برنامج جدولة صيانة المباني لفرق المواقع

المبنى المدار جيد بقدر الأشخاص الواقفين فيه. أحدهم يفتح الأبواب، وأحدهم يغطي الاستقبال، وأحدهم يجول غرفة المعدات، وأحدهم يبقى قابلا للاتصال حين يفيض ماسورة صاعدة منتصف الليل. وزع ذلك على محفظة كاملة، فيتوقف الجزء الصعب عن كونه العمل نفسه ويصير معرفة من في المناوبة وأين. برنامج جدولة صيانة المباني هو ما يحول ذلك من مجموعة ترتيبات منفصلة إلى جدول واحد.

معظم الفرق تبدأ بجدول بيانات لكل مبنى. يصمد ذلك حتى أول يوم مرضي، وأول تعارض في الإجازات، وأول عطلة أسبوع احتاجت مهندسين اثنين بدل واحد. بعدها يقضي من يمسك المحفظة وقتا في إعادة بناء الجداول أكثر مما يقضيه في مراجعة المواقع.

ما الذي يجب أن يفعله برنامج جدولة صيانة المباني

أربع مهام تزن أكثر من غيرها. بناء أسبوع عبر عدة مبان بسرعة وتغييره دون إعادة رسم أي شيء. إبقاء العمل خارج ساعات الدوام والمناوبة الطارئة في تدوير عادل على الفريق. وضع الجدول الحالي على كل هاتف، لأن موظفي المواقع في الممرات وغرف المعدات لا خلف مكتب. وتسجيل ما جرى العمل به فعلا، لأن الساعات المدفوعة وفترات الراحة والتأخير هي الأرقام التي يجري الاعتراض عليها.

تطبيق جدولة لإدارة العقارات ينجز تلك المهام الأربع يساوي أكثر من قائمة ميزات أطول. وهو أيضا الفرق بين حارس مبنى يتحقق من هاتفه وآخر يتصل بالمكتب كل مساء أحد.

أسبوع المحفظة يركب من بضع قطع متكررة:

• تغطية نهارية ثابتة للاستقبال والنظافة وهندسة الموقع
• مناوبات أمن ليلية وفي عطلة الأسبوع تمتد عبر منتصف الليل
• جولات مخططة وفحوص متكررة تعاد أسبوعا بعد أسبوع
• مناوبة طارئة تدور بين المهندسين القادرين على الحضور بمهلة قصيرة

وحين تجلس هذه الأربع على الشبكة نفسها بدل أربعة ملفات منفصلة، يتوقف الجدول عن الاعتماد على ذاكرة أحد.

حراس المباني وعمال النظافة والأمن على جدول واحد

المحفظة يشغلها عدة مهن نادرا ما تتداخل. فرق النظافة تبدأ قبل فتح المبنى، والأمن يعمل طوال الليل، والمهندسون ينفذون جولات نهارية، والاستقبال يغطي الساعات بينها. لكل واحدة نمطها وتكلفتها وتصورها عن اليوم العادي.

إبقاؤها كلها على شبكة واحدة، مع فصل المباني كمشاريع، يعني أن المدير يستطيع تخطيط موقع واحد بمعزل عن غيره ويرى مع ذلك إن كانت المحفظة مغطاة. المرشحات تقوم بالحصر. أما نظام جدولة موظفي العقارات الذي لا يفصل المواقع فيعيد كل شيء خلال شهر إلى ورقة واحدة غير قابلة للقراءة.

من قالب جدول الصيانة إلى جدول منشور

الصيانة المتكررة هي النصف المتوقع من العمل، ولهذا تبدأ فرق كثيرة من قالب جدول صيانة مبنى. القالب نقطة انطلاق جيدة ونظام تشغيل ضعيف: يقول ما ينبغي أن يحدث في أسبوع عادي ولا يقول شيئا عمن هو في إجازة ومن يغطي عنه وما الذي تغير يوم الثلاثاء.

قوالب الجداول المحفوظة تسد تلك الفجوة. الأسبوع الذي أثبت نجاحه في مبنى يعاد استخدامه بدل إعادة بنائه، ثم يعدل للعطلات والغيابات قبل نشره. تبقى الخطة قابلة للتكرار، وتبقى الاستثناءات ظاهرة بدل أن تعيش في رأس مدير واحد.

المناوبة الطارئة والتغطية خارج ساعات العمل عبر المحفظة

العمل خارج ساعات الدوام هو المكان الذي يصطدم فيه الإنصاف بالتغطية. عليه أن يدور بالتساوي، والناس يحتاجون معرفة أي ليال تخصهم قبل أسابيع، والتبديلات يجب أن تسجل في مكان غير محادثة جماعية.

وحين تخطط المناوبة الطارئة كمناوبات على التقويم نفسه المستخدم للعمل النهاري تصير شيئا يمكن تفقده. الليالي التي لم يأخذها أحد تبقى في صف المناوبات المفتوحة وتصل إلى الفريق كله دفعة واحدة بدل أن تنتقل عبر قائمة اتصال. وتضاف تغطية نهاية متأخرة أو بداية مبكرة إلى الشبكة نفسها، فيرى الجميع التغيير لحظة نشره. وهذا معظم ما يطلب من برنامج القوى العاملة في إدارة العقارات في ليلة صعبة.

الإجازات تشد في الاتجاه نفسه. الإجازة المطلوبة عبر التطبيق تجلس بجانب الجدول، فمن يخطط لشهر أغسطس يرى من هو محجوز خارج العمل قبل أن يلزم مبنى بتغطية متواصلة.

المناصب ومستويات الوصول وقائمة يراها المكتب الرئيسي

الجدول موثوق بقدر ما تكون القائمة التي وراءه موثوقة. كل شخص يحمل منصبا ومستوى صلاحية ورقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني ومنطقة زمنية، فيعرف المدير من يمكن وضعه في مناوبة قبل إنشائها. المتعاقدون والموظفون الموسميون يضافون فرديا أو يستوردون دفعة واحدة، ويدعون بالبريد الإلكتروني، وتبقى حالة حساباتهم ظاهرة حتى تقبل الدعوة.

مستويات الوصول تصبح مهمة متى كبرت المحفظة. مدير الموقع يحتاج بناء جدول مبناه ونشره. المكتب الرئيسي يحتاج النظر عبرها كلها. ضبط ذلك لكل شخص، بدل تداول ملف بين الأيدي، هو ما يبقي أداة جدولة صيانة المباني قابلة للاستخدام عند عشرين مبنى لا عند مبنيين.

فترات الراحة والتبديلات والمناوبة التي تتغير في يومها

الخطط تتحرك. تؤخذ استراحة متأخرة عن المخطط لأن مهندس المصاعد وصل متأخرا، وتسلم مناوبة أمن ليلية من 19:00 إلى 02:00 لشخص آخر، ويبدأ عامل نظافة صباحي مبكرا. كل واحدة من هذه قابلة للتحرير في عرض اليوم، مع تسجيل بداية ونهاية مخططتين مقابل الأوقات الفعلية، فيعكس السجل المناوبة التي حدثت لا المناوبة التي كتبت.

التبديلات تعالج في المكان نفسه. يمكن أيضا إرفاق مهام بمناوبة، وهكذا تسافر الجولة أو الفحص المتكرر مع الشخص الذي ينفذه، وأدوات إدارة المهام لدينا تغطي ذلك الجانب بتفصيل أكبر.

أين تنتهي منصات المحفظة ويبدأ جدول الموظفين

نتائج البحث تخلط منتجين لا يكاد يجمع بينهما شيء، فيستحق الأمر وضوحا. برامج إدارة العقارات التجارية تدير عقود الإيجار والإيجارات والجانب المالي للمحفظة، ويشتريها قسم آخر من الشركة، ولا يفعل Shifton شيئا من ذلك. يمثل Shifton طبقة القوى العاملة: من مجدول في أي مبنى، ومن في المناوبة الطارئة، ومن سجل حضوره، وكم ساعة عملت وكم منها إضافي.

تكاد كل شركة إدارة تشغل الاثنين، والفصل بينهما واضح. منصة المحفظة تملك المباني والمال. أما تطبيق جدولة مدير العقارات فيملك الأشخاص والساعات. والفرق التي تدير مواقع مرافق مختلطة ستجد الشكل نفسه في صفحة إدارة المرافق لدينا.

كيف تختار نظام جدولة ستستخدمه فرق مواقعك

التبني يقرره الموظفون لا المشتري. إذا كان الجدول في التطبيق هو الجدول الحقيقي كل مرة، توقف الناس عن الاتصال بالمكتب للسؤال عن عطلة الأسبوع. وهذا يعني تغييرات تنشر للجميع دفعة واحدة، وطلبات توافر وإجازات تعالج في المكان نفسه الذي فيه الجدول، وساعات مسجلة تطابق ما عمل فعلا.

ويساعد أن يقف البرنامج إلى جانب ما هو مستخدم أصلا. تتصل أنظمة Usedesk وكذلك Zapier وكذلك Intercom، بالإضافة إلى QuickBooks، من شاشة التكاملات، فتنتقل الساعات وتغييرات الحالة إلى ما بعدها بدل أن تبقى في نظام واحد.

دون 10 أعضاء في الفريق يكون Shifton مجانيا دون حد زمني، وهذا يكفي شركة إدارة صغيرة أو مبنى واحدا كبيرا. المحافظ الأكبر تنتقل إلى خطط مدفوعة تحسب لكل موظف شهريا، مع تحديد الموقع الجغرافي وموقع العمل كوحدة مدفوعة. الهدف لا يتغير مع الحجم: كل مبنى مغطى، وكل ليلة خارج ساعات الدوام يملكها شخص محدد، ورقم ساعات لا يحتاج أحد إلى الجدال حوله.