Λογισμικό προγραμματισμού συντήρησης κτιρίων για ομάδες πεδίου

Ένα κτίριο υπό διαχείριση αξίζει όσο οι άνθρωποι που στέκονται μέσα του. Κάποιος ανοίγει τις πόρτες, κάποιος κρατά την υποδοχή, κάποιος περνά από το μηχανοστάσιο, κάποιος απαντά όταν μια στήλη πλημμυρίζει τα μεσάνυχτα. Απλώστε το σε ένα ολόκληρο χαρτοφυλάκιο και το δύσκολο παύει να είναι η ίδια η δουλειά και γίνεται το να ξέρεις ποιος έχει βάρδια και πού. Το λογισμικό προγραμματισμού συντήρησης κτιρίων είναι αυτό που μετατρέπει ένα σύνολο ξεχωριστών διευθετήσεων σε ένα ενιαίο πρόγραμμα.

Οι περισσότερες ομάδες ξεκινούν με ένα υπολογιστικό φύλλο ανά κτίριο. Αντέχει μέχρι την πρώτη αναρρωτική, την πρώτη σύγκρουση αδειών και το πρώτο σαββατοκύριακο που χρειάστηκε δύο τεχνικούς αντί για έναν. Μετά από αυτό, όποιος κρατά το χαρτοφυλάκιο ξοδεύει περισσότερο χρόνο ξαναφτιάχνοντας προγράμματα παρά επιθεωρώντας κτίρια.

Τι πρέπει να κάνει ένα λογισμικό προγραμματισμού συντήρησης κτιρίων

Τέσσερις δουλειές μετρούν περισσότερο από τις υπόλοιπες. Να φτιάχνει γρήγορα μια εβδομάδα για πολλά κτίρια και να την αλλάζει χωρίς να ξαναχαράζει τίποτα. Να κρατά την εργασία εκτός ωραρίου και την ετοιμότητα σε δίκαιη εναλλαγή μέσα στην ομάδα. Να βάζει το τρέχον πρόγραμμα σε κάθε κινητό, γιατί το προσωπικό πεδίου βρίσκεται σε διαδρόμους και μηχανοστάσια και όχι σε γραφείο. Και να καταγράφει τι δουλεύτηκε πραγματικά, αφού οι πληρωμένες ώρες, τα διαλείμματα και οι καθυστερήσεις είναι τα νούμερα που αμφισβητούνται.

Μια εφαρμογή προγραμματισμού για τη διαχείριση ακινήτων που καλύπτει αυτά τα τέσσερα αξίζει περισσότερο από μια μακρύτερη λίστα λειτουργιών. Είναι επίσης η διαφορά ανάμεσα σε έναν επιστάτη που κοιτά το κινητό του και σε έναν που τηλεφωνεί στο γραφείο κάθε Κυριακή βράδυ.

Μια εβδομάδα χαρτοφυλακίου συναρμολογείται από λίγα κομμάτια που επαναλαμβάνονται:

• Σταθερή ημερήσια κάλυψη για υποδοχή, καθαριότητα και τεχνική υποστήριξη κτιρίου
• Νυχτερινές βάρδιες φύλαξης και σαββατοκύριακου που περνούν τα μεσάνυχτα
• Προγραμματισμένες περιπολίες και επαναλαμβανόμενοι έλεγχοι κάθε εβδομάδα
• Ετοιμότητα που εναλλάσσεται ανάμεσα στους τεχνικούς που μπορούν να έρθουν άμεσα

Μόλις αυτά τα τέσσερα καθίσουν στο ίδιο πλέγμα αντί σε τέσσερα ξεχωριστά αρχεία, το πρόγραμμα παύει να εξαρτάται από τη μνήμη κανενός.

Επιστάτες, καθαριστές και φύλακες σε ένα πρόγραμμα

Ένα χαρτοφυλάκιο στελεχώνεται από ειδικότητες που σπάνια συναντιούνται. Τα συνεργεία καθαρισμού ξεκινούν πριν ανοίξει το κτίριο, η φύλαξη τρέχει μέσα στη νύχτα, οι τεχνικοί κάνουν ημερήσιες περιπολίες και η υποδοχή καλύπτει τις ώρες ανάμεσα. Καθεμιά έχει το δικό της μοτίβο, το δικό της κόστος και τη δική της ιδέα για μια κανονική μέρα.

