โปรแกรมจัดตารางกะพนักงานโรงแรมสำหรับทุกแผนก

โรงแรมคือธุรกิจหลายอย่างที่ใช้อาคารเดียวกัน และตารางกะคือจุดที่ทั้งหมดชนกัน งานแม่บ้านถูกขับด้วยยอดเช็คเอาต์ แผนกต้อนรับถูกขับด้วยยอดเช็คอิน ช่างซ่อมบำรุงถูกขับด้วยสิ่งที่เสียในคืนก่อน และทีมกลางคืนถูกขับด้วยข้อเท็จจริงง่าย ๆ ว่าต้องมีคนตื่นอยู่ โปรแกรมจัดตารางกะพนักงานโรงแรมจึงต้องรับจังหวะทั้งหมดนี้ไว้พร้อมกัน และยังต้องให้ผู้จัดการเวรแก้วันเสาร์ให้เสร็จได้ในห้านาที

ค่าแรงยังเป็นรายการต้นทุนก้อนใหญ่ที่สุดที่โรงแรมขยับได้จริงในแต่ละสัปดาห์ เมื่อตารางกะอยู่ในสเปรดชีต ส่วนที่ใช้เกินจะเห็นก็หลังปิดเงินเดือนแล้ว และถึงตอนนั้นการตัดสินใจที่ทำให้เกินก็มีอายุสามสัปดาห์ไปแล้ว

สิ่งที่โปรแกรมจัดตารางกะพนักงานโรงแรมต้องทำให้ถูก

สี่เรื่องแบกคุณค่าเกือบทั้งหมดไว้ จัดสัปดาห์ให้ครบทุกแผนกได้เร็ว รักษาชั่วโมงของแต่ละคนให้อยู่ในกรอบสัญญาจ้างและกฎหมายตั้งแต่ตอนกำหนดกะ ไม่ใช่ไปพบว่าเกินทีหลัง ส่งถึงมือถือของทีมทันทีที่มีอะไรเปลี่ยน และรายงานชั่วโมงตามระดับที่จะจ่ายจริง เพื่อให้กะกลางคืนและวันหยุดกลายเป็นต้นทุนที่รู้ล่วงหน้า

Shifton ถูกสร้างขึ้นรอบสี่เรื่องนี้ มุมมองรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เทมเพลตกะ การกระจายอัตโนมัติตามความต้องการ กะเปิด การสลับกะ การแจ้งเวลาที่ว่างและการขอลา ระบบลงเวลาบนมือถือ และรายงานอัตราค่าจ้าง นี่คือซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนโรงแรมสำหรับด้านคนของงานปฏิบัติการ และไม่ได้ไปแตะห้องพัก ราคา หรือการจอง

ความต้องการเดียวกันถูกเขียนออกมาต่างกัน เจ้าของถามหาระบบบริหารพนักงานโรงแรม ผู้จัดการเวรอยากได้โปรแกรมตารางกะโรงแรม ฝ่ายการเงินอยากให้ค่าแรงหยุดขยับโดยไม่มีสัญญาณเตือน ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานโรงแรมต้องตอบทั้งสามฝ่ายจากตารางเดียว ไม่อย่างนั้นก็เป็นเพียงอีกแท็บที่ไม่มีใครเปิด

งานแม่บ้านคือตารางที่ยากที่สุดในตัวอาคาร

พนักงานทำความสะอาดห้องถูกจัดกะไปเจอปริมาณงานที่เปลี่ยนทุกวันและยืนยันได้แค่คืนก่อนหน้า โซนต้องแบ่งให้สมดุล ทุกกะต้องมีหัวหน้า และแผนทั้งหมดอาจผิดไปแล้วตอนเก้าโมงเช้าถ้าชั้นใดชั้นหนึ่งเช็คเอาต์พร้อมกันเกินคาด

สองกลไกแบกน้ำหนักนี้ไว้ เทมเพลตเก็บรูปแบบจริงของคุณ ทำให้สัปดาห์เริ่มจากรูปทรงที่รู้จักแล้วแทนตารางว่าง และนี่คือสิ่งที่คนต้องการจริง ๆ เมื่อค้นหาแบบฟอร์มตารางแม่บ้านหรือเทมเพลตตารางแม่บ้านโรงแรม กะเปิดเปลี่ยนห้องที่เพิ่มขึ้นให้เป็นงานที่ทีมกดรับได้เองในแอป แทนการให้หัวหน้านั่งโทรหาทีละคน โปรแกรมจัดตารางแม่บ้านที่ทำสองเรื่องนี้ได้ดีจะตัดความชุลมุนตอนเช้าออกไปได้เกือบหมด และยอดชั่วโมงสะสมข้างชื่อแต่ละคนก็กันไม่ให้คนสามคนเดิมดูดโซนเพิ่มไปทั้งหมด

