Програма графіків змін у готелі для всіх служб

Готель - це кілька різних бізнесів під одним дахом, і графік змін саме те місце, де вони стикаються. Господарську службу гонять виїзди, ресепшн - заїзди, технічну службу - те, що зламалося вночі, а нічну команду - простий факт: хтось має не спати. Програма для графіка змін у готелі зобовʼязана тримати всі ці ритми одночасно і при цьому дозволяти чергового менеджеру виправити суботу за пʼять хвилин.

Праця - це ще й найбільша стаття витрат, яку готель реально може змінити від тижня до тижня. Коли графік живе в таблиці, перевитрата стає видною тільки після розрахунку зарплати, а на той момент рішенням, які її створили, уже три тижні.

Що програма для графіка змін у готелі зобовʼязана робити правильно

Основну цінність несуть чотири речі. Швидко зібрати повний тиждень одразу по кількох службах. Тримати години кожної людини в межах договору і закону прямо під час розстановки, а не виявляти порушення потім. Дістати команду в телефонах тієї ж хвилини, коли щось змінилося. І показувати години в тих рівнях, за якими вони будуть оплачені, щоб нічне і святкове покриття стало відомою величиною.

Shifton побудований навколо цих чотирьох завдань: види за днем, тижнем і місяцем, шаблони змін, автоматичний розподіл під попит, відкриті зміни, обміни, доступність і заявки на відпустку, мобільний облік часу і звіти за ставками. Це система управління персоналом готелю для людей в операційному контурі, і вона не торкається номерів, тарифів і бронювань.

Одну й ту саму потребу записують різними словами. Власники просять систему управління персоналом готелю, чергові менеджери хочуть програму для графіка змін, а фінанси хочуть, щоб фонд оплати праці перестав рухатися без попередження. Програма для планування роботи працівників готелю має відповідати всім трьом запитам з однієї сітки, інакше вона перетворюється на ще одну вкладку, яку ніхто не відкриває.

Господарська служба - найскладніший графік у готелі

Покоївок ставлять під обсяг роботи, який змінюється щодня і підтверджується тільки ввечері напередодні. Ділянки потрібно збалансувати, старші мають бути в кожній зміні, а весь план може виявитися неправильним до девʼятої ранку, якщо поверх несподівано звільнився.

Основне навантаження несуть два механізми. Шаблони зберігають ваші реальні схеми, тому тиждень починається з відомої форми, а не з порожньої сітки, і саме це насправді шукають ті, хто запитує шаблон графіка прибирання або графік роботи покоївок у готелі. Відкриті зміни перетворюють додаткові номери на роботу, яку команда забирає в застосунку, замість того щоб старша обдзвонювала людей. Програма для планування прибирання, яка робить ці дві речі правильно, знімає більшу частину ранкової суєти, а поточна сума годин поряд із кожним іменем не дає трьом одним і тим самим людям забирати всі додаткові ділянки.

Практична перевірка програми для графіка покоївок - те, що відбувається о 08:30, коли аркуш уже не відповідає реальності. Перепризначити ділянку - питання секунд, потрібна покоївка отримує повідомлення, а застосунок із графіком у її телефоні показує зміну без жодної роздруківки. Програма, яка тільки випускає документ, розвʼязала легку половину задачі.

Ресепшн, нічний аудит і цілодобові ротації

Служба приймання не закривається, тому її графік - це ротація, а не тиждень. Ранкові, вечірні і нічні зміни складаються на один день, нічний блок іде через полуніч, і в кожній зміні потрібен певний рівень повноважень. У Shifton зміни будь-якої довжини можуть переходити через полуніч і потрапляти в потрібний день та потрібний рівень оплати, а посада кожної людини стоїть поряд з іменем у сітці, тому зміна без старшого помітна до публікації. Шаблон графіка ресепшн, застосований наперед, тримає ротацію рівною, шаблон під конкретний готель можна зберегти окремо, а обміни між працівниками все одно проходять через підтвердження менеджера. Програма для змін у готелі, яка не вміє коректно описати нічний блок, помилятиметься в годинах щотижня.

