Софтуер за график на поддръжка на сгради за екипи на място

Една управлявана сграда струва толкова, колкото хората, които стоят в нея. Някой отключва вратите, някой покрива рецепцията, някой обхожда машинното, някой е насреща, когато в полунощ протече вертикален щранг. Разпределете това по цял портфейл и трудното престава да бъде самата работа и става това да знаеш кой е на смяна и къде. Софтуерът за график на поддръжка на сгради превръща набора от отделни уговорки в един график.

Повечето екипи започват с по една електронна таблица за сграда. Тя издържа до първия болничен, до първото застъпване на отпуски и до първия уикенд, който е поискал двама техници вместо един. След това човекът, който държи портфейла, прекарва повече време в преправяне на графици, отколкото в проверка на обектите.

Какво трябва да прави софтуерът за график на поддръжка на сгради

Четири задачи тежат повече от останалите. Да се състави седмица за няколко сгради бързо и да се променя, без нищо да се чертае наново. Дежурствата и работата извън работно време да се редуват справедливо в екипа. Актуалният график да е на всеки телефон, защото хората на обекта са в коридори и машинни помещения, а не на бюро. И да се записва какво реално е отработено, защото платените часове, почивките и закъсненията са числата, които се оспорват.

Приложение за график в управлението на имоти, което върши тези четири неща, струва повече от по-дълъг списък с функции. То е и разликата между домоуправител, който проверява телефона си, и такъв, който звъни в офиса всяка неделя вечер.

Седмицата на портфейла се сглобява от няколко повтарящи се части:

• Постоянно дневно покритие за рецепция, почистване и техника на обекта
• Нощни и почивни охранителни смени, които минават през полунощ
• Планови обиколки и повтарящи се проверки, които се повтарят всяка седмица
• Дежурство, което се редува между техниците, способни да дойдат бързо

Щом тези четири стоят в една и съща мрежа, вместо в четири отделни файла, графикът престава да зависи от нечия памет.

Домоуправители, чистачи и охрана в един график

В един портфейл работят няколко специалности, които рядко се застъпват. Почистващите екипи започват преди сградата да отвори, охраната работи нощем, техниците правят дневните обиколки, а рецепцията покрива часовете между тях. Всяка има свой ритъм, своя цена и своя представа за нормален ден.

Когато всички стоят в една мрежа, а сградите са разделени като проекти, управителят може да планира един обект самостоятелно и пак да вижда дали портфейлът е покрит. Стесняването го вършат филтрите. Система за график на персонала в сгради, която не може да разделя обектите, връща всичко в една нечетима таблица в рамките на месец.

От шаблон за график на поддръжка до публикуван график

Повтарящата се поддръжка е предвидимата половина от работата и точно затова толкова екипи тръгват от шаблон за график на поддръжка на сграда. Шаблонът е добра начална точка и слаба работна система: той казва какво трябва да се случи в нормална седмица и нищо за това кой е в отпуск, кой замества и какво се е променило във вторник.

Запазените шаблони за графици затварят тази празнина. Доказаната седмица за една сграда се използва отново, вместо да се прави наново, и се коригира за празници и отсъствия преди публикуване. Планът остава повторяем, а изключенията остават видими, вместо да живеят в главата на един управител.

Дежурства и покритие извън работно време в целия портфейл

Работата извън работно време е мястото, където се сблъскват справедливостта и покритието. Тя трябва да се редува равномерно, хората трябва да знаят седмици напред кои нощи са техни, а размените трябва да са записани някъде другаде, а не в групов чат.

Планирано като смени в същия календар като дневната работа, дежурството става нещо, което може да се провери. Нощите, които никой не е взел, стоят в реда с отворени смени и стигат до целия екип наведнъж, вместо да пътуват надолу по списък за обаждания. Покритието за късно приключване или ранно начало се добавя в същата мрежа и всички виждат промяната в момента на публикуването. Това е и по-голямата част от онова, което се иска от софтуера за управление на персонала в имотите в тежка нощ.

Отпуските дърпат в същата посока. Заявеният през приложението отпуск стои до графика, така че този, който планира август, вижда кой вече е записан извън работа, преди да ангажира сграда с непрекъснато покритие.

Длъжности, нива на достъп и списък, който централата вижда

Графикът е толкова надежден, колкото списъкът зад него. Всеки човек носи длъжност, ниво на права, телефонен номер, имейл адрес и часова зона, така че управителят знае кой може да бъде поставен на смяна, преди да я създаде. Подизпълнителите и сезонните работници се добавят поотделно или се импортират наведнъж, канят се по имейл, а статусът на профила им остава видим, докато поканата бъде приета.

Нивата на достъп започват да значат нещо, щом портфейлът порасне. Управителят на обект трябва да съставя и публикува графика на своята сграда. Централата трябва да гледа през всички. Това да се задава за всеки човек поотделно, вместо да се разнася един файл, е причината инструментът за график на поддръжка на сгради да остане използваем при двайсет сгради, а не при две.

Почивки, размени и смяната, която се променя в самия ден

Плановете се движат. Почивката се взема по-късно от предвиденото, защото техникът по асансьора е закъснял, нощната охранителна смяна от 19:00 до 02:00 се предава на друг, сутрешната чистачка започва по-рано. Всяко от тези неща се редактира в дневния изглед, като планираните начало и край се записват до реалните часове, така че записът отразява смяната, която се е случила, а не смяната, която е била написана.

Размените се правят на същото място. Към една смяна могат да се закачат и задачи, така обиколката или повтарящата се проверка пътува с човека, който я изпълнява, а нашите инструменти за управление на задачи покриват тази страна по-подробно.

Къде свършват платформите за портфейл и започва графикът на персонала

Резултатите от търсенето смесват два продукта, които почти нямат нищо общо, затова си струва да се каже направо. Софтуерът за управление на търговски имоти води наеми, договори и финансовата страна на портфейла, купува го друга част от бизнеса и Shifton не прави нищо от това. Shifton е слоят за персонала: кой е в графика на коя сграда, кой е на дежурство, кой е отчел идване, колко часа са отработени и колко от тях са извънредни.

Почти всяко управляващо дружество ползва и двете и разделението е чисто. Платформата за портфейл владее сградите и парите. Приложението за график на управителя на имоти владее хората и часовете. Екипите, които водят и смесени обекти, ще намерят същата форма на страницата ни за управление на съоръжения.

Как да изберете система за графици, която екипите на място ще ползват

Възприемането се решава от служителите, не от купувача. Ако графикът в приложението е истинският график всеки път, хората спират да звънят в офиса заради уикенда. Това означава промени, публикувани към всички наведнъж, заявки за наличност и отпуск, обработвани на същото място като графика, и записани часове, които съвпадат с отработеното.

Помага, когато софтуерът стои до вече използваното. Usedesk, Zapier, Intercom и QuickBooks се свързват от екрана с интеграции, така че часовете и промените в статусите вървят нататък, вместо да стоят в една система.

Под 10 души в екипа Shifton е безплатен без ограничение във времето, което покрива малко управляващо дружество или една голяма сграда. По-големите портфейли минават към платените планове с такса на служител на месец, а геолокацията и работното място са достъпни като платен модул. Целта не се променя с размера: всяка сграда покрита, всяка нощ извън работно време с конкретен отговорник и брой часове, за който никой не трябва да спори.