Програма планування змін персоналу будівель і об’єктів

Обслуговувана будівля варта рівно стільки, скільки варті люди, які в ній працюють. Хтось відчиняє двері, хтось тримає стійку ресепшн, хтось обходить технічне приміщення, хтось доступний, коли опівночі тече стояк. Розкладіть це по портфелю об'єктів, і найважчим стане не сама робота, а розуміння того, хто і де зараз на чергуванні. Програма планування змін обслуговуючого персоналу перетворює набір окремих домовленостей на один графік.

Більшість команд починає з таблиці на кожну будівлю. Вона тримається до першого лікарняного, першого перетину відпусток і перших вихідних, на яких знадобився не один інженер, а два. Після цього людина, відповідальна за портфель, витрачає більше часу на перезбирання графіків, ніж на об'їзд об'єктів.

Що зобов'язана вміти програма планування змін персоналу будівель

Чотири завдання важливіші за решту. Швидко зібрати тиждень одразу по кількох будівлях і змінювати його, нічого не перемальовуючи. Чесно ротувати чергування та роботу поза звичайними годинами по всій команді. Покласти актуальний графік у кожен телефон, бо персонал об'єкта перебуває в коридорах і технічних приміщеннях, а не за столом. І зафіксувати те, що справді відпрацьовано, адже оплачувані години, перерви та запізнення оскаржують найчастіше.

Застосунок для планування персоналу керуючої компанії, який закриває ці чотири пункти, вартий більше за довгий перелік функцій. Це ж різниця між комендантом, який дивиться в телефон, і тим, хто телефонує в офіс щонеділі ввечері.

Тиждень по портфелю об'єктів збирається з кількох повторюваних частин:

• Постійне денне покриття ресепшн, прибирання та інженерної служби об'єкта
• Нічні та вихідні зміни охорони, які проходять через опівніч
• Планові обходи та регулярні перевірки, що повторюються тиждень за тижнем
• Чергування за викликом, яке ротується між інженерами, готовими виїхати швидко

Щойно ці чотири частини опиняються на одній сітці, а не в чотирьох різних файлах, графік перестає залежати від чиєїсь пам'яті.

Коменданти, прибиральники та охорона в одному графіку

На портфелі об'єктів працює кілька спеціальностей, які майже не перетинаються. Клінінг виходить до відкриття будівлі, охорона працює вночі, інженери роблять денні обходи, а ресепшн закриває години між ними. Кожна група має свій ритм, свою вартість і своє уявлення про звичайний день.

Коли всі вони лежать на одній сітці, а будівлі розведені по проєктах, керівник планує один об'єкт окремо і водночас бачить, чи закритий увесь портфель. Звуження роблять фільтри. Система планування персоналу будівель, яка не вміє розділяти об'єкти, протягом місяця заганяє все назад в одну нечитабельну таблицю.

Від шаблону графіка обслуговування до опублікованого розкладу

Регулярне обслуговування - передбачувана половина роботи, тому багато команд стартують із шаблону графіка обслуговування будівлі. Шаблон - хороша відправна точка і погана операційна система: він каже, що має відбуватися у звичайний тиждень, і нічого не каже про те, хто у відпустці, хто підміняє і що змінилося у вівторок.

Збережені шаблони розкладів закривають цей розрив. Відпрацьований тиждень по будівлі перевикористовується, а не збирається наново, і правиться під свята та відсутності до публікації. План лишається повторюваним, а винятки лишаються видимими, а не живуть у голові одного керівника.

Чергування та робота поза звичайними годинами по портфелю об'єктів

Саме на чергуваннях поза основними годинами стикаються справедливість і покриття. Ротація має бути рівномірною, люди мають знати за тижні наперед, які ночі їхні, а підміни мають фіксуватися десь окрім спільного чату.

