жүйесін қалай таңдау керек

Қабылдауды сатып алушы емес, қызметкерлер шешеді. Егер қосымшадағы кесте әр жолы шынайы кесте болса, адамдар демалыс күндері туралы кеңсеге қоңырау шалуды қояды. Бұл өзгерістердің бәріне бірден жариялануын, қолжетімділік пен демалыс өтініштерінің кестемен бір жерде өңделуін және тіркелген сағаттардың нақты істелген жұмысқа сәйкес келуін білдіреді.

Бағдарлама бұрыннан қолданылып жүргеннің қасында тұрса, жақсы болады. Usedesk, Zapier, Intercom және QuickBooks интеграциялар экранынан қосылады, сондықтан сағаттар мен күй өзгерістері бір жүйеде отырып қалмай әрі қарай жүреді.

Команда мүшелері 10-нан аз болғанда Shifton уақыт шектеусіз тегін, бұл шағын басқарушы компанияға немесе бір үлкен ғимаратқа жетеді. Үлкен портфельдер айына бір қызметкер үшін есептелетін ақылы тарифтерге көшеді, ал геолокация мен жұмыс орны ақылы модуль ретінде қолжетімді. Мақсат көлеммен өзгермейді: әр ғимарат жабылған, жұмыс уақытынан тыс әр түн нақты адамға бекітілген және ешкім таласпайтын сағат саны.