Планування під завантаження, а не за звичкою

Більшість графіків копіюють із минулого тижня, а отже людей ставлять під завантаження минулого тижня. Це найбільше джерело витрат на працю в готелі, яких можна було уникнути: надто багато людей у тихий вівторок, надто мало у завантажену пʼятницю, і надбавкові години, що закривають розрив. Готелі з конференц-залами та банкетними площами відчувають цей перепад сильніше, а для таких майданчиків ми окремо розглядаємо планування персоналу виставкових центрів.

Shifton дозволяє внести очікуваний попит на кожну дату і кожну годину, описати використовувані шаблони і побудувати графік під цю криву. Переробки стають правилом, а не випадковістю: заборонити, дозволити або вимагати підтвердження, перш ніж хтось вийде за свій ліміт. Саме тут програма для планування праці в готелі виправдовує ліцензію, бо спільний календар нічого не знає про те, скільки роботи містить година.

Сезонні піки і команда з високою змінюваністю

Сезонний набір у готель означає швидке введення людей у роботу і графік, який читається без навчання. Нових працівників запрошують електронною поштою, вони зʼявляються у списку команди зі своєю посадою і рівнем доступу і бачать у застосунку лише свої зміни. Доступність збирається від кожної людини як календар, а не як розмова, тому студента з фіксованими заняттями або сезонного працівника, що повернувся, ставлять навколо того, що він справді повідомив.

Шаблони важливі і тут. Піковий тиждень - це переважно минулорічний піковий тиждень з іншими іменами, і збережений шаблон графіка персоналу перетворює дводенне складання на один вечір. Тримати минулорічний шаблон графіка корисніше, ніж скільки завгодно планування з чистої сітки.

Нічні, вихідні і святкові надбавки у фонді оплати

Та сама зміна коштує різних грошей залежно від того, коли вона стоїть, тому графік, що виглядає збалансованим за годинами, може бути сильно розбалансованим за грошима. Звіти за ставками ділять період на базову ставку, ніч, ніч із вихідним і свята, по кожній людині і кожній службі, і лежать поряд зі звітами за робочими годинами, залишком відпустки, бюджетом і запізненнями в одній панелі. Сторінка звітів перелічує, що повертає кожен із них. Додайте дані про приходи і виходи, і облік робочого часу в готелі перестане бути щомісячною реконструкцією за паперами. Премії і відрахування записуються до тієї зміни, де вони виникли, тому коригування через три тижні все ще має за собою слід.

Один готель або мережа

Одному готелю потрібна швидкість і більше нічого. Мережі потрібно, щоб обʼєкти були розділені, щоб керівники бачили лише свій, а підсумки збиралися для власника. Shifton закриває обидва випадки без зміни продукту: проєкти і графіки розділяють обʼєкти та служби, права вирішують, хто що редагує, а працівники, які працюють на кількох обʼєктах, бачать один календар. Вимоги бутик-готелю і вимоги мережі стоять на одному фундаменті змін, шаблонів, доступності і годин, тому система, що працює для одного обʼєкта, зазвичай масштабується без переїзду. Система управління персоналом мережі - це той самий продукт із більшою кількістю проєктів усередині, а програма, яка змушує відкривати другий акаунт на кожен обʼєкт, створює роботу, а не забирає її. Операторам, у яких є заклади поза розміщенням, варто порівняти ширшу сторінку графіків для громадського харчування.

Що перевірити до того, як ви вирішите

Проженіть будь-який застосунок для графіків у готелі через один реальний тиждень, перш ніж вирішувати. Зберіть з нуля господарську службу, ресепшн і ночі та засічіть час. Внесіть нічну зміну і перевірте, що вона порахована потрібним днем за потрібною ставкою. Спеціально виведіть людину за її ліміт годин і подивіться, чи прийде попередження. Потім вивантажте звіти і переконайтеся, що надбавкові години розділені, а не складені в одну суму, бо саме про цю цифру запитають керівника.

Shifton безкоштовний для команди до десяти осіб без обмеження в часі, чого невеликому готелю вистачає повністю, а платні тарифи рахуються за працівника на місяць у міру зростання команди; на сторінці тарифів видно, де розташований кожен модуль. Імпортуйте команду, зберіть тиждень однієї служби, опублікуйте його і подивіться, скільки адміністрування графіка зникне.