Software de turnos para porteiros e equipas de edifícios

Um edifício gerido vale o que valem as pessoas que estão lá dentro. Alguém abre as portas, alguém assegura a receção, alguém percorre a casa das máquinas, alguém está contactável quando uma coluna rebenta à meia-noite. Espalhe isso por uma carteira de edifícios e o difícil deixa de ser o trabalho em si e passa a ser saber quem está de serviço e onde. Um software de turnos para gestão de condomínios transforma esse conjunto de combinações soltas numa única escala.

A maioria das equipas começa com uma folha de cálculo por edifício. Aguenta até à primeira baixa, ao primeiro choque de férias e ao primeiro fim de semana que precisou de dois técnicos em vez de um. A partir daí, quem gere a carteira passa mais tempo a refazer escalas do que a visitar edifícios.

O que um software de turnos para gestão de condomínios tem de fazer

Quatro tarefas pesam mais do que as restantes. Montar depressa uma semana em vários edifícios e alterá-la sem redesenhar nada. Fazer rodar com justiça o piquete e o serviço fora de horas por toda a equipa. Pôr a escala em vigor em cada telemóvel, porque o pessoal de edifício está em corredores e casas das máquinas e não numa secretária. E registar o que foi mesmo trabalhado, porque as horas pagas, as pausas e os atrasos são os números que se contestam.

Uma aplicação de planeamento para quem administra imóveis que resolva estes quatro pontos vale mais do que uma lista de funcionalidades mais longa. É também a diferença entre um porteiro que consulta o telemóvel e outro que liga para o escritório todos os domingos à noite.

A semana de uma carteira monta-se a partir de algumas peças que se repetem:

• Cobertura diurna fixa para receção, limpeza e manutenção do edifício
• Turnos de segurança noturnos e de fim de semana que atravessam a meia-noite
• Rondas planeadas e verificações periódicas que se repetem semana após semana
• Piquete a rodar entre os técnicos capazes de acorrer com pouco aviso

Assim que estas quatro peças ficam na mesma grelha em vez de em quatro ficheiros separados, a escala deixa de depender da memória de alguém.

Porteiros, limpeza e segurança numa só escala

Uma carteira é servida por várias especialidades que quase não se cruzam. A limpeza entra antes de o edifício abrir, a segurança trabalha de noite, os técnicos fazem rondas de dia e a receção cobre as horas pelo meio. Cada grupo tem o seu padrão, o seu custo e a sua ideia de dia normal.

Mantê-los todos na mesma grelha, com os edifícios separados como projetos, permite ao responsável planear um imóvel de forma isolada e continuar a ver se a carteira está coberta. Quem estreita são os filtros. Um sistema de planeamento de pessoal de edifícios que não consegue separar imóveis empurra tudo, num mês, de volta para uma folha ilegível.

Do modelo de plano de manutenção à escala publicada

A manutenção periódica é a metade previsível do trabalho, e por isso tantas equipas partem de um modelo de plano de manutenção de edifícios. Um modelo é um bom ponto de partida e um mau sistema operativo: diz o que deve acontecer numa semana normal e nada sobre quem está de folga, quem está a substituir ou o que mudou na terça-feira.

Os modelos de horário guardados fecham essa distância. Uma semana já testada para um edifício é reutilizada em vez de refeita, e depois ajustada a feriados e ausências antes de ser publicada. O plano continua repetível e as exceções continuam à vista em vez de viverem na cabeça de um único responsável.

Piquete e cobertura fora de horas numa carteira de edifícios

É no serviço fora de horas que a justiça e a cobertura colidem. Tem de rodar de forma equilibrada, as pessoas precisam de saber com semanas de antecedência que noites lhes cabem, e as trocas têm de ficar registadas noutro sítio que não um grupo de mensagens.

Planeado como turnos no mesmo calendário do trabalho diurno, o piquete passa a ser algo que se pode inspecionar. As noites que ninguém assumiu ficam na linha de turnos abertos e chegam a toda a equipa de uma vez, em vez de descerem uma lista de chamadas. A cobertura para uma saída tardia ou uma entrada antecipada é acrescentada à mesma grelha e todos veem a alteração no momento em que é publicada. É a maior parte do que se pede a um software de gestão de pessoal em imóveis numa noite má.

