Skeduleringsagteware vir eiendomsonderhoud vir terreinspanne

'n Bestuurde gebou is net so goed soos die mense wat daarin staan. Iemand sluit die deure oop, iemand dek ontvangs, iemand loop die masjienkamer, iemand is bereikbaar wanneer 'n stygpyp om middernag oorloop. Sprei dit oor 'n portefeulje en die moeilike deel hou op om die werk self te wees en word die wete wie waar diens doen. Skeduleringsagteware vir eiendomsonderhoud maak daarvan een skedule in plaas van 'n klomp los reëlings.

Die meeste spanne begin met een sigblad per gebou. Dit hou tot die eerste siekdag, die eerste verlofbotsing en die eerste naweek wat twee ingenieurs in plaas van een gevra het. Daarna spandeer die persoon wat die portefeulje hou meer tyd aan die herbou van roosters as aan die nagaan van terreine.

Wat skeduleringsagteware vir eiendomsonderhoud moet kan doen

Vier take weeg swaarder as die res. Bou 'n week oor verskeie geboue vinnig en verander dit sonder om enigiets oor te teken. Hou bystand en diens buite kantoorure billik in rotasie deur die span. Sit die huidige rooster op elke foon, want terreinpersoneel is in gange en masjienkamers eerder as by 'n lessenaar. En teken aan wat werklik gewerk is, want betaalde ure, rustye en laatkom is die syfers wat betwis word.

'n Skeduleringstoepassing vir eiendomsbestuur wat daardie vier dinge doen, is meer werd as 'n langer lys kenmerke. Dit is ook die verskil tussen 'n opsigter wat sy foon nagaan en een wat elke Sondagaand die kantoor bel.

'n Portefeuljeweek word uit 'n paar herhalende stukke saamgestel:

• Vaste dagdekking vir ontvangs, skoonmaak en terreiningenieurswese
• Nag- en naweeksekuriteitskofte wat oor middernag loop
• Beplande rondtes en herhalende kontroles wat week na week terugkeer
• Bystanddiens wat roteer tussen die ingenieurs wat op kort kennisgewing kan opdaag

Sodra daardie vier op dieselfde rooster sit in plaas van in vier aparte lêers, hang die skedule nie meer van iemand se geheue af nie.

Opsigters, skoonmakers en sekuriteit op een skedule

'n Portefeulje word deur verskeie vakrigtings beman wat selde oorvleuel. Skoonmaakspanne begin voordat die gebou oopmaak, sekuriteit werk deur die nag, ingenieurs doen dagrondtes, en ontvangs dek die ure tussenin. Elkeen het sy eie patroon, sy eie koste en sy eie idee van 'n normale dag.

Om hulle almal op een rooster te hou, met geboue apart as projekte, beteken 'n bestuurder kan een terrein afsonderlik beplan en steeds sien of die portefeulje gedek is. Filters doen die vernouing. 'n Skeduleringstelsel vir eiendomspersoneel wat nie terreine kan skei nie, dwing binne 'n maand alles terug in een onleesbare blad.

Van 'n onderhoudskedulesjabloon tot 'n gepubliseerde rooster

Herhalende onderhoud is die voorspelbare helfte van die werk, en daarom begin so baie spanne by 'n sjabloon vir 'n eiendomsonderhoudskedule. 'n Sjabloon is 'n goeie beginpunt en 'n swak bedryfstelsel: dit sê wat in 'n normale week behoort te gebeur en niks oor wie af is, wie invul, of wat Dinsdag verander het nie.

Gestoorde skedulesjablone maak daardie gaping toe. 'n Beproefde week vir 'n gebou word hergebruik eerder as herbou, en dan vir vakansiedae en afwesigheid aangepas voordat dit gepubliseer word. Die plan bly herhaalbaar, en die uitsonderings bly sigbaar in plaas daarvan om in een bestuurder se kop te woon.

Bystand en dekking buite kantoorure oor 'n portefeulje

Diens buite kantoorure is waar billikheid en dekking bots. Dit moet gelyk roteer, mense moet weke vooruit weet watter nagte hulle s'n is, en ruilings moet êrens anders as in 'n groepgesprek aangeteken word.

Beplan as skofte op dieselfde kalender as dagwerk, word bystanddiens iets wat jy kan nagaan. Nagte wat niemand gevat het nie sit in 'n ry vir oop skofte en bereik die hele span gelyk in plaas daarvan om by 'n oproeplys af te beweeg. Dekking vir 'n laat einde of 'n vroeë begin word by dieselfde rooster gevoeg, en almal sien die verandering die oomblik wat dit gepubliseer word. Dit is die grootste deel van wat van arbeidsmagsagteware vir eiendomsbestuur op 'n slegte nag gevra word.