บททดสอบจริงของโปรแกรมจัดตารางแม่บ้านโรงแรมคือสิ่งที่เกิดขึ้นตอนแปดโมงครึ่งเมื่อรายการที่ทำไว้ผิดไปแล้ว การย้ายโซนไปให้คนอื่นใช้เวลาไม่กี่วินาที พนักงานที่ได้รับผลกระทบได้รับการแจ้งเตือน และแอปตารางกะในมือถือแสดงการเปลี่ยนแปลงโดยไม่มีใครต้องพิมพ์อะไรออกมา โปรแกรมที่ผลิตออกมาได้แค่เอกสารนั้นแก้ปัญหาไปได้เพียงครึ่งที่ง่าย

แผนกต้อนรับ การตรวจสอบบัญชีกลางคืน และการหมุนเวร 24 ชั่วโมง

แผนกต้อนรับไม่เคยปิด ตารางของแผนกนี้จึงเป็นการหมุนเวรมากกว่าจะเป็นสัปดาห์ กะเช้า กะบ่าย และกะกลางคืนซ้อนกันในวันเดียว บล็อกกลางคืนคร่อมเที่ยงคืน และทุกกะต้องมีระดับอำนาจตัดสินใจอยู่ประจำ ใน Shifton กะความยาวเท่าใดก็คร่อมเที่ยงคืนได้และถูกนับในวันที่ถูกต้องและระดับค่าจ้างที่ถูกต้อง ตำแหน่งของแต่ละคนอยู่ข้างชื่อในตาราง กะที่ไม่มีหัวหน้าจึงเห็นชัดก่อนเผยแพร่ เทมเพลตกะของแผนกต้อนรับที่ใช้ต่อไปข้างหน้าช่วยให้การหมุนเวรคงเส้นคงวา เทมเพลตบันทึกแยกตามสาขาได้ และการสลับกะระหว่างพนักงานยังต้องผ่านการยืนยันของผู้จัดการ โปรแกรมจัดกะโรงแรมที่แสดงบล็อกกลางคืนไม่ถูกต้องจะรายงานชั่วโมงผิดทุกสัปดาห์

จัดคนตามอัตราการเข้าพัก ไม่ใช่ตามความเคยชิน

ตารางส่วนใหญ่ถูกคัดลอกจากสัปดาห์ก่อน ซึ่งหมายความว่าถูกจัดคนไว้ตามอัตราการเข้าพักของสัปดาห์ก่อน นี่คือแหล่งต้นทุนแรงงานที่เลี่ยงได้ก้อนใหญ่ที่สุดของโรงแรม คนเยอะเกินในวันอังคารที่เงียบ คนน้อยเกินในวันศุกร์ที่แน่น แล้วชั่วโมงค่าเพิ่มเข้ามาอุดช่องว่างโรงแรมที่มีพื้นที่ประชุมและจัดเลี้ยงจะเจอความผันผวนนี้แรงกว่า และสำหรับสถานที่แบบนั้นเราแยกอธิบายการจัดกำลังคนของศูนย์แสดงสินค้าไว้ต่างหาก

Shifton ให้คุณบันทึกความต้องการที่คาดไว้ของแต่ละวันและแต่ละชั่วโมง กำหนดเทมเพลตที่ใช้อยู่ และสร้างตารางตามเส้นความต้องการนั้น ค่าล่วงเวลาจึงกลายเป็นกฎ ไม่ใช่อุบัติเหตุ ปิดกั้นก็ได้ อนุญาตก็ได้ หรือบังคับให้ขออนุมัติก่อนที่ใครจะเกินเพดาน ตรงนี้คือจุดที่ซอฟต์แวร์วางกำลังคนโรงแรมพิสูจน์ค่าตัวเอง เพราะปฏิทินที่แชร์กันไม่มีความเข้าใจเลยว่าหนึ่งชั่วโมงบรรจุงานไว้มากเท่าใด

ช่วงพีคตามฤดูกาลและทีมที่หมุนเวียนตลอด

การจ้างพนักงานโรงแรมตามฤดูกาลหมายถึงการรับคนเข้าให้เร็วและมอบตารางที่อ่านได้โดยไม่ต้องอบรม พนักงานใหม่ถูกเชิญทางอีเมล ปรากฏในรายชื่อทีมพร้อมตำแหน่งและระดับสิทธิ์ และเห็นเฉพาะกะของตัวเองในแอป เวลาที่ว่างถูกเก็บจากแต่ละคนในรูปปฏิทินแทนการคุยปากเปล่า นักศึกษาที่มีคาบเรียนแน่นอนหรือพนักงานฤดูกาลที่กลับมาทำงานอีกครั้งจึงถูกจัดกะตามที่เขาแจ้งไว้จริง

เทมเพลตสำคัญในจุดนี้ด้วย สัปดาห์พีคส่วนใหญ่ก็คือสัปดาห์พีคของปีก่อนที่เปลี่ยนชื่อคน และเทมเพลตตารางพนักงานโรงแรมที่บันทึกไว้เปลี่ยนงานรื้อสร้างสองวันให้เหลือครึ่งวัน การเก็บเทมเพลตตารางของฤดูกาลก่อนไว้มีค่ามากกว่าการวางแผนจากตารางว่างเปล่าไม่ว่าจะทำมากแค่ไหน