Заплановане як зміни в тому самому календарі, що й денна робота, чергування стає тим, що можна перевірити. Ночі, яких ніхто не взяв, лишаються в рядку відкритих змін і доходять до всієї команди одразу, а не йдуть униз по списку обдзвону. Підміна на пізній вихід чи ранній початок додається в ту саму сітку, і всі бачать зміну в момент публікації. Це більша частина того, чого чекають від програми управління персоналом керуючої компанії у важку ніч.

Відпустки тягнуть у той самий бік. Заявка на відпустку через застосунок лягає поруч із графіком, тож той, хто планує серпень, бачить, хто вже поїхав, до того як обіцяти будівлі безперервне покриття.

Посади, рівні доступу та список персоналу, видимий головному офісу

Графік надійний рівно настільки, наскільки надійний список за ним. Кожна людина має посаду, рівень прав, номер телефону, адресу пошти та часовий пояс, тож керівник знає, кого можна поставити у зміну, ще до її створення. Підрядники та сезонні працівники додаються по одному або завантажуються списком, запрошуються поштою, і статус їхнього облікового запису видно, доки запрошення не прийнято.

Рівні доступу починають важити багато, коли портфель росте. Управителю об'єкта потрібно будувати та публікувати графік своєї будівлі. Головному офісу потрібно дивитися по всіх одразу. Налаштування цього персонально, а не передавання файла по колу, і тримає інструмент планування змін персоналу будівель робочим на двадцяти об'єктах, а не на двох.

Перерви, підміни та зміна, яка змінюється по ходу дня

Плани рухаються. Перерва йде пізніше запланованого, бо ліфтовий інженер приїхав із запізненням, нічна зміна охорони з 19:00 до 02:00 передається іншій людині, ранковий прибиральник виходить раніше. Усе це правиться в режимі дня, причому планові початок і завершення записуються поруч із фактичним часом, тож запис відображає зміну, яка сталася, а не ту, яку написали.

Підміни робляться там само. До зміни можна прикріпити завдання, і так обхід чи регулярна перевірка їде разом із людиною, яка її виконує, а наші інструменти управління завданнями розкривають цей бік докладніше.

Де закінчуються платформи для портфеля і починається графік персоналу

Пошукова видача змішує два продукти, у яких майже немає спільного, тому варто сказати прямо. Комерційне програмне забезпечення для управління нерухомістю веде договори оренди, орендні платежі та фінансовий бік портфеля, його купує інший підрозділ бізнесу, і Shifton не робить нічого з цього. Shifton - це шар персоналу: хто поставлений у графік на якій будівлі, хто на чергуванні, хто відмітив прихід, скільки годин відпрацьовано і скільки з них понаднормові.

Майже кожна керуюча компанія використовує обидва продукти, і межа між ними чиста. Платформа портфеля відповідає за будівлі та гроші. Застосунок для планування змін персоналу будівель відповідає за людей і години. Команди, які обслуговують ще й змішані об'єкти, знайдуть таку саму логіку на нашій сторінці управління об'єктами.

Як обрати систему планування, якою команди об'єктів користуватимуться

Приживлюваність вирішує персонал, а не той, хто купує. Якщо графік у застосунку щоразу виявляється справжнім графіком, люди перестають телефонувати в офіс, щоб уточнити вихідні. Отже, зміни публікуються всім одразу, доступність і заявки на відпустку обробляються там само, де графік, а записані години збігаються з відпрацьованими.

Допомагає і те, коли програма стає поруч із уже використовуваними системами. Usedesk, Zapier, Intercom і QuickBooks підключаються з екрана інтеграцій, тож години та зміни статусів ідуть далі, а не осідають в одній системі.

До 10 працівників Shifton безкоштовний без обмеження за часом, і цього вистачає невеликій керуючій компанії або одній великій будівлі. Більші портфелі переходять на платні тарифи зі щомісячною оплатою за працівника, а геолокація та робочі локації доступні як платний модуль. Мета не змінюється з розміром: закрита кожна будівля, кожна ніч поза звичайними годинами за конкретною людиною і цифра годин, про яку не треба сперечатися.