Saha Ekipleri için Bina Bakım Vardiya Planlama Yazılımı

Yönetilen bir bina, içinde duran insanlar kadar iyidir. Biri kapıları açar, biri girişi devralır, biri makine dairesini dolaşır, biri gece yarısı bir kolon patladığında ulaşılabilir olur. Bunu bir portföye yayın; zor kısım işin kendisi olmaktan çıkar, kimin nerede görevde olduğunu bilmeye dönüşür. Bina bakım vardiya planlama yazılımı, ayrı ayrı yapılmış anlaşmaları tek bir çizelgeye çeviren şeydir.

Çoğu ekip bina başına bir elektronik tabloyla başlar. Bu düzen ilk hastalık iznine, ilk izin çakışmasına ve bir yerine iki teknisyen gerektiren ilk hafta sonuna kadar dayanır. Ondan sonra portföyü taşıyan kişi, sahaları gözden geçirmekten çok çizelgeleri yeniden kurmakla vakit geçirir.

Bina bakım vardiya planlama yazılımının yapması gerekenler

Dört iş diğerlerinden daha çok önemlidir. Birkaç binayı kapsayan bir haftayı hızla kurmak ve hiçbir şeyi yeniden çizmeden değiştirmek. Mesai dışı ve nöbet görevini ekip içinde adil biçimde döndürmek. Güncel çizelgeyi her telefona koymak, çünkü saha personeli masa başında değil koridorlarda ve makine dairelerindedir. Ve gerçekte ne çalışıldığını kaydetmek, çünkü ücrete konu saatler, molalar ve gecikmeler sonradan tartışılan sayılardır.

Bu dördünü yapan bir mülk yönetimi vardiya uygulaması, uzun bir özellik listesinden daha değerlidir. Aynı zamanda telefonuna bakan bir bina görevlisiyle her pazar akşamı ofisi arayan bir bina görevlisi arasındaki farktır.

Bir portföy haftası, tekrar eden birkaç parçadan kurulur:

• Giriş, temizlik ve bina tekniği için sabit gündüz görevleri
• Gece yarısını aşan gece ve hafta sonu güvenlik vardiyaları
• Hafta be hafta tekrar eden planlı turlar ve düzenli kontroller
• Kısa sürede gelebilen teknisyenler arasında dönen nöbet görevi

Bu dördü dört ayrı dosya yerine aynı ızgarada durduğunda, çizelge kimsenin hafızasına bağlı olmaktan çıkar.

Bina görevlileri, temizlikçiler ve güvenlik tek çizelgede

Bir portföyde nadiren örtüşen birkaç meslek grubu çalışır. Temizlik ekipleri bina açılmadan başlar, güvenlik gece boyunca çalışır, teknisyenler gündüz turlarını yapar, giriş ise aradaki saatleri kapatır. Her birinin kendi düzeni, kendi maliyeti ve normal bir günden ne anladığı vardır.

Binalar proje olarak ayrı tutulurken hepsini aynı ızgarada tutmak, yöneticinin tek bir sahayı ayrı planlarken portföyün kapalı olup olmadığını da görmesini sağlar. Daraltmayı filtreler yapar. Sahaları birbirinden ayıramayan bir mülk personeli planlama sistemi, bir ay içinde her şeyi yeniden okunmaz tek bir tabloya geri iter.

Bakım planı şablonundan yayınlanmış çizelgeye

Düzenli bakım işin öngörülebilir yarısıdır, bu yüzden pek çok ekip bir bina bakım planı şablonundan yola çıkar. Şablon iyi bir başlangıç noktası, kötü bir işletim sistemidir: normal bir haftada ne olması gerektiğini söyler, kimin izinli olduğu, kimin yerine baktığı veya salı günü neyin değiştiği hakkında hiçbir şey söylemez.

Kaydedilmiş çizelge şablonları bu boşluğu kapatır. Bir bina için işe yaradığı görülmüş hafta yeniden kurulmak yerine tekrar kullanılır, yayınlanmadan önce tatillere ve devamsızlığa göre uyarlanır. Plan tekrarlanabilir kalır, istisnalar tek bir yöneticinin aklında yaşamak yerine görünür kalır.

Portföy genelinde nöbet ve mesai dışı görev

Mesai dışı görev, adaletle kapsamanın çarpıştığı yerdir. Eşit dönmesi gerekir, insanların hangi gecelerin kendilerine ait olduğunu haftalar öncesinden bilmesi gerekir ve devirlerin bir grup sohbetinden başka bir yere kaydedilmesi gerekir.