ค่ากะกลางคืน สุดสัปดาห์ และวันหยุดในค่าแรงรวม

กะเดียวกันมีต้นทุนต่างกันตามช่วงเวลาที่ตกลง ตารางที่ดูสมดุลในแง่ชั่วโมงจึงอาจเอียงหนักในแง่ต้นทุน รายงานอัตราค่าจ้างแยกหนึ่งรอบออกเป็นอัตราพื้นฐาน กลางคืน กลางคืนบวกสุดสัปดาห์ และวันหยุด ทั้งรายคนและรายแผนก และวางอยู่ในแผงเดียวกับรายงานชั่วโมงทำงาน ยอดวันลาคงเหลือ งบประมาณ และการมาสาย หน้ารายงานของเราระบุว่าแต่ละรายงานให้ข้อมูลอะไร เพิ่มข้อมูลลงเวลาเข้าออกเข้าไป แล้วซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานของโรงแรมก็เลิกเป็นการประกอบข้อมูลจากกระดาษทุกเดือน เงินเพิ่มและเงินหักถูกบันทึกไว้ที่กะที่มันเกิดขึ้น การปรับย้อนหลังสามสัปดาห์จึงยังมีร่องรอยรองรับ

สาขาเดียวหรือเป็นเครือ

โรงแรมเดี่ยวต้องการแค่ความเร็ว ไม่ต้องอะไรมากกว่านั้น เครือโรงแรมต้องการให้แต่ละสาขาแยกกัน ต้องการให้ผู้จัดการทั่วไปเห็นเฉพาะสาขาของตัวเอง และต้องการยอดรวมที่ไหลขึ้นไปถึงเจ้าของ Shifton ครอบคลุมทั้งสองแบบโดยไม่ต้องเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ โปรเจกต์และตารางแยกสาขาและแผนกออกจากกัน สิทธิ์กำหนดว่าใครแก้อะไรได้ และพนักงานที่ใช้ร่วมกันหลายสาขาเห็นปฏิทินเดียว ความต้องการของโรงแรมบูทีคและความต้องการระดับเครือยืนอยู่บนฐานเดียวกันคือกะ เทมเพลต เวลาที่ว่าง และชั่วโมง จึงเป็นเหตุที่ระบบจัดตารางโรงแรมซึ่งใช้ได้กับสาขาเดียวมักขยายต่อได้โดยไม่ต้องย้ายระบบ ระบบบริหารกำลังคนโรงแรมก็คือผลิตภัณฑ์เดิมที่มีโปรเจกต์มากขึ้น และโปรแกรมที่บังคับให้เปิดบัญชีที่สองต่อหนึ่งสาขาคือการสร้างงานเพิ่ม ไม่ใช่ลดงาน ผู้ประกอบการที่ดูแลสถานที่นอกเหนือจากที่พักด้วยสามารถเทียบกับหน้าการจัดตารางกะร้านอาหารที่ครอบคลุมกว้างกว่า

สิ่งที่ควรทดสอบก่อนตัดสินใจ

ให้แอปจัดตารางโรงแรมตัวไหนก็ตามผ่านสัปดาห์จริงหนึ่งสัปดาห์ก่อนตัดสินใจ จัดแม่บ้าน แผนกต้อนรับ และกะกลางคืนจากศูนย์แล้วจับเวลาดู กรอกกะกลางคืนหนึ่งกะแล้วตรวจว่าถูกนับในวันที่ถูกต้องด้วยอัตราที่ถูกต้อง ดันใครคนหนึ่งให้เกินเพดานชั่วโมงโดยตั้งใจแล้วดูว่าได้รับคำเตือนหรือไม่ จากนั้นดึงรายงานออกมาและยืนยันว่าชั่วโมงค่าเพิ่มถูกแยกไว้ ไม่ได้รวมเป็นก้อนเดียว เพราะนั่นคือตัวเลขที่ผู้จัดการทั่วไปจะถูกถามถึง

Shifton ใช้ฟรีสำหรับสมาชิกทีมไม่เกินสิบคนโดยไม่มีกำหนดเวลา ซึ่งเพียงพอสำหรับสาขาขนาดเล็กทั้งสาขา และแพ็กเกจแบบชำระเงินคิดตามพนักงานหนึ่งคนต่อเดือนเมื่อทีมโตขึ้น หน้าราคาแสดงว่าแต่ละโมดูลอยู่จุดใด นำเข้าข้อมูลทีมของคุณ จัดตารางหนึ่งสัปดาห์ของหนึ่งแผนก เผยแพร่ออกไป แล้วดูว่างานธุรการเรื่องตารางกะหายไปมากเท่าใด