Dienstplan Software für Hausverwaltungen und Objektteams

Ein betreutes Objekt ist nur so gut wie die Menschen, die darin stehen. Jemand schließt auf, jemand besetzt den Empfang, jemand geht durch die Technikzentrale, jemand ist erreichbar, wenn um Mitternacht ein Strang leckt. Verteilen Sie das über ein Portfolio, und das Schwierige ist nicht mehr die Arbeit selbst, sondern zu wissen, wer wo Dienst hat. Eine Dienstplan Software für Hausverwaltungen macht aus lauter Einzelabsprachen einen Plan.

Die meisten Teams starten mit einer Tabelle je Objekt. Sie hält bis zum ersten Krankheitsfall, zur ersten Urlaubskollision und zum ersten Wochenende, an dem zwei Techniker statt einem nötig waren. Danach verbringt die Person mit dem Portfolio mehr Zeit damit, Dienstpläne neu zu bauen, als Objekte zu begehen.

Was eine Dienstplan Software für Hausverwaltungen leisten muss

Vier Aufgaben zählen mehr als der Rest. Eine Woche über mehrere Objekte schnell aufbauen und ändern, ohne alles neu zu zeichnen. Bereitschaft und Dienste außerhalb der Regelzeiten fair im Team rotieren lassen. Den aktuellen Plan auf jedes Telefon bringen, denn Objektpersonal steht in Fluren und Technikräumen und nicht am Schreibtisch. Und festhalten, was tatsächlich geleistet wurde, weil bezahlte Stunden, Pausen und Verspätungen die Zahlen sind, über die gestritten wird.

Eine App für die Personaleinsatzplanung in der Objektbetreuung, die diese vier Punkte beherrscht, ist mehr wert als eine längere Funktionsliste. Sie ist auch der Unterschied zwischen einem Hausmeister, der aufs Telefon schaut, und einem, der jeden Sonntagabend im Büro anruft.

Eine Portfoliowoche setzt sich aus wenigen wiederkehrenden Teilen zusammen:

• Feste Tagesbesetzung für Empfang, Reinigung und Objekttechnik
• Nacht- und Wochenendschichten der Sicherheit, die über Mitternacht laufen
• Geplante Rundgänge und wiederkehrende Kontrollen, Woche für Woche
• Rufbereitschaft, die zwischen den kurzfristig verfügbaren Technikern rotiert

Sobald diese vier Teile im selben Raster liegen statt in vier getrennten Dateien, hängt der Plan nicht mehr am Gedächtnis einer Person.

Hausmeister, Reinigung und Sicherheit in einem Plan

Ein Portfolio wird von mehreren Gewerken betreut, die sich kaum überschneiden. Die Reinigung beginnt vor Öffnung des Hauses, die Sicherheit arbeitet nachts, Techniker gehen tagsüber ihre Runden, und der Empfang deckt die Stunden dazwischen ab. Jede Gruppe hat ihren eigenen Rhythmus, ihre eigenen Kosten und ihre eigene Vorstellung von einem normalen Tag.

Liegen alle in einem Raster und sind die Objekte als Projekte getrennt, plant eine Leitung ein Haus für sich und sieht trotzdem, ob das Portfolio besetzt ist. Das Eingrenzen übernehmen Filter. Ein System zur Personalplanung in der Objektbetreuung, das Standorte nicht trennen kann, zwingt binnen eines Monats alles zurück in ein unlesbares Blatt.

Von der Wartungsplan Vorlage zum veröffentlichten Dienstplan

Die wiederkehrende Instandhaltung ist die planbare Hälfte der Arbeit, deshalb starten so viele Teams mit einer Vorlage für den Wartungsplan eines Objekts. Eine Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt und ein schlechtes Betriebssystem: sie sagt, was in einer normalen Woche passieren soll, und nichts darüber, wer frei hat, wer vertritt und was sich am Dienstag geändert hat.

Gespeicherte Planvorlagen schließen diese Lücke. Eine bewährte Woche für ein Objekt wird wiederverwendet statt neu gebaut und vor der Veröffentlichung an Feiertage und Abwesenheiten angepasst. Der Plan bleibt wiederholbar, und die Ausnahmen bleiben sichtbar, statt im Kopf einer Leitung zu wohnen.

Bereitschaft und Dienste außerhalb der Regelzeiten im Portfolio

Beim Dienst außerhalb der Regelzeiten stoßen Fairness und Besetzung aufeinander. Er muss gleichmäßig rotieren, die Leute müssen Wochen im Voraus wissen, welche Nächte ihnen gehören, und Tausche müssen anderswo festgehalten werden als in einem Gruppenchat.

