Dienstplansoftware für Hotels und jede Abteilung

Ein Hotel ist mehrere Betriebe in einem Gebäude, und der Dienstplan ist die Stelle, an der sie zusammenstoßen. Housekeeping wird von den Abreisen getