Obyekt komandaları üçün bina baxımı cədvəli proqramı

İdarə olunan bina içindəki adamlar necədirsə, elədir. Kimsə qapıları açır, kimsə qəbulu örtür, kimsə texniki otağı dolanır, kimsə gecə yarısı stoyak sızanda əlçatan olur. Bunu bütün portfelə yayın və ən çətini işin özü yox, kimin harada növbədə olduğunu bilmək olur. Bina baxımı üçün cədvəl proqramı bunu ayrı-ayrı razılaşmalar yığınından tək bir cədvələ çevirir.

Əksər komandalar hər bina üçün bir cədvəl faylı ilə başlayır. O, ilk xəstəlik gününə, ilk məzuniyyət üst-üstə düşməsinə və bir yerinə iki mühəndis tələb edən ilk həftəsonuna qədər dayanır. Ondan sonra portfeli saxlayan adam obyektləri yoxlamaqdan çox cədvəlləri yenidən qurmağa vaxt sərf edir.

Bina baxımı üçün cədvəl proqramı nə etməlidir

Dörd iş qalanlarından ağır gəlir. Bir neçə bina üzrə həftəni sürətlə qurmaq və heç nəyi yenidən çəkmədən dəyişmək. Növbətçiliyi və iş saatlarından kənar işi komanda daxilində ədalətli növbələşdirmək. Cari cədvəli hər telefona qoymaq, çünki obyekt işçiləri masa arxasında yox, dəhlizlərdə və texniki otaqlardadır. Və həqiqətən nə işləndiyini qeyd etmək, çünki ödənilən saatlar, fasilələr və gecikmələr mübahisə doğuran rəqəmlərdir.

Bu dörd işi görən əmlak idarəetməsi üçün cədvəl tətbiqi uzun funksiya siyahısından daha dəyərlidir. Bu həm də telefonuna baxan bina xidmətçisi ilə hər bazar axşamı ofisə zəng edən xidmətçi arasındakı fərqdir.

Portfel həftəsi bir neçə təkrarlanan hissədən yığılır:

• Qəbul, təmizlik və obyekt texnikası üçün sabit gündüz örtüyü
• Gecə yarısını keçən gecə və həftəsonu mühafizə növbələri
• Həftədən həftəyə təkrarlanan planlı dolanmalar və yoxlamalar
• Qısa müddətdə gələ bilən mühəndislər arasında növbələşən növbətçilik

Bu dördü dörd ayrı faylda deyil, eyni şəbəkədə oturandan sonra cədvəl kiminsə yaddaşından asılı olmaqdan çıxır.

Bina xidmətçiləri, təmizlikçilər və mühafizə bir cədvəldə

Portfeldə nadir hallarda üst-üstə düşən bir neçə ixtisas işləyir. Təmizlik komandaları bina açılmazdan əvvəl başlayır, mühafizə gecə işləyir, mühəndislər gündüz dolanmalarını edir, qəbul isə aradakı saatları örtür. Hər birinin öz ritmi, öz xərci və normal gün haqqında öz təsəvvürü var.

Hamısını eyni şəbəkədə saxlamaq, binaları isə layihə kimi ayrı tutmaq menecerə bir obyekti təkbaşına planlaşdırmaq və eyni zamanda portfelin örtüldüyünü görmək imkanı verir. Daraltmanı filtrlər edir. Obyektləri ayıra bilməyən bina personalı cədvəl sistemi bir ay ərzində hər şeyi yenidən bir oxunmaz vərəqə qaytarır.

Baxım cədvəli şablonundan dərc olunmuş cədvələ

Təkrarlanan baxım işin proqnozlaşdırıla bilən yarısıdır, elə buna görə bu qədər komanda bina baxımı cədvəli şablonundan başlayır. Şablon yaxşı başlanğıc nöqtəsi və zəif iş sistemidir: o, normal həftədə nə olmalı olduğunu deyir və kimin işdə olmadığı, kimin əvəz etdiyi və ya çərşənbə axşamı nəyin dəyişdiyi barədə heç nə demir.

Yadda saxlanmış cədvəl şablonları bu boşluğu bağlayır. Bina üçün özünü doğrultmuş həftə yenidən qurulmaq əvəzinə təkrar istifadə olunur, sonra dərcdən əvvəl bayramlara və işə çıxmamalara görə tənzimlənir. Plan təkrarlana bilən qalır, istisnalar isə bir menecerin yaddaşında deyil, görünən yerdə qalır.

Portfel üzrə növbətçilik və iş saatlarından kənar örtük

İş saatlarından kənar iş ədalətlə örtüyün toqquşduğu yerdir. O, bərabər növbələşməlidir, adamlar hansı gecələrin onlara düşdüyünü həftələr əvvəldən bilməlidir, dəyişmələr isə qrup söhbətindən başqa bir yerdə qeyd olunmalıdır.

Gündüz işi ilə eyni təqvimdə növbə kimi planlaşdırılanda növbətçilik yoxlaya biləcəyiniz bir şeyə çevrilir. Heç kimin götürmədiyi gecələr açıq növbələr sətrində qalır və zəng siyahısı ilə aşağı getmək əvəzinə bütün komandaya eyni anda çatır. Gec bitmə və ya erkən başlama üçün örtük eyni şəbəkəyə əlavə olunur və dərc edilən anda dəyişikliyi hamı görür. Ağır bir gecədə əmlak idarəetməsi üçün işçi qüvvəsi proqramından istənilənin böyük hissəsi elə budur.