Gündüz çalışmasıyla aynı takvimde vardiya olarak planlandığında nöbet görevi denetlenebilir bir şeye dönüşür. Kimsenin almadığı geceler açık vardiya satırında durur ve bir arama listesini tek tek dolaşmak yerine tüm ekibe aynı anda ulaşır. Geç biten bir işin ya da erken bir başlangıcın yedeği aynı ızgaraya eklenir ve yayınlandığı anda değişikliği herkes görür. Kötü bir gecede mülk yönetimi iş gücü yazılımından istenenlerin çoğu budur.

İzinler aynı yöne çeker. Uygulamadan talep edilen izin çizelgenin karşısında durur, böylece ağustos ayını planlayan kişi bir binayı kesintisiz göreve bağlamadan önce kimin şimdiden izinli olduğunu görebilir.

Görevler, yetki seviyeleri ve merkezin görebildiği personel listesi

Çizelge ancak arkasındaki liste kadar güvenilirdir. Herkes bir görev, bir yetki seviyesi, bir telefon numarası, bir e-posta adresi ve bir saat dilimi taşır; böylece yönetici vardiyayı oluşturmadan önce kimi görevlendirebileceğini bilir. Taşeronlar ve mevsimlik personel tek tek eklenir ya da toplu içe aktarılır, e-postayla davet edilir ve davet kabul edilene kadar hesap durumları görünür kalır.

Portföy büyüdüğünde yetki seviyeleri önem kazanır. Bir saha yöneticisinin kendi binasının çizelgesini kurup yayınlaması gerekir. Merkezin hepsine birden bakması gerekir. Bunu bir dosyayı elden ele dolaştırmak yerine kişi bazında ayarlamak, bir bina bakım planlama aracını iki bina yerine yirmi binada kullanılabilir tutan şeydir.

Molalar, devirler ve gün içinde değişen vardiya

Planlar oynar. Asansör teknisyeni geç geldiği için mola planlanandan sonra kullanılır, 19:00 ile 02:00 arasındaki gece güvenlik vardiyası başkasına devredilir, sabah temizlikçisi erken başlar. Bunların her biri gün görünümünde düzenlenebilir; planlanan başlangıç ve bitiş, gerçekleşen saatlerin karşısına kaydedilir, böylece kayıt yazılan vardiyayı değil gerçekleşen vardiyayı yansıtır.

Devirler de aynı yerde ele alınır. Vardiyaya görev de eklenebilir; bir tur ya da düzenli bir kontrol böylece onu yapan kişiyle birlikte hareket eder ve görev yönetimi araçlarımız bu tarafı daha ayrıntılı anlatır.

Portföy platformlarının bittiği ve personel çizelgesinin başladığı yer

Arama sonuçları neredeyse hiç ortak yanı olmayan iki ürünü karıştırıyor, bu yüzden açık konuşmakta fayda var. Ticari gayrimenkul yönetimi yazılımı kira sözleşmelerini, kiraları ve portföyün mali tarafını yürütür, işletmenin başka bir bölümü tarafından satın alınır ve Shifton bunların hiçbirini yapmaz. Shifton iş gücü katmanıdır: hangi binada kim görevlidir, kim nöbettedir, kim giriş yapmıştır, kaç saat çalışılmıştır ve bunun ne kadarı fazla mesaidir.

Neredeyse her yönetim şirketi ikisini birlikte kullanır ve ayrım nettir. Portföy platformu binaların ve paranın sahibidir. Bir mülk yöneticisi planlama uygulaması insanların ve saatlerin sahibidir. Karma tesisleri de yöneten ekipler aynı yapıyı tesis yönetimi sayfamızda bulur.

Saha ekiplerinizin gerçekten kullanacağı bir planlama sistemi seçmek

Benimsenmeye satın alan değil personel karar verir. Uygulamadaki çizelge her seferinde gerçek çizelge ise, insanlar hafta sonunu sormak için ofisi aramayı bırakır. Bu da değişikliklerin herkese aynı anda yayınlanması, uygunluk ve izin taleplerinin çizelgeyle aynı yerde ele alınması ve kaydedilen saatlerin çalışılanla örtüşmesi demektir.

Yazılımın zaten kullanılanların yanına oturması işe yarar. Usedesk, Zapier, Intercom ve QuickBooks entegrasyon ekranından bağlanır, böylece saatler ve durum değişiklikleri tek bir sistemde kalmak yerine ilerler.

10 ekip üyesinin altında Shifton süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu da küçük bir yönetim şirketini veya tek bir büyük binayı karşılar. Daha büyük portföyler çalışan başına aylık faturalanan ücretli planlara geçer, konum ve çalışma yeri ise ücretli modül olarak sunulur. Hedef ölçekle değişmez: her bina kapalı, mesai dışı her gecenin bir sahibi ve kimsenin tartışmak zorunda kalmadığı bir saat rakamı.