Softver za raspored smjena u hotelu za svaki odjel

Hotel je nekoliko poslova koji dijele istu zgradu, a raspored je mjesto na kojem se sudaraju. Sobarice pokreću odjave, recepciju prijave, tehničku službu ono što se pokvarilo tijekom noći, a noćnu ekipu jednostavna činjenica da netko mora biti budan. Softver za raspored smjena u hotelu mora držati sve te obrasce istodobno i ipak dopustiti dežurnom menadžeru da subotu popravi u pet minuta.

Rad je istodobno najveća stavka troška koju hotel stvarno može pomicati iz tjedna u tjedan. Kada raspored živi u tablici, prekoračenje se vidi tek nakon obračuna plata, a u tom trenutku odluke koje su ga uzrokovale stare su tri tjedna.

Što softver za raspored smjena u hotelu mora pogoditi

Četiri stvari nose većinu vrijednosti. Brzo složiti cijeli tjedan kroz više odjela. Držati sate svake osobe unutar ugovora i zakonskih granica već pri dodjeli, a ne otkrivati prekršaj kasnije. Doći do tima na mobitel u trenutku kada se nešto promijeni. I prikazati sate u razinama u kojima će biti plaćeni, kako bi noćna i praznična pokrivenost bila poznat trošak.

Shifton je izgrađen oko tih četiriju točaka: dnevni, tjedni i mjesečni prikaz, predlošci smjena, automatska raspodjela po potražnji, otvorene smjene, zamjene, dostupnost i zahtjevi za slobodne dane, mobilna evidencija radnog vremena i izvještavanje o satnicama. To je softver za upravljanje radnom snagom u hotelu namijenjen ljudskoj strani poslovanja i ne dira sobe, cijene ni rezervacije.

Isti se zahtjev zapisuje na različite načine. Vlasnici traže sustav za upravljanje hotelskim osobljem, dežurni menadžeri žele softver za rasporede smjena, a financije žele da trošak plata prestane skakati bez najave. Softver za raspoređivanje zaposlenika hotela mora odgovoriti svima trima iz jedne mreže, inače postaje još jedna kartica koju nitko ne otvara.

Sobarice su najteži raspored u zgradi

Sobarice se raspoređuju prema opsegu posla koji se mijenja svakodnevno i potvrđuje se tek prethodne večeri. Sektori moraju biti izbalansirani, nadzornik mora biti u svakoj smjeni, a cijeli plan može biti pogrešan u devet ujutro ako se jedan kat neočekivano isprazni.

Težinu nose dva mehanizma. Predlošci drže vaše stvarne obrasce, pa tjedan počinje od poznatog oblika, a ne od prazne mreže, i upravo to ljudi zapravo traže kada upisuju predložak rasporeda sobarica ili predložak rasporeda hotelskog domaćinstva. Otvorene smjene pretvaraju dodatne sobe u posao koji tim preuzima u aplikaciji, umjesto da nadzornica obilazi telefone. Softver za raspored sobarica koji te dvije stvari riješi kako treba uklanja većinu jutarnje jurnjave, a tekući zbroj sati uz svako ime sprječava da ista tri čovjeka upiju svaki dodatni sektor.

Praktični test softvera za raspored hotelskog domaćinstva jest što se dogodi u 08.30 kada je lista već pogrešna. Prebacivanje sektora traje nekoliko sekundi, sobarica koje se to tiče dobije obavijest, a aplikacija s rasporedom na njezinu mobitelu prikaže promjenu bez da bilo tko nešto ispisuje. Softver koji proizvodi samo dokument riješio je laganu polovicu problema.

Recepcija, noćni audit i rotacije 24/7

Recepcija se nikada ne zatvara, pa je njezin raspored rotacija, a ne tjedan. Jutarnje, popodnevne i noćne smjene slažu se na isti dan, noćni blok ide preko ponoći, a u svakoj smjeni mora biti prisutna određena razina ovlasti. U Shiftonu smjene bilo koje dužine mogu prelaziti ponoć i broje se na točan dan i točnu razinu satnice, a uloga svake osobe stoji uz njezino ime u mreži, pa je smjena bez nadzornika očita još prije objave. Predložak rasporeda recepcije primijenjen unaprijed drži rotaciju dosljednom, predložak se može spremiti za svaki objekt, a zamjene među zaposlenicima i dalje prolaze kroz potvrdu menadžera. Softver za raspored smjena u hotelu koji ne zna ispravno izraziti noćni blok pogrešno će prikazivati sate svakog tjedna.

