Scheduling Software sa Pagpapanatili ng Gusali para sa Site Teams

Kasing ganda lamang ng mga taong nakatayo rito ang isang pinamamahalaang gusali. May nagbubukas ng pinto, may humahawak ng reception, may umiikot sa plant room, may nasa abot ng tawag kapag umapaw ang riser sa hatinggabi. Ikalat mo iyan sa isang buong portfolio at hindi na ang trabaho mismo ang mahirap na bahagi kundi ang malaman kung sino ang naka-duty at saan. Ginagawa ng scheduling software sa pagpapanatili ng gusali na isang iskedyul ang dating magkakahiwalay na kasunduan.

Karamihan ng team ay nagsisimula sa isang spreadsheet kada gusali. Tumatagal ito hanggang sa unang sick day, sa unang sabayang bakasyon at sa unang katapusan ng linggo na kailangan ng dalawang inhinyero sa halip na isa. Pagkatapos noon, mas maraming oras ang ginugugol ng taong may hawak ng portfolio sa muling paggawa ng iskedyul kaysa sa pagsuri ng mga site.

Ano ang dapat gawin ng scheduling software sa pagpapanatili ng gusali

Apat na gawain ang mas mabigat kaysa sa iba. Mabilis na buuin ang isang linggo para sa ilang gusali at baguhin ito nang hindi muling ginuguhit ang lahat. Panatilihing patas ang pag-ikot ng on-call at tungkulin sa labas ng oras sa loob ng team. Ilagay ang kasalukuyang iskedyul sa bawat telepono, dahil nasa pasilyo at plant room ang mga tauhan sa site, hindi sa mesa. At itala kung ano talaga ang natrabaho, dahil ang bayad na oras, break at pagkahuli ang mga bilang na pinagtatalunan.

Ang property management scheduling app na kayang gawin ang apat na iyon ay mas mahalaga kaysa sa mas mahabang listahan ng feature. Ito rin ang pagkakaiba ng tagapangasiwang tumitingin sa telepono niya at ng isang tumatawag sa opisina tuwing Linggo ng gabi.

Binubuo ang isang linggo ng portfolio mula sa ilang paulit-ulit na piraso:

• Nakatakdang coverage sa araw para sa reception, paglilinis at site engineering
• Mga shift ng seguridad sa gabi at katapusan ng linggo na tumatawid sa hatinggabi
• Mga nakaplanong round at paulit-ulit na inspeksyon na bumabalik linggo-linggo
• Tungkulin sa on-call na umiikot sa mga inhinyerong kayang pumunta sa maikling abiso

Kapag nakaupo na ang apat na ito sa iisang grid sa halip na sa apat na hiwalay na file, hindi na nakadepende ang iskedyul sa memorya ninuman.

Mga tagapangasiwa, tagalinis at guwardiya sa iisang iskedyul

Ilang uri ng trabaho ang bumubuhay sa isang portfolio at bihira silang magsalubong. Nagsisimula ang mga cleaning team bago pa magbukas ang gusali, gumagana ang seguridad buong gabi, umiikot ang mga inhinyero sa araw, at hinahawakan ng reception ang mga oras sa pagitan. May sariling ritmo, sariling gastos at sariling ideya ng normal na araw ang bawat isa.

Ang paglalagay sa kanilang lahat sa iisang grid, na hiwalay ang mga gusali bilang proyekto, ay nangangahulugang kayang magplano ng manager ng isang site nang mag-isa at makita pa rin kung natatakpan ang buong portfolio. Ang mga filter ang nagpapaliit. Ang property staff scheduling system na hindi kayang paghiwalayin ang mga site ay ibabalik ang lahat sa iisang hindi mabasang sheet sa loob ng isang buwan.

Mula sa maintenance schedule template hanggang sa nailathalang iskedyul

Ang paulit-ulit na pagpapanatili ang nahuhulaang kalahati ng trabaho, kaya napakaraming team ang nagsisimula sa isang template ng iskedyul ng pagpapanatili ng gusali. Magandang panimula ang template pero mahinang sistema ng operasyon: sinasabi nito kung ano ang dapat mangyari sa normal na linggo at wala itong sinasabi kung sino ang wala, sino ang humahalili, o ano ang nagbago noong Martes.

Sinasara ng mga naka-save na schedule template ang puwang na iyon. Muling ginagamit ang napatunayang linggo para sa isang gusali sa halip na buuin ulit, saka inaayos para sa mga pista opisyal at pagliban bago ilathala. Nananatiling nauulit ang plano, at nananatiling nakikita ang mga eksepsiyon sa halip na nasa isip lamang ng isang manager.

On-call at coverage sa labas ng oras sa buong portfolio

Sa tungkulin sa labas ng oras nagsasalubong ang pagiging patas at ang coverage. Kailangan itong umikot nang pantay, kailangang alam ng mga tao ilang linggo nang maaga kung aling gabi ang kanila, at kailangang naitatala ang mga palitan sa iba bukod sa group chat.