Κρατώντας τους όλους στο ίδιο πλέγμα, με τα κτίρια χωρισμένα ως έργα, ένας υπεύθυνος σχεδιάζει ένα σημείο μεμονωμένα και βλέπει ταυτόχρονα αν καλύπτεται όλο το χαρτοφυλάκιο. Τον περιορισμό τον κάνουν τα φίλτρα. Ένα σύστημα προγραμματισμού προσωπικού κτιρίων που δεν ξεχωρίζει τα σημεία σπρώχνει τα πάντα πίσω σε ένα δυσανάγνωστο φύλλο μέσα σε έναν μήνα.

Από ένα πρότυπο πλάνου συντήρησης σε δημοσιευμένο πρόγραμμα

Η επαναλαμβανόμενη συντήρηση είναι το προβλέψιμο μισό της δουλειάς, γι' αυτό και τόσες ομάδες ξεκινούν από ένα πρότυπο πλάνου συντήρησης κτιρίου. Το πρότυπο είναι καλή αφετηρία και κακό λειτουργικό σύστημα: λέει τι πρέπει να γίνει σε μια κανονική εβδομάδα και τίποτα για το ποιος λείπει, ποιος καλύπτει ή τι άλλαξε την Τρίτη.

Τα αποθηκευμένα πρότυπα προγράμματος κλείνουν αυτό το κενό. Μια εβδομάδα που δούλεψε για ένα κτίριο ξαναχρησιμοποιείται αντί να ξαναχτίζεται και προσαρμόζεται στις αργίες και στις απουσίες πριν δημοσιευτεί. Το πλάνο μένει επαναλήψιμο και οι εξαιρέσεις μένουν ορατές αντί να ζουν στο μυαλό ενός μόνο υπευθύνου.

Ετοιμότητα και κάλυψη εκτός ωραρίου σε όλο το χαρτοφυλάκιο

Η εργασία εκτός ωραρίου είναι το σημείο όπου συγκρούονται η δικαιοσύνη και η κάλυψη. Πρέπει να εναλλάσσεται ισότιμα, οι άνθρωποι πρέπει να ξέρουν εβδομάδες νωρίτερα ποιες νύχτες είναι δικές τους και οι ανταλλαγές πρέπει να καταγράφονται κάπου αλλού εκτός από μια ομαδική συνομιλία.

Σχεδιασμένη ως βάρδιες στο ίδιο ημερολόγιο με τη δουλειά της ημέρας, η ετοιμότητα γίνεται κάτι που μπορείς να ελέγξεις. Οι νύχτες που δεν πήρε κανείς κάθονται στη γραμμή ανοιχτών βαρδιών και φτάνουν σε όλη την ομάδα μαζί, αντί να κατεβαίνει κάποιος μια λίστα τηλεφώνων. Η κάλυψη για ένα αργό κλείσιμο ή μια πρώιμη έναρξη προστίθεται στο ίδιο πλέγμα και όλοι βλέπουν την αλλαγή τη στιγμή που δημοσιεύεται. Αυτό είναι το μεγαλύτερο μέρος όσων ζητούνται από ένα λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού για ακίνητα σε μια δύσκολη νύχτα.

Οι άδειες τραβούν προς την ίδια κατεύθυνση. Η άδεια που ζητήθηκε μέσα από την εφαρμογή κάθεται απέναντι στο πρόγραμμα, ώστε όποιος σχεδιάζει τον Αύγουστο να βλέπει ποιος λείπει ήδη πριν δεσμεύσει ένα κτίριο σε συνεχή κάλυψη.

Θέσεις, επίπεδα πρόσβασης και μια λίστα που βλέπουν τα κεντρικά

Το πρόγραμμα είναι τόσο αξιόπιστο όσο η λίστα πίσω από αυτό. Κάθε άτομο έχει θέση, επίπεδο δικαιωμάτων, τηλέφωνο, διεύθυνση email και ζώνη ώρας, οπότε ο υπεύθυνος ξέρει ποιον μπορεί να βάλει σε βάρδια πριν τη δημιουργήσει. Εξωτερικοί συνεργάτες και εποχικό προσωπικό προστίθενται μεμονωμένα ή εισάγονται μαζικά, προσκαλούνται με email και η κατάσταση του λογαριασμού τους παραμένει ορατή μέχρι να γίνει αποδεκτή η πρόσκληση.

Τα επίπεδα πρόσβασης μετρούν μόλις μεγαλώσει το χαρτοφυλάκιο. Ο υπεύθυνος ενός κτιρίου χρειάζεται να φτιάχνει και να δημοσιεύει το δικό του πρόγραμμα. Τα κεντρικά χρειάζεται να τα βλέπουν όλα. Το να ορίζεται αυτό ανά άτομο, αντί να κυκλοφορεί ένα αρχείο, είναι που κρατά ένα εργαλείο προγραμματισμού συντήρησης κτιρίων χρήσιμο σε είκοσι κτίρια και όχι σε δύο.