Məzuniyyət də eyni istiqamətə çəkir. Tətbiq vasitəsilə göndərilən məzuniyyət sorğusu cədvəlin yanında dayanır, beləliklə avqustu planlaşdıran adam binanı fasiləsiz örtüyə bağlamazdan əvvəl kimin artıq getdiyini görür.

Vəzifələr, giriş səviyyələri və mərkəzi ofisin gördüyü siyahı

Cədvəl arxasındakı siyahı nə qədər etibarlıdırsa, o qədər etibarlıdır. Hər adamın vəzifəsi, səlahiyyət səviyyəsi, telefon nömrəsi, e-poçt ünvanı və saat qurşağı var, buna görə menecer növbəni yaratmazdan əvvəl kimin ora qoyula biləcəyini bilir. Podratçılar və mövsümi işçilər ayrıca əlavə olunur və ya toplu idxal edilir, e-poçtla dəvət olunur və dəvət qəbul edilənə qədər onların hesab statusu görünən qalır.

Portfel böyüdükcə giriş səviyyələri əhəmiyyət kəsb etməyə başlayır. Obyekt meneceri öz binasının cədvəlini qurub dərc etməlidir. Mərkəzi ofis hamısına baxa bilməlidir. Bunun faylı əldən-ələ ötürmək əvəzinə hər adam üçün ayrıca təyin olunması bina baxımı cədvəl alətini iki yox, iyirmi binada da istifadəyə yararlı saxlayır.

Fasilələr, dəyişmələr və elə həmin gün dəyişən növbə

Planlar tərpənir. Lift mühəndisi gec gəldiyi üçün fasilə planlaşdırılandan sonra götürülür, saat 19:00-dan 02:00-a qədər gecə mühafizə növbəsi başqasına verilir, səhər təmizlikçisi tez başlayır. Bunların hər biri gün görünüşündə redaktə olunur, planlaşdırılmış başlanğıc və son isə faktiki vaxtların yanında qeyd edilir, beləliklə qeyd yazılan növbəni yox, baş verən növbəni əks etdirir.

Dəyişmələr də eyni yerdə aparılır. Növbəyə tapşırıqlar da bağlana bilər, beləcə dolanma və ya təkrarlanan yoxlama onu yerinə yetirən adamla birlikdə gedir və bizim tapşırıq idarəetməsi alətlərimiz bu tərəfi daha ətraflı əhatə edir.

Portfel platformaları harada bitir və işçi cədvəli harada başlayır

Axtarış nəticələri demək olar heç bir ortaq cəhəti olmayan iki məhsulu qarışdırır, ona görə açıq demək lazımdır. Kommersiya daşınmaz əmlakının idarə edilməsi proqramı icarə müqavilələrini, kirayə haqlarını və portfelin maliyyə tərəfini aparır, onu biznesin başqa bölməsi alır və Shifton bunların heç birini etmir. Shifton işçi qüvvəsi qatıdır: hansı binada kim cədvələ salınıb, kim növbətçidir, kim işə gəlişini qeyd edib, neçə saat işlənib və onun neçəsi əlavə saatdır.

Demək olar hər idarəedici şirkət hər ikisini işlədir və bölgü təmizdir. Portfel platforması binalara və pula sahibdir. Əmlak menecerinin cədvəl tətbiqi adamlara və saatlara sahibdir. Qarışıq təsisatları da aparan komandalar eyni quruluşu təsisat idarəetməsi səhifəmizdə tapacaq.

Obyekt komandalarının həqiqətən işlədəcəyi cədvəl sistemini necə seçmək

Qəbulu alıcı yox, işçilər həll edir. Tətbiqdəki cədvəl hər dəfə əsl cədvəldirsə, adamlar həftəsonu üçün ofisə zəng etməyi dayandırır. Bu, dəyişikliklərin hamıya eyni anda dərc olunmasını, əlçatanlıq və məzuniyyət sorğularının cədvəllə eyni yerdə həll olunmasını və qeyd olunan saatların işlənənə uyğun gəlməsini tələb edir.

Proqramın artıq istifadə olunanın yanında dayanması kömək edir. Usedesk, Zapier, Intercom və QuickBooks inteqrasiyalar ekranından qoşulur, beləliklə saatlar və status dəyişiklikləri bir sistemdə oturub qalmaq əvəzinə irəli gedir.

10 komanda üzvündən az olduqda Shifton vaxt məhdudiyyəti olmadan pulsuzdur, bu da kiçik idarəedici şirkəti və ya bir böyük binanı əhatə edir. Daha böyük portfellər ayda bir işçi üzrə hesablanan ödənişli planlara keçir, geolokasiya və iş yeri isə ödənişli modul kimi əlçatandır. Hədəf ölçü ilə dəyişmir: hər bina örtülü, iş saatlarından kənar hər gecə konkret adama bağlı və heç kimin mübahisə etməyəcəyi saat rəqəmi.