Roostersoftware voor huismeesters en objectteams

Een beheerd pand is zo goed als de mensen die erin staan. Iemand opent de deuren, iemand bemant de receptie, iemand loopt door de technische ruimte, iemand is bereikbaar wanneer om middernacht een standleiding lekt. Verdeel dat over een portefeuille en het lastige is niet langer het werk zelf, maar weten wie waar dienst heeft. Roostersoftware voor vastgoedbeheer maakt van al die losse afspraken één rooster.

De meeste teams beginnen met een spreadsheet per pand. Die houdt stand tot de eerste ziekmelding, de eerste botsende vakantie en het eerste weekend waarvoor twee technici nodig waren in plaats van één. Daarna is degene die de portefeuille draagt meer tijd kwijt aan het herbouwen van roosters dan aan het bezoeken van locaties.

Wat roostersoftware voor vastgoedbeheer moet kunnen

Vier taken wegen zwaarder dan de rest. Snel een week over meerdere panden opbouwen en die wijzigen zonder alles opnieuw te tekenen. Wachtdienst en werk buiten kantooruren eerlijk laten rouleren door het team. Het geldende rooster op elke telefoon zetten, want objectpersoneel staat in gangen en technische ruimten en niet aan een bureau. En vastleggen wat er werkelijk is gewerkt, omdat betaalde uren, pauzes en te laat komen de cijfers zijn waarover discussie ontstaat.

Een planningsapp voor vastgoedbeheerders die deze vier punten aankan is meer waard dan een langere functielijst. Het is ook het verschil tussen een huismeester die zijn telefoon checkt en een huismeester die elke zondagavond het kantoor belt.

Een portefeuilleweek bestaat uit een paar terugkerende onderdelen:

• Vaste dagdekking voor receptie, schoonmaak en technisch beheer van het pand
• Beveiligingsdiensten in de nacht en het weekend die over middernacht heen lopen
• Geplande rondes en terugkerende controles die week na week terugkomen
• Wachtdienst die roteert tussen de technici die snel ter plaatse kunnen zijn

Zodra die vier onderdelen op hetzelfde raster staan in plaats van in vier losse bestanden, hangt het rooster niet meer af van iemands geheugen.

Huismeesters, schoonmaak en beveiliging in één rooster

Een portefeuille wordt bediend door meerdere vakgroepen die elkaar nauwelijks tegenkomen. De schoonmaak begint voordat het pand opengaat, de beveiliging werkt in de nacht, technici lopen overdag hun rondes en de receptie dekt de uren daartussen. Elke groep heeft een eigen patroon, eigen kosten en een eigen beeld van een normale dag.

Ze allemaal op één raster houden, met de panden apart als projecten, betekent dat een beheerder één locatie los kan plannen en toch ziet of de portefeuille gedekt is. Het inperken doen de filters. Een systeem voor personeelsplanning in het vastgoed dat locaties niet kan scheiden, duwt binnen een maand alles terug in één onleesbaar blad.

Van onderhoudsschema-sjabloon naar gepubliceerd rooster

Terugkerend onderhoud is de voorspelbare helft van het werk, en daarom starten zoveel teams met een sjabloon voor een onderhoudsschema van een pand. Een sjabloon is een goed startpunt en een slecht besturingssysteem: het zegt wat er in een normale week hoort te gebeuren en niets over wie vrij is, wie waarneemt of wat er dinsdag veranderde.

Opgeslagen roostersjablonen dichten dat gat. Een beproefde week voor een pand wordt hergebruikt in plaats van opnieuw opgebouwd, en daarna aangepast aan feestdagen en afwezigheid voordat hij wordt gepubliceerd. Het plan blijft herhaalbaar en de uitzonderingen blijven zichtbaar in plaats van in het hoofd van één beheerder te wonen.

Wachtdienst en dekking buiten kantooruren over een portefeuille

Bij dienst buiten kantooruren botsen eerlijkheid en dekking. Die moet gelijkmatig rouleren, mensen moeten weken vooruit weten welke nachten van hen zijn, en ruilingen moeten ergens anders worden vastgelegd dan in een groepschat.