Raspoređivanje prema popunjenosti, ne prema navici

Većina rasporeda kopira se od prošlog tjedna, što znači da su popunjeni za popunjenost prošlog tjedna. To je pojedinačno najveći izvor izbježivog troška rada u hotelu: previše ljudi u miran utorak, premalo u pun petak i sati s dodacima koji pokrivaju razliku. Hoteli s konferencijskim i banketnim prostorima to kolebanje osjećaju jače, a za takve objekte zasebno opisujemo raspoređivanje osoblja na sajmištu.

Shifton vam omogućuje da zabilježite očekivanu potražnju za svaki datum i svaki sat, definirate predloške koje koristite i generirate raspored prema toj krivulji. Prekovremeni rad postaje pravilo, a ne nezgoda: blokirajte ga, dopustite ga ili zatražite potvrdu prije nego netko prijeđe svoj limit. Ovdje softver za planiranje radne snage u hotelu zaslužuje svoju licencu, jer dijeljeni kalendar nema pojma koliko posla stane u jedan sat.

Sezonski vrhovi i osoblje koje se mijenja

Sezonsko zapošljavanje u hotelu znači brzo uvođenje ljudi i raspored koji se može pročitati bez obuke. Novi zaposlenici pozivaju se e-poštom, pojavljuju se na listi tima sa svojim radnim mjestom i razinom pristupa te u aplikaciji vide samo svoje smjene. Dostupnost se od svake osobe skuplja kao kalendar, a ne kao razgovor, pa se student s fiksnim predavanjima ili sezonski radnik koji se vraća raspoređuju oko onoga što su stvarno naveli.

Predlošci su i tu važni. Vršni tjedan uglavnom je vršni tjedan od prošle godine s drugim imenima, a spremljen predložak hotelskog rasporeda pretvara dvodnevnu izgradnju u jedno popodne. Zadržati predložak rasporeda iz prošle sezone vrijedi više od bilo koliko planiranja s prazne mreže.

Noćni, vikend i praznični dodaci u trošku plata

Ista smjena košta različito ovisno o tome kada pada, pa raspored koji po satima izgleda uravnoteženo može biti ozbiljno neuravnotežen po trošku. Izvještaji o satnicama razdvajaju razdoblje na osnovnu satnicu, noćnu, noćnu i vikend te prazničnu razinu, po osobi i po odjelu, i stoje u istom panelu uz izvještaje o radnim satima, stanju godišnjeg, budžetu i kašnjenjima. Naša stranica izvještaji navodi što svaki od njih vraća. Dodajte podatke o prijavi i odjavi i softver za evidenciju radnog vremena u hotelu prestaje biti mjesečna rekonstrukcija s papira. Bonusi i odbici bilježe se na smjenu na kojoj su nastali, pa i korekcija tri tjedna kasnije ima trag za sobom.

Jedan objekt ili grupa

Jedan hotel treba brzinu i ništa više. Grupa treba objekte odvojene, direktore koji vide samo svoj i zbrojeve koji se skupljaju za vlasnika. Shifton pokriva oboje bez mijenjanja proizvoda: projekti i rasporedi razdvajaju objekte i odjele, dopuštenja odlučuju tko što uređuje, a osoblje koje se dijeli između lokacija vidi jedan kalendar. Zahtjevi butik hotela i zahtjevi na razini grupe stoje na istoj osnovi smjena, predložaka, dostupnosti i sati, pa se sustav za raspoređivanje u hotelu koji radi za jedan objekt obično širi bez migracije. Sustav za upravljanje radnom snagom u hotelu isti je proizvod s više projekata u sebi, a softver koji nameće drugi račun po lokaciji stvara posao umjesto da ga skida. Operateri koji vode i objekte izvan smještaja mogu usporediti širu stranicu raspoređivanje osoblja u ugostiteljstvu.

Što testirati prije odluke

Prije odluke provucite bilo koju hotelsku aplikaciju za rasporede kroz jedan stvarni tjedan. Složite sobarice, recepciju i noći od nule i izmjerite vrijeme. Unesite noćnu smjenu i provjerite broji li se na točan dan po točnoj satnici. Namjerno nekoga potisnite preko njegova limita sati i pogledajte hoćete li dobiti upozorenje. Zatim izvucite izvještaje i potvrdite da su sati s dodacima odvojeni, a ne zbrojeni u jedno, jer to je broj o kojem će direktora netko pitati.

Shifton je besplatan za do deset članova tima bez vremenskog ograničenja, što u cijelosti pokriva mali objekt, a plaćeni paketi obračunavaju se po zaposleniku mjesečno kako tim raste; stranica s cijenama pokazuje gdje stoji koji modul. Uvezite tim, složite tjedan jednog odjela, objavite ga i vidite koliko administracije oko rasporeda nestane.