Als Schichten im selben Kalender wie die Tagarbeit geplant, wird Bereitschaft zu etwas, das man prüfen kann. Nächte, die niemand genommen hat, stehen in der Zeile der offenen Schichten und erreichen das ganze Team auf einmal, statt eine Anrufliste hinunterzuwandern. Eine Vertretung für ein spätes Ende oder einen frühen Beginn kommt ins selbe Raster, und alle sehen die Änderung, sobald sie veröffentlicht ist. Das ist das meiste, was von einer Workforce Software für die Objektbetreuung in einer schlechten Nacht verlangt wird.

Der Urlaub zieht in dieselbe Richtung. Ein über die App gestellter Urlaubsantrag liegt neben dem Plan, sodass die planende Person im August sieht, wer schon weg ist, bevor sie einem Objekt durchgehende Besetzung zusagt.

Positionen, Zugriffsrechte und eine Personalliste für die Zentrale

Der Plan ist nur so verlässlich wie die Liste dahinter. Jede Person trägt eine Position, eine Berechtigungsstufe, eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse und eine Zeitzone, sodass eine Leitung vor dem Anlegen einer Schicht weiß, wer eingeteilt werden kann. Dienstleister und Saisonkräfte werden einzeln angelegt oder als Liste importiert, per E-Mail eingeladen, und ihr Kontostatus bleibt sichtbar, bis die Einladung angenommen ist.

Zugriffsrechte zählen, sobald ein Portfolio wächst. Eine Objektleitung muss den Plan ihres Hauses bauen und veröffentlichen. Die Zentrale muss über alle schauen. Das personenweise zu setzen, statt eine Datei herumzureichen, hält ein Werkzeug für die Dienstplanung in der Objektbetreuung bei zwanzig Objekten nutzbar und nicht nur bei zwei.

Pausen, Tausch und die Schicht, die sich am Tag ändert

Pläne bewegen sich. Eine Pause wird später genommen, weil der Aufzugstechniker zu spät kam, eine Nachtschicht der Sicherheit von 19:00 bis 02:00 geht an jemand anderen, eine Reinigungskraft beginnt früher. All das lässt sich in der Tagesansicht bearbeiten, mit geplantem Beginn und Ende neben den tatsächlichen Zeiten, sodass der Eintrag die Schicht abbildet, die stattgefunden hat, und nicht die, die aufgeschrieben wurde.

Tausche laufen an derselben Stelle. An eine Schicht lassen sich zudem Aufgaben hängen, sodass ein Rundgang oder eine wiederkehrende Kontrolle mit der ausführenden Person mitreist, und unsere Werkzeuge für die Aufgabenverwaltung decken diese Seite ausführlicher ab.

Wo die Portfolioplattformen enden und der Dienstplan beginnt

Die Suchergebnisse mischen zwei Produkte, die fast nichts gemeinsam haben, deshalb sei es deutlich gesagt. Kommerzielle Software für die Immobilienverwaltung führt Mietverträge, Mieten und die Finanzseite eines Portfolios, sie wird von einem anderen Teil des Unternehmens gekauft, und Shifton macht nichts davon. Shifton ist die Personalebene: wer in welchem Objekt eingeteilt ist, wer Bereitschaft hat, wer eingestempelt hat, wie viele Stunden geleistet wurden und wie viele davon Überstunden waren.

Fast jede Hausverwaltung betreibt beides, und die Trennung ist sauber. Die Portfolioplattform besitzt die Gebäude und das Geld. Eine App für die Dienstplanung in der Objektbetreuung besitzt die Menschen und die Stunden. Teams, die zusätzlich gemischte Liegenschaften betreuen, finden dieselbe Struktur auf unserer Seite zum Facility Management.

Ein Planungssystem wählen, das Ihre Objektteams nutzen

Über die Einführung entscheidet das Personal, nicht der Einkauf. Wenn der Plan in der App jedes Mal der echte Plan ist, hören die Leute auf, wegen des Wochenendes im Büro anzurufen. Das heißt: Änderungen werden allen gleichzeitig veröffentlicht, Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge laufen dort, wo auch der Plan liegt, und die erfassten Stunden passen zu dem, was gearbeitet wurde.

Es hilft, wenn die Software neben dem steht, was ohnehin genutzt wird. Usedesk, Zapier, Intercom und QuickBooks werden vom Integrationsbildschirm aus verbunden, sodass Stunden und Statusänderungen weiterwandern, statt in einem System liegen zu bleiben.

Unter 10 Teammitgliedern ist Shifton kostenlos, ohne zeitliche Begrenzung, was für eine kleine Hausverwaltung oder ein einzelnes großes Objekt reicht. Größere Portfolios wechseln zu kostenpflichtigen Tarifen, abgerechnet pro Mitarbeiter und Monat, mit Geolokalisierung und Arbeitsorten als kostenpflichtigem Modul. Das Ziel ändert sich mit der Größe nicht: jedes Objekt besetzt, jede Nacht außerhalb der Regelzeiten einer Person zugeordnet und eine Stundenzahl, über die niemand streiten muss.