Gepland als diensten in dezelfde kalender als het werk overdag, wordt wachtdienst iets wat u kunt controleren. Nachten die niemand heeft opgepakt staan in de rij met open diensten en bereiken het hele team tegelijk, in plaats van een belijst af te gaan. Dekking voor een laat einde of een vroege start komt op hetzelfde raster, en iedereen ziet de wijziging op het moment dat die wordt gepubliceerd. Dat is het grootste deel van wat er in een slechte nacht van workforce software voor vastgoedbeheer wordt gevraagd.

Verlof trekt dezelfde kant op. Een via de app aangevraagde vakantie staat naast het rooster, zodat wie augustus plant kan zien wie al weg is voordat hij een pand aan doorlopende dekking vastlegt.

Functies, toegangsniveaus en een lijst die het hoofdkantoor ziet

Het rooster is niet betrouwbaarder dan de lijst erachter. Iedere persoon draagt een functie, een bevoegdheidsniveau, een telefoonnummer, een e-mailadres en een tijdzone, zodat een beheerder weet wie op een dienst kan voordat hij die aanmaakt. Aannemers en seizoenskrachten worden apart toegevoegd of in bulk geïmporteerd, per e-mail uitgenodigd, en hun accountstatus blijft zichtbaar tot de uitnodiging is aanvaard.

Toegangsniveaus tellen zodra een portefeuille groeit. Een objectbeheerder moet het rooster van zijn eigen pand kunnen bouwen en publiceren. Het hoofdkantoor moet over alle panden heen kijken. Dat per persoon instellen, in plaats van een bestand rond te sturen, houdt een roostertool voor vastgoedbeheer bruikbaar bij twintig panden en niet alleen bij twee.

Pauzes, ruilingen en de dienst die op de dag zelf verandert

Plannen schuiven. Een pauze valt later omdat de liftmonteur te laat kwam, een nachtelijke beveiligingsdienst van 19:00 tot 02:00 gaat naar iemand anders, een schoonmaker begint 's ochtends eerder. Dat alles is in de dagweergave te bewerken, met een geplande start en een gepland einde naast de werkelijke tijden, zodat de registratie de dienst weergeeft die heeft plaatsgevonden en niet de dienst die was opgeschreven.

Ruilingen gaan op dezelfde plek. Aan een dienst kunnen ook taken worden gehangen, waardoor een ronde of een terugkerende controle meereist met de persoon die hem uitvoert, en onze tools voor takenbeheer behandelen die kant uitgebreider.

Waar de portefeuilleplatformen ophouden en het rooster begint

De zoekresultaten gooien twee producten door elkaar die vrijwel niets gemeen hebben, dus laten we duidelijk zijn. Commerciële software voor vastgoedbeheer voert huurcontracten, huren en de financiële kant van een portefeuille, wordt door een ander deel van het bedrijf gekocht, en Shifton doet daar niets van. Shifton is de personeelslaag: wie is ingeroosterd in welk pand, wie heeft wachtdienst, wie heeft ingeklokt, hoeveel uren zijn gewerkt en hoeveel daarvan waren overuren.

Vrijwel elke beheerorganisatie gebruikt allebei, en de scheiding is helder. Het portefeuilleplatform bezit de gebouwen en het geld. Een roosterapp voor vastgoedbeheerders bezit de mensen en de uren. Teams die daarnaast gemengde locaties beheren vinden dezelfde opzet op onze pagina over facilitair management.

Een roostersysteem kiezen dat uw objectteams ook echt gebruiken

Het gebruik wordt door het personeel bepaald, niet door de koper. Als het rooster in de app elke keer het echte rooster is, stoppen mensen met bellen naar kantoor om het weekend te checken. Dat betekent wijzigingen die tegelijk naar iedereen worden gepubliceerd, beschikbaarheid en verlofaanvragen op dezelfde plek als het rooster, en geregistreerde uren die overeenkomen met wat er is gewerkt.

Het helpt als de software naast draait wat al in gebruik is. Usedesk, Zapier, Intercom en QuickBooks koppelt u vanaf het integratiescherm, zodat uren en statuswijzigingen doorstromen in plaats van in één systeem te blijven hangen.

Onder de 10 teamleden is Shifton gratis zonder tijdslimiet, wat voldoende is voor een klein beheerkantoor of één groot pand. Grotere portefeuilles gaan over op betaalde abonnementen per medewerker per maand, met geolocatie en werklocaties als betaalde module. Het doel verandert niet met de omvang: elk pand gedekt, elke nacht buiten kantooruren aan iemand toegewezen en een urentotaal waarover niemand hoeft te discussiëren.