Διαλείμματα, ανταλλαγές και η βάρδια που αλλάζει την ίδια μέρα

Τα πλάνα κινούνται. Ένα διάλειμμα παίρνεται αργότερα από το προγραμματισμένο επειδή ο τεχνικός ανελκυστήρων άργησε, μια νυχτερινή βάρδια φύλαξης από τις 19:00 έως τις 02:00 περνά σε άλλον, μια πρωινή καθαρίστρια ξεκινά νωρίτερα. Καθένα από αυτά αλλάζει στην ημερήσια προβολή, με την προγραμματισμένη έναρξη και λήξη καταγεγραμμένες απέναντι στις πραγματικές ώρες, ώστε η καταγραφή να δείχνει τη βάρδια που έγινε και όχι εκείνη που είχε γραφτεί.

Οι ανταλλαγές γίνονται στο ίδιο σημείο. Στη βάρδια μπορούν να συνδεθούν και εργασίες, ώστε μια περιπολία ή ένας επαναλαμβανόμενος έλεγχος να ταξιδεύει μαζί με αυτόν που τον κάνει, και τα εργαλεία μας για τη διαχείριση εργασιών καλύπτουν αυτή την πλευρά αναλυτικότερα.

Πού τελειώνουν οι πλατφόρμες χαρτοφυλακίου και πού αρχίζει το πρόγραμμα προσωπικού

Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπερδεύουν δύο προϊόντα που δεν έχουν σχεδόν τίποτα κοινό, οπότε αξίζει να το πούμε καθαρά. Το λογισμικό διαχείρισης εμπορικών ακινήτων τρέχει μισθώσεις, ενοίκια και την οικονομική πλευρά ενός χαρτοφυλακίου, το αγοράζει άλλο τμήμα της επιχείρησης και το Shifton δεν κάνει τίποτα από αυτά. Το Shifton είναι το στρώμα του ανθρώπινου δυναμικού: ποιος έχει βάρδια σε ποιο κτίριο, ποιος είναι σε ετοιμότητα, ποιος κατέγραψε προσέλευση, πόσες ώρες δουλεύτηκαν και πόσες ήταν υπερωρίες.

Σχεδόν κάθε εταιρεία διαχείρισης τρέχει και τα δύο και ο διαχωρισμός είναι καθαρός. Η πλατφόρμα χαρτοφυλακίου κρατά τα κτίρια και τα χρήματα. Μια εφαρμογή προγραμματισμού για διαχειριστή ακινήτων κρατά τους ανθρώπους και τις ώρες. Οι ομάδες που έχουν και μεικτές εγκαταστάσεις θα βρουν το ίδιο σχήμα στη σελίδα μας για τη διαχείριση εγκαταστάσεων.

Πώς να διαλέξετε σύστημα προγραμματισμού που θα χρησιμοποιήσουν οι ομάδες πεδίου

Την υιοθέτηση την κρίνει το προσωπικό, όχι ο αγοραστής. Αν το πρόγραμμα στην εφαρμογή είναι κάθε φορά το πραγματικό πρόγραμμα, οι άνθρωποι σταματούν να τηλεφωνούν στο γραφείο για το σαββατοκύριακο. Αυτό σημαίνει αλλαγές που δημοσιεύονται σε όλους ταυτόχρονα, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας που λύνονται στο ίδιο σημείο με το πρόγραμμα και καταγεγραμμένες ώρες που ταιριάζουν με όσα δουλεύτηκαν.

Βοηθά αν το λογισμικό κάθεται δίπλα σε ό,τι ήδη χρησιμοποιείται. Το Usedesk, το Zapier, το Intercom και το QuickBooks συνδέονται από την οθόνη ενσωματώσεων, ώστε ώρες και αλλαγές κατάστασης να προχωρούν παρακάτω αντί να μένουν σε ένα σύστημα.

Κάτω από 10 μέλη ομάδας, το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει μια μικρή εταιρεία διαχείρισης ή ένα μεγάλο κτίριο. Τα μεγαλύτερα χαρτοφυλάκια περνούν σε πληρωμένα πλάνα με χρέωση ανά εργαζόμενο τον μήνα, με τον γεωεντοπισμό και τον τόπο εργασίας διαθέσιμους ως μονάδα επί πληρωμή. Ο στόχος δεν αλλάζει με το μέγεθος: κάθε κτίριο καλυμμένο, κάθε νύχτα εκτός ωραρίου με υπεύθυνο και ένα νούμερο ωρών για το οποίο δεν χρειάζεται να μαλώσει κανείς.