Ēku uzturēšanas grafiku programma objektu komandām

Apsaimniekota ēka ir tik laba, cik labi ir cilvēki, kas tajā strādā. Kāds atslēdz durvis, kāds nosedz reģistratūru, kāds apstaigā tehnisko telpu, kāds ir sasniedzams, kad pusnaktī plīst stāvvads. Izklājiet to pa visu portfeli, un grūtākais vairs nav pats darbs, bet gan zināšana, kurš kurā objektā ir dežūrā. Ēku uzturēšanas grafiku programma pārvērš atsevišķu vienošanos kopumu vienā grafikā.

Lielākā daļa komandu sāk ar atsevišķu izklājlapu katrai ēkai. Tā turas līdz pirmajai slimības dienai, pirmajai atvaļinājumu sakritībai un pirmajai nedēļas nogalei, kurai vajadzēja divus inženierus viena vietā. Pēc tam cilvēks, kas tur portfeli, vairāk laika pavada, pārzīmējot grafikus, nekā pārbaudot objektus.

Kas ēku uzturēšanas grafiku programmai ir jāspēj

Četri uzdevumi sver vairāk par pārējiem. Ātri izveidot nedēļu vairākām ēkām un mainīt to, neko nezīmējot no jauna. Uzturēt dežūras un darbu ārpus darba laika godīgā rotācijā pa visu komandu. Nolikt aktuālo grafiku katrā telefonā, jo objekta darbinieki ir gaiteņos un tehniskajās telpās, nevis pie galda. Un fiksēt, kas patiesībā ir nostrādāts, jo apmaksātās stundas, pārtraukumi un kavējumi ir tie skaitļi, ko apstrīd.

Nekustamā īpašuma pārvaldības grafiku lietotne, kas paveic šos četrus uzdevumus, ir vērtīgāka par garāku funkciju sarakstu. Tā ir arī atšķirība starp sētnieku, kurš ieskatās telefonā, un tādu, kurš katru svētdienas vakaru zvana uz biroju.

Portfeļa nedēļa tiek salikta no dažām atkārtojošām daļām:

• Pastāvīgs dienas nodrošinājums reģistratūrai, uzkopšanai un objekta tehnikai
• Nakts un nedēļas nogales apsardzes maiņas, kas iet pāri pusnaktij
• Plānotās apgaitas un atkārtojošās pārbaudes, kas notiek nedēļu pēc nedēļas
• Dežūra, kas rotē starp inženieriem, kuri var ierasties īsā laikā

Tiklīdz šīs četras daļas nonāk vienā režģī, nevis četros atsevišķos failos, grafiks vairs nav atkarīgs no kāda atmiņas.

Sētnieki, apkopēji un apsardze vienā grafikā

Portfelī strādā vairākas profesijas, kas reti pārklājas. Uzkopšanas komandas sāk pirms ēkas atvēršanas, apsardze strādā naktīs, inženieri veic dienas apgaitas, bet reģistratūra nosedz stundas pa vidu. Katrai ir savs ritms, sava izmaksu struktūra un sava izpratne par normālu dienu.

Turot visus vienā režģī un ēkas nodalot kā projektus, vadītājs var plānot vienu objektu atsevišķi un joprojām redzēt, vai portfelis ir nosegts. Sašaurināšanu veic filtri. Ēku personāla grafiku sistēma, kas nespēj nodalīt objektus, mēneša laikā visu atgriež vienā nesalasāmā lapā.

No uzturēšanas grafika veidnes līdz publicētam grafikam

Atkārtojošā uzturēšana ir darba paredzamā puse, tāpēc tik daudz komandu sāk ar ēkas uzturēšanas grafika veidni. Veidne ir labs sākumpunkts un vāja darba sistēma: tā pasaka, kam būtu jānotiek normālā nedēļā, un neko nepasaka par to, kurš ir prom, kurš aizvieto un kas mainījās otrdien.

Saglabātās grafiku veidnes šo plaisu aizver. Pārbaudītu ēkas nedēļu izmanto atkārtoti, nevis būvē no jauna, un pirms publicēšanas pielāgo svētkiem un prombūtnēm. Plāns paliek atkārtojams, bet izņēmumi paliek redzami, nevis dzīvo viena vadītāja galvā.

Dežūras un darbs ārpus darba laika visā portfelī

Darbs ārpus darba laika ir vieta, kur saduras taisnīgums un nodrošinājums. Tam jārotē vienmērīgi, cilvēkiem nedēļas iepriekš jāzina, kuras naktis ir viņu, bet apmaiņām jābūt pierakstītām kaut kur citur, nevis grupas čatā.

Plānota kā maiņas tajā pašā kalendārā, kur dienas darbs, dežūra kļūst par kaut ko pārbaudāmu. Naktis, ko neviens nav paņēmis, paliek atvērto maiņu rindā un sasniedz visu komandu uzreiz, nevis ceļo lejup pa zvanu sarakstu. Aizvietojums vēlām beigām vai agrai sākšanai tiek pievienots tajā pašā režģī, un visi redz izmaiņas brīdī, kad tās publicē. Tas arī ir lielākā daļa no tā, ko namu pārvaldības personāla programmai prasa smagā naktī.

