Rozpisy směn pro domovníky a týmy správy budov

Spravovaná budova stojí přesně tolik, kolik stojí lidé, kteří v ní jsou. Někdo odemyká dveře, někdo drží recepci, někdo obchází strojovnu, někdo je k zastižení, když o půlnoci teče stoupačka. Rozložte to na portfolio budov a nejtěžší přestane být samotná práce a stane se jí vědomí, kdo a kde má službu. Program na rozpisy směn pro správu nemovitostí promění soubor oddělených domluv v jediný rozpis.

Většina týmů začíná tabulkou na každou budovu. Vydrží do první nemocenské, do prvního střetu dovolených a do prvního víkendu, který potřeboval dva techniky místo jednoho. Potom člověk, který drží portfolio, tráví víc času přestavováním rozpisů než objížděním objektů.

Co musí rozpis směn pro správu nemovitostí zvládnout

Čtyři úkoly váží víc než ostatní. Rychle sestavit týden napříč několika budovami a měnit ho, aniž by se cokoli překreslovalo. Spravedlivě rotovat pohotovost a práci mimo běžnou dobu po celém týmu. Dostat platný rozpis do každého telefonu, protože personál objektu stojí na chodbách a ve strojovnách, ne u stolu. A zaznamenat, co se skutečně odpracovalo, protože placené hodiny, přestávky a pozdní příchody jsou čísla, o kterých se vede spor.

Aplikace pro plánování personálu ve správě budov, která tyto čtyři body zvládá, má větší cenu než delší seznam funkcí. Je to také rozdíl mezi domovníkem, který se podívá do telefonu, a tím, který volá do kanceláře každou neděli večer.

Týden v portfoliu budov se skládá z několika opakujících se dílů:

• Stálé denní pokrytí recepce, úklidu a technické správy objektu
• Noční a víkendové směny ostrahy, které přecházejí přes půlnoc
• Plánované obchůzky a pravidelné kontroly opakující se týden co týden
• Pohotovost rotující mezi techniky, kteří dorazí v krátkém čase

Jakmile tyto čtyři díly leží ve stejné mřížce místo ve čtyřech oddělených souborech, rozpis přestane záviset na něčí paměti.

Domovníci, úklid a ostraha v jednom rozpisu

Portfolio obsluhuje několik profesí, které se téměř nepotkávají. Úklid nastupuje před otevřením budovy, ostraha pracuje v noci, technici chodí denní obchůzky a recepce pokrývá hodiny mezi tím. Každá skupina má svůj rytmus, své náklady a svou představu o běžném dni.

Držet je všechny v jedné mřížce, s budovami oddělenými jako projekty, znamená, že správce naplánuje jeden objekt zvlášť a přesto vidí, zda je portfolio pokryté. Zúžení obstarají filtry. Systém plánování personálu ve správě budov, který neumí oddělit objekty, do měsíce vrátí všechno zpět do jediného nečitelného listu.

Od šablony plánu údržby ke zveřejněnému rozpisu

Pravidelná údržba je předvídatelná polovina práce, a proto tolik týmů začíná od šablony plánu údržby budovy. Šablona je dobrý výchozí bod a špatný provozní systém: říká, co by se mělo dít v běžném týdnu, a nic o tom, kdo má volno, kdo zastupuje a co se změnilo v úterý.

Uložené šablony rozvrhů tuto mezeru zavírají. Osvědčený týden pro budovu se použije znovu, místo aby se stavěl od začátku, a před zveřejněním se doladí na svátky a nepřítomnosti. Plán zůstává opakovatelný a výjimky zůstávají vidět, místo aby žily v hlavě jednoho správce.

Pohotovost a pokrytí mimo běžnou dobu v celém portfoliu

Právě u služby mimo běžnou dobu se střetává spravedlnost s pokrytím. Musí rotovat rovnoměrně, lidé potřebují vědět týdny dopředu, které noci jsou jejich, a výměny musí být zapsané někde jinde než ve skupinovém chatu.