Kapag pinlano bilang mga shift sa parehong kalendaryo ng trabaho sa araw, nagiging bagay na masusuri ang standby duty. Ang mga gabing walang kumuha ay nananatili sa row ng bukas na shift at umaabot sa buong team nang sabay-sabay sa halip na bumaba sa listahan ng tatawagan. Idinaragdag sa parehong grid ang coverage para sa huling pagtatapos o maagang pagsisimula, at nakikita ng lahat ang pagbabago sa oras na ilathala ito. Iyan ang halos lahat ng hinihingi sa property management workforce software sa isang mabigat na gabi.

Pareho ang direksiyon ng bakasyon. Nakatabi sa iskedyul ang leave na hiniling sa app, kaya nakikita ng nagpaplano ng Agosto kung sino ang nakabook nang wala bago siya mangakong tuloy-tuloy ang coverage sa isang gusali.

Mga posisyon, antas ng access at listahang nakikita ng head office

Kasing tibay lamang ng listahan sa likod nito ang iskedyul. May dalang posisyon, antas ng awtoridad, numero ng telepono, email address at time zone ang bawat tao, kaya alam ng manager kung sino ang puwedeng ilagay sa shift bago pa ito gawin. Isa-isang idinaragdag o sabay-sabay na ina-import ang mga kontratista at seasonal na tauhan, iniimbitahan sila sa email, at nananatiling nakikita ang status ng kanilang account hanggang tanggapin ang imbitasyon.

Nagiging mahalaga ang antas ng access kapag lumaki ang portfolio. Kailangang buuin at ilathala ng site manager ang iskedyul ng sarili niyang gusali. Kailangang matanaw ng head office ang lahat. Ang pagtatakda nito kada tao, sa halip na magpasa-pasa ng file, ang nagpapanatiling magamit ang tool sa scheduling ng pagpapanatili ng gusali sa dalawampung gusali at hindi lamang sa dalawa.

Mga break, palitan at ang shift na nagbabago sa mismong araw

Gumagalaw ang mga plano. Mas huli sa plano ang break dahil huli dumating ang inhinyero ng elevator, naipasa sa iba ang night security shift mula 19:00 hanggang 02:00, mas maaga nagsimula ang pang-umagang tagalinis. Ma-e-edit ang bawat isa sa day view, at nakatala ang planong simula at katapusan katabi ng aktuwal na oras, kaya ipinapakita ng talaan ang shift na nangyari at hindi ang shift na isinulat.

Sa parehong lugar hinahawakan ang mga palitan. Maaari ring ikabit ang mga gawain sa isang shift, kaya sumasama ang round o paulit-ulit na inspeksyon sa taong gumagawa nito, at mas detalyadong sinasaklaw ng aming mga tool sa pamamahala ng gawain ang bahaging iyon.

Saan nagtatapos ang mga portfolio platform at saan nagsisimula ang iskedyul ng tauhan

Pinaghahalo ng mga resulta ng paghahanap ang dalawang produktong halos walang pagkakatulad, kaya dapat itong sabihin nang diretso. Ang software sa pamamahala ng komersyal na ari-arian ay humahawak ng lease, upa at pinansiyal na bahagi ng portfolio, ibang bahagi ng negosyo ang bumibili nito, at wala sa mga iyan ang ginagawa ng Shifton. Ang Shifton ang workforce layer: sino ang naka-iskedyul sa aling gusali, sino ang on-call, sino ang nag-clock-in, ilang oras ang natrabaho at ilan doon ang overtime.

Halos bawat managing agent ay gumagamit ng pareho, at malinis ang hati. Nasa portfolio platform ang mga gusali at ang pera. Nasa scheduling app ng property manager ang mga tao at ang oras. Makikita ng mga team na may hawak ding halong pasilidad ang parehong anyo sa aming pahina sa pamamahala ng pasilidad.

Paano pumili ng scheduling system na gagamitin ng iyong mga site team

Ang mga tauhan ang nagpapasya sa paggamit, hindi ang bumibili. Kung ang iskedyul sa app ang tunay na iskedyul sa bawat pagkakataon, titigil na ang mga tao sa pagtawag sa opisina para sa katapusan ng linggo. Ibig sabihin, sabay-sabay na inilalathala sa lahat ang mga pagbabago, hinahawakan ang mga kahilingan sa availability at leave sa parehong lugar ng iskedyul, at tugma ang naitalang oras sa aktuwal na natrabaho.

Nakakatulong kung nakatabi ang software sa ginagamit na. Ikinakabit ang Usedesk, Zapier, Intercom at QuickBooks mula sa integrations screen, kaya nakakausad ang mga oras at pagbabago sa status sa halip na maiwan sa iisang sistema.

Sa ilalim ng 10 kasapi ng team, libre ang Shifton nang walang limitasyon sa panahon, na sapat para sa maliit na managing agent o iisang malaking gusali. Lumilipat ang mas malalaking portfolio sa bayad na plano na sinisingil kada empleyado kada buwan, habang available bilang bayad na modyul ang geolocation at work location. Hindi nagbabago ang layunin kahit lumaki: natatakpan ang bawat gusali, may may-ari ang bawat gabi sa labas ng oras, at may bilang ng oras na hindi na kailangang pagtalunan.