Schemaprogram för fastighetsskötare och driftteam

En förvaltad fastighet är aldrig bättre än människorna som står i den. Någon öppnar dörrarna, någon bemannar receptionen, någon går genom undercentralen, någon är nåbar när ett stamledningsrör läcker vid midnatt. Sprid ut det över ett bestånd och det svåra slutar vara arbetet i sig och blir i stället att veta vem som är i tjänst var. Ett schemaprogram för fastighetsförvaltning gör om en samling separata överenskommelser till ett enda schema.

De flesta team börjar med ett kalkylblad per fastighet. Det håller till första sjukdagen, första semesterkrocken och första helgen som krävde två tekniker i stället för en. Efter det lägger den som håller i beståndet mer tid på att bygga om scheman än på att besöka objekten.

Vad ett schemaprogram för fastighetsförvaltning måste klara

Fyra uppgifter väger tyngre än resten. Bygga en vecka över flera fastigheter snabbt och ändra den utan att rita om något. Låta beredskap och arbete utanför ordinarie tid rotera rättvist genom teamet. Lägga det gällande schemat i varje telefon, eftersom fastighetspersonal står i korridorer och teknikrum snarare än vid ett skrivbord. Och registrera vad som faktiskt arbetades, eftersom betalda timmar, raster och sen ankomst är siffrorna som ifrågasätts.

En schemaapp för fastighetsförvaltare som klarar de fyra punkterna är värd mer än en längre funktionslista. Det är också skillnaden mellan en fastighetsskötare som tittar i telefonen och en som ringer kontoret varje söndagskväll.

En vecka i ett bestånd byggs av några få återkommande delar:

• Fast dagtäckning för reception, lokalvård och teknisk drift i fastigheten
• Bevakningspass på natten och helgen som löper över midnatt
• Planerade ronder och återkommande kontroller som upprepas vecka efter vecka
• Beredskap som roterar mellan de tekniker som kan rycka ut med kort varsel

Så snart de fyra delarna ligger i samma rutnät i stället för i fyra separata filer slutar schemat att hänga på någons minne.

Fastighetsskötare, lokalvård och bevakning i ett schema

Ett bestånd bemannas av flera yrken som sällan möts. Lokalvården börjar innan huset öppnar, bevakningen arbetar på natten, teknikerna går sina ronder på dagen och receptionen täcker timmarna däremellan. Var och en har sitt mönster, sin kostnad och sin bild av en normal dag.

Att hålla alla i samma rutnät, med fastigheterna åtskilda som projekt, gör att en förvaltare kan planera ett objekt för sig och ändå se om beståndet är täckt. Filtren sköter avgränsningen. Ett system för personalplanering i fastigheter som inte kan hålla isär objekt tvingar inom en månad tillbaka allt i ett enda oläsbart blad.

Från underhållsmall till publicerat schema

Återkommande underhåll är arbetets förutsägbara halva, och därför startar så många team från en mall för fastighetens underhållsplan. En mall är en bra utgångspunkt och ett dåligt operativsystem: den säger vad som borde hända en normal vecka och ingenting om vem som är ledig, vem som täcker upp eller vad som ändrades på tisdagen.

Sparade schemamallar täpper till den luckan. En beprövad vecka för en fastighet återanvänds i stället för att byggas om, och justeras sedan för helgdagar och frånvaro innan den publiceras. Planen förblir upprepbar och undantagen förblir synliga i stället för att bo i huvudet på en enda förvaltare.

Beredskap och täckning utanför ordinarie tid i ett bestånd

Det är i arbetet utanför ordinarie tid som rättvisa och täckning krockar. Det måste rotera jämnt, folk behöver veta veckor i förväg vilka nätter som är deras, och byten måste dokumenteras någon annanstans än i en gruppchatt.

Planerad som pass i samma kalender som dagarbetet blir beredskapen något som går att granska. Nätter som ingen har tagit ligger på raden med lediga pass och når hela teamet på en gång i stället för att vandra nedför en ringlista. Täckning för ett sent slut eller en tidig start läggs i samma rutnät, och alla ser ändringen i samma stund som den publiceras. Det är det mesta av vad ett personalsystem för fastighetsdrift ombeds klara en dålig natt.

Ledigheten drar åt samma håll. Semester som söks i appen ligger bredvid schemat, så den som planerar augusti ser vem som redan är bortrest innan en fastighet lovas löpande täckning.

Befattningar, behörigheter och en personallista huvudkontoret ser

Schemat är aldrig bättre än listan bakom det. Varje person bär en befattning, en behörighetsnivå, ett telefonnummer, en e-postadress och en tidszon, så att en förvaltare vet vem som kan läggas på ett pass innan det skapas. Entreprenörer och säsongspersonal läggs in var för sig eller importeras i klump, bjuds in via e-post, och kontostatus syns tills inbjudan har accepterats.

Behörigheter börjar spela roll så snart beståndet växer. En objektansvarig behöver bygga och publicera sin egen fastighets schema. Huvudkontoret behöver se över alla. Att sätta det per person, i stället för att skicka runt en fil, är det som håller ett schemaverktyg för fastighetsdrift användbart vid tjugo fastigheter och inte bara två.

Raster, byten och passet som ändras under dagen

Planer rör på sig. En rast tas senare för att hisstekniker kom sent, ett bevakningspass från 19:00 till 02:00 går över till någon annan, en lokalvårdare börjar tidigare på morgonen. Allt detta går att redigera i dagvyn, med planerad start och planerat slut registrerade mot de verkliga tiderna, så att posten speglar passet som blev av och inte passet som skrevs ned.

Byten sköts på samma ställe. Uppgifter kan också hängas på ett pass, vilket är så en rond eller en återkommande kontroll följer med personen som utför den, och våra verktyg för uppgiftshantering täcker den sidan mer utförligt.

Var beståndsplattformarna slutar och personalschemat börjar

Sökresultaten blandar två produkter som knappt har något gemensamt, så det är värt att vara tydlig. Kommersiell programvara för fastighetsförvaltning sköter hyresavtal, hyror och den finansiella sidan av ett bestånd, den köps av en annan del av verksamheten, och Shifton gör inget av det. Shifton är personallagret: vem som är schemalagd på vilken fastighet, vem som har beredskap, vem som stämplat in, hur många timmar som arbetats och hur många av dem som var övertid.

Nästan alla förvaltare kör båda, och gränsen är ren. Beståndsplattformen äger husen och pengarna. En schemaapp för fastighetsförvaltare äger människorna och timmarna. Team som också sköter blandade anläggningar hittar samma upplägg på vår sida om fastighetshantering.

Att välja ett schemasystem som fastighetsteamen faktiskt använder

Införandet avgörs av personalen, inte av köparen. Om schemat i appen är det riktiga schemat varje gång slutar folk ringa kontoret för att kolla helgen. Det betyder ändringar som publiceras till alla samtidigt, tillgänglighet och ledighetsansökningar som hanteras där schemat ligger, och registrerade timmar som stämmer med det som arbetades.

Det hjälper om programmet står bredvid det som redan används. Usedesk, Zapier, Intercom och QuickBooks kopplas från integrationsskärmen, så att timmar och statusändringar rör sig vidare i stället för att bli kvar i ett system.

Under 10 teammedlemmar är Shifton gratis utan tidsgräns, vilket räcker för ett litet förvaltningsbolag eller en enda stor fastighet. Större bestånd går över till betalda planer som faktureras per anställd och månad, med geolokalisering och arbetsplatser som betald modul. Målet ändras inte med storleken: varje fastighet täckt, varje natt utanför ordinarie tid ägd av någon och en timsiffra som ingen behöver tvista om.