Verlof trek in dieselfde rigting. Verlof wat deur die toepassing aangevra word, sit langs die rooster, sodat wie ook al Augustus beplan kan sien wie reeds weg geboek is voordat hy 'n gebou tot deurlopende dekking verbind.

Poste, toegangsvlakke en 'n lys wat die hoofkantoor kan sien

Die rooster is net so betroubaar soos die lys daaragter. Elke persoon dra 'n pos, 'n gesagsvlak, 'n telefoonnommer, 'n e-posadres en 'n tydsone, sodat 'n bestuurder weet wie op 'n skof geplaas kan word voordat hy dit skep. Kontrakteurs en seisoenpersoneel word individueel bygevoeg of in bondel ingevoer, per e-pos uitgenooi, en hulle rekeningstatus bly sigbaar totdat die uitnodiging aanvaar is.

Toegangsvlakke begin saak maak sodra 'n portefeulje groei. 'n Terreinbestuurder moet sy eie gebou se rooster bou en publiseer. Die hoofkantoor moet oor almal kan kyk. Om dit per persoon te stel, eerder as om 'n lêer rond te gee, is wat 'n skeduleringsinstrument vir eiendomsonderhoud bruikbaar hou by twintig geboue in plaas van twee.

Rustye, ruilings en die skof wat op die dag verander

Planne skuif. 'n Rustyd word later as beplan geneem omdat die hysbakingenieur laat opgedaag het, 'n nagsekuriteitskof van 19:00 tot 02:00 word aan iemand anders oorhandig, 'n oggendskoonmaker begin vroeg. Elkeen daarvan is op die dagaansig redigeerbaar, met 'n beplande begin en einde teenoor die werklike tye aangeteken, sodat die rekord die skof weerspieël wat plaasgevind het eerder as die skof wat neergeskryf is.

Ruilings word op dieselfde plek hanteer. Take kan ook aan 'n skof gekoppel word, wat is hoe 'n rondte of 'n herhalende kontrole saam met die persoon reis wat dit doen, en ons taakbestuur gereedskap dek daardie kant in meer besonderhede.

Waar die portefeuljeplatforms eindig en die personeelrooster begin

Die soekresultate meng twee produkte wat byna niks in gemeen het nie, dus is dit die moeite werd om reguit te wees. Kommersiële eiendomsbestuursagteware bedryf huurkontrakte, huurgeld en die finansiële kant van 'n portefeulje, dit word deur 'n ander deel van die besigheid gekoop, en Shifton doen niks daarvan nie. Shifton is die arbeidsmagslaag: wie by watter gebou geskeduleer is, wie op bystand is, wie ingeklok het, hoeveel ure gewerk is en hoeveel oortyd was.

Byna elke bestuursagent bedryf albei, en die verdeling is skoon. Die portefeuljeplatform besit die geboue en die geld. 'n Skeduleringstoepassing vir 'n eiendomsbestuurder besit die mense en die ure. Spanne wat ook gemengde fasiliteite bedryf, sal dieselfde vorm op ons bladsy oor fasiliteitsbestuur vind.

Hoe om 'n skeduleringstelsel te kies wat jou terreinspanne sal gebruik

Aanvaarding word deur die personeel beslis, nie deur die koper nie. As die rooster in die toepassing elke keer die ware rooster is, hou mense op om die kantoor oor die naweek te bel. Dit beteken veranderinge wat gelyk aan almal gepubliseer word, beskikbaarheids- en verlofversoeke wat op dieselfde plek as die skedule hanteer word, en aangetekende ure wat klop met wat gewerk is.

Dit help as die sagteware langs dit staan wat reeds in gebruik is. Usedesk, Zapier, Intercom en QuickBooks koppel vanaf die integrasieskerm, sodat ure en statusveranderinge kan aanbeweeg in plaas daarvan om in een stelsel te bly sit.

Onder 10 spanlede is Shifton gratis sonder tydsbeperking, wat 'n klein bestuursagent of een groot gebou dek. Groter portefeuljes skuif na betaalde planne wat per werknemer per maand gefaktureer word, met geoligging en werksplek beskikbaar as 'n betaalde module. Die doel verander nie met grootte nie: elke gebou gedek, elke nag buite kantoorure aan iemand toegewys, en 'n urefiguur waaroor niemand hoef te stry nie.