As férias puxam no mesmo sentido. Um pedido feito pela aplicação fica ao lado da escala, pelo que quem está a planear agosto vê quem já está de fora antes de comprometer um edifício com cobertura contínua.

Funções, níveis de acesso e um mapa que a sede consegue ver

A escala vale o que vale a lista que a sustenta. Cada pessoa traz uma função, um nível de permissões, um número de telefone, um endereço de email e um fuso horário, pelo que o responsável sabe quem pode entrar num turno antes de o criar. Prestadores e pessoal sazonal são adicionados individualmente ou importados em bloco, convidados por email, e o estado da conta fica visível até o convite ser aceite.

Os níveis de acesso passam a contar assim que a carteira cresce. Um gestor de imóvel precisa de construir e publicar a escala do seu edifício. A sede precisa de olhar para todos. Definir isso pessoa a pessoa, em vez de passar um ficheiro de mão em mão, é o que mantém utilizável uma ferramenta de escalas para edifícios com vinte imóveis e não apenas com dois.

Pausas, trocas e o turno que muda durante o dia

Os planos mexem-se. Uma pausa é feita mais tarde porque o técnico de elevadores chegou atrasado, um turno noturno de segurança das 19:00 às 02:00 passa para outra pessoa, um funcionário da limpeza da manhã entra mais cedo. Tudo isso é editável na vista de dia, com um início e um fim previstos registados face às horas reais, para que o registo reflita o turno que aconteceu e não o turno que foi escrito.

As trocas são tratadas no mesmo sítio. Também podem ser anexadas tarefas a um turno, e é assim que uma ronda ou uma verificação periódica viaja com a pessoa que a executa, sendo que as nossas ferramentas de gestão de tarefas cobrem esse lado com mais detalhe.

Onde acabam as plataformas de carteira e começa a escala do pessoal

Os resultados de pesquisa misturam dois produtos que quase nada têm em comum, por isso vale a pena ser direto. O software comercial de gestão imobiliária trata contratos de arrendamento, rendas e o lado financeiro de uma carteira, é comprado por outra parte do negócio, e a Shifton não faz nada disso. A Shifton é a camada de pessoal: quem está escalado em que edifício, quem está de piquete, quem picou o ponto, quantas horas foram trabalhadas e quantas foram extraordinárias.

Quase todas as empresas de gestão usam as duas coisas, e a divisão é limpa. A plataforma de carteira trata dos edifícios e do dinheiro. Uma aplicação de escalas para gestores de imóveis trata das pessoas e das horas. As equipas que também cuidam de instalações mistas encontram a mesma estrutura na nossa página de gestão de instalações.

Escolher um sistema de escalas que as equipas vão mesmo usar

A adesão é decidida pelo pessoal, não por quem compra. Se a escala na aplicação for sempre a escala verdadeira, as pessoas deixam de ligar para o escritório para confirmar o fim de semana. Isso implica alterações publicadas a todos ao mesmo tempo, disponibilidade e pedidos de férias tratados no mesmo sítio da escala, e horas registadas que correspondem ao que foi trabalhado.

Ajuda que o software fique ao lado do que já está em uso. Usedesk, Zapier, Intercom e QuickBooks ligam-se a partir do ecrã de integrações, pelo que as horas e as mudanças de estado seguem em frente em vez de ficarem num só sistema.

Abaixo de 10 membros de equipa, a Shifton é gratuita e sem limite de tempo, o que chega a uma pequena empresa de gestão ou a um único edifício de grande dimensão. Carteiras maiores passam para planos pagos faturados por colaborador por mês, com geolocalização e locais de trabalho disponíveis como módulo pago. O objetivo não muda com a dimensão: cada edifício coberto, cada noite fora de horas com um responsável claro e um número de horas que ninguém precisa de discutir.