Naplánovaná jako směny ve stejném kalendáři jako denní práce se pohotovost stává něčím, co lze zkontrolovat. Noci, které si nikdo nevzal, zůstávají v řádku otevřených směn a dorazí k celému týmu naráz, místo aby sestupovaly po seznamu telefonátů. Pokrytí pozdějšího konce nebo dřívějšího nástupu se přidá do stejné mřížky a všichni vidí změnu ve chvíli, kdy je zveřejněna. To je většina toho, co se od softwaru pro řízení personálu ve správě budov žádá ve špatnou noc.

Dovolené táhnou stejným směrem. Žádost podaná v aplikaci leží vedle rozpisu, takže ten, kdo plánuje srpen, vidí, kdo je už pryč, dřív než budově slíbí nepřetržité pokrytí.

Pozice, úrovně přístupu a seznam, který vidí centrála

Rozpis je jen tak spolehlivý jako seznam, který za ním stojí. Každý člověk nese pozici, úroveň oprávnění, telefonní číslo, e-mailovou adresu a časové pásmo, takže správce ví, koho lze na směnu nasadit, ještě než ji vytvoří. Dodavatelé a sezónní pracovníci se přidávají jednotlivě nebo importují hromadně, zvou se e-mailem a stav jejich účtu je vidět, dokud pozvánku nepřijmou.

Úrovně přístupu začnou být důležité, jakmile portfolio roste. Správce objektu potřebuje sestavit a zveřejnit rozpis své budovy. Centrála potřebuje vidět přes všechny. Nastavit to po jednotlivých lidech, místo posílání souboru dokola, drží nástroj na rozpisy směn ve správě budov použitelný u dvaceti objektů, a ne jen u dvou.

Přestávky, výměny a směna, která se mění během dne

Plány se hýbou. Přestávka se posune, protože výtahový technik přijel pozdě, noční směna ostrahy od 19:00 do 02:00 přejde na někoho jiného, ranní uklízečka nastoupí dřív. Všechno to lze upravit v denním pohledu, přičemž plánovaný začátek a konec se zapisují vedle skutečných časů, takže záznam odráží směnu, která se stala, a ne tu, která byla napsaná.

Výměny se řeší na stejném místě. Ke směně lze také připojit úkoly, a tak obchůzka nebo pravidelná kontrola putuje s člověkem, který ji provádí, přičemž naše nástroje pro řízení úkolů pokrývají tuto stránku podrobněji.

Kde končí portfoliové platformy a začíná rozpis personálu

Výsledky vyhledávání míchají dva produkty, které spolu mají pramálo společného, takže stojí za to říct to natvrdo. Komerční software pro správu nemovitostí vede nájemní smlouvy, nájmy a finanční stránku portfolia, kupuje ho jiná část firmy a Shifton z toho nedělá nic. Shifton je vrstva personálu: kdo je nasazený v které budově, kdo má pohotovost, kdo se zapsal na příchod, kolik hodin se odpracovalo a kolik z nich byly přesčasy.

Téměř každá správcovská firma používá obojí a dělicí čára je čistá. Portfoliová platforma vlastní budovy a peníze. Aplikace na rozpisy směn pro správce nemovitostí vlastní lidi a hodiny. Týmy, které vedou i smíšené objekty, najdou stejné uspořádání na naší stránce o správě zařízení.

Jak vybrat plánovací systém, který týmy objektů budou používat

O zavedení rozhoduje personál, ne kupující. Pokud je rozpis v aplikaci pokaždé tím skutečným rozpisem, lidé přestanou volat do kanceláře kvůli víkendu. To znamená změny zveřejněné všem najednou, dostupnost a žádosti o dovolenou řešené tam, kde leží rozpis, a zaznamenané hodiny, které odpovídají odvedené práci.

Pomáhá, když program stojí vedle toho, co se už používá. Usedesk, Zapier, Intercom a QuickBooks se připojí z obrazovky integrací, takže hodiny a změny stavů putují dál, místo aby zůstaly v jednom systému.

Do 10 členů týmu je Shifton zdarma bez časového omezení, což pokryje malou správcovskou firmu nebo jednu velkou budovu. Větší portfolia přecházejí na placené tarify účtované za zaměstnance měsíčně, přičemž geolokace a pracovní lokality jsou dostupné jako placený modul. Cíl se s velikostí nemění: každá budova pokrytá, každá noc mimo běžnou dobu přidělená konkrétnímu člověku a číslo hodin, o kterém se nikdo nemusí přít.