Atvaļinājumi velk to pašu virzienu. Lietotnē pieteikts atvaļinājums stāv līdzās grafikam, tāpēc tas, kurš plāno augustu, redz, kurš jau ir pierakstīts prom, vēl pirms uzņemas saistības par nepārtrauktu nodrošinājumu ēkā.

Amati, piekļuves līmeņi un saraksts, ko redz galvenais birojs

Grafiks ir tik uzticams, cik uzticams ir saraksts aiz tā. Katram cilvēkam ir amats, tiesību līmenis, tālruņa numurs, e-pasta adrese un laika josla, tāpēc vadītājs zina, ko var likt maiņā, vēl pirms to izveido. Apakšuzņēmējus un sezonas darbiniekus pievieno atsevišķi vai importē uzreiz, uzaicina pa e-pastu, un viņu konta statuss paliek redzams, līdz uzaicinājums ir pieņemts.

Piekļuves līmeņi sāk nozīmēt kaut ko, tiklīdz portfelis aug. Objekta vadītājam jāveido un jāpublicē savas ēkas grafiks. Galvenajam birojam jāredz pāri visiem. Tas, ka to iestata katram cilvēkam atsevišķi, nevis nodod apkārt vienu failu, ir iemesls, kāpēc ēku uzturēšanas grafiku rīks paliek lietojams pie divdesmit ēkām, nevis pie divām.

Pārtraukumi, apmaiņas un maiņa, kas mainās tajā pašā dienā

Plāni kustas. Pārtraukums tiek paņemts vēlāk nekā plānots, jo lifta inženieris ieradās vēlu, nakts apsardzes maiņa no 19:00 līdz 02:00 tiek nodota citam, rīta apkopēja sāk agrāk. Katrs no tiem ir rediģējams dienas skatā, plānoto sākumu un beigas fiksējot līdzās faktiskajiem laikiem, tāpēc ieraksts atspoguļo maiņu, kas notika, nevis maiņu, kas bija uzrakstīta.

Apmaiņas kārto tajā pašā vietā. Maiņai var piesaistīt arī uzdevumus, un tā apgaita vai atkārtojoša pārbaude ceļo līdzi cilvēkam, kas to veic, bet mūsu uzdevumu pārvaldības rīki šo pusi apraksta sīkāk.

Kur beidzas portfeļa platformas un sākas personāla grafiks

Meklēšanas rezultāti sajauc divus produktus, kuriem gandrīz nekā kopīga nav, tāpēc ir vērts pateikt tieši. Komerciālo nekustamo īpašumu pārvaldības programmatūra vada nomas līgumus, īres maksas un portfeļa finansiālo pusi, to pērk cita uzņēmuma daļa, un Shifton neko no tā nedara. Shifton ir personāla slānis: kurš ir grafikā kurā ēkā, kurš ir dežūrā, kurš atzīmēja ierašanos, cik stundas nostrādātas un cik no tām bija virsstundas.

Gandrīz katrs namu pārvaldnieks lieto abus, un dalījums ir skaidrs. Portfeļa platformai pieder ēkas un nauda. Namu pārvaldnieka grafiku lietotnei pieder cilvēki un stundas. Komandas, kas apsaimnieko arī jauktus objektus, to pašu formu atradīs mūsu objektu pārvaldības lapā.

Kā izvēlēties grafiku sistēmu, ko objektu komandas tiešām lietos

Ieviešanu izšķir darbinieki, nevis pircējs. Ja grafiks lietotnē katru reizi ir īstais grafiks, cilvēki pārstāj zvanīt uz biroju par nedēļas nogali. Tas nozīmē izmaiņas, kas publicētas visiem uzreiz, pieejamības un atvaļinājumu pieteikumus, ko kārto tajā pašā vietā, kur grafiku, un fiksētas stundas, kas sakrīt ar nostrādāto.

Palīdz, ja programma stāv līdzās tam, kas jau tiek lietots. Usedesk, Zapier, Intercom un QuickBooks pieslēdz no integrāciju ekrāna, tāpēc stundas un statusu izmaiņas dodas tālāk, nevis paliek vienā sistēmā.

Zem 10 komandas dalībniekiem Shifton ir bezmaksas bez laika ierobežojuma, un ar to pietiek mazam namu pārvaldniekam vai vienai lielai ēkai. Lielāki portfeļi pāriet uz maksas plāniem, ko rēķina par darbinieku mēnesī, bet ģeolokācija un darba atrašanās vieta ir pieejamas kā maksas modulis. Mērķis līdz ar izmēru nemainās: katra ēka nosegta, katra ārpus darba laika nakts ar konkrētu atbildīgo un stundu skaits, par kuru nevienam nav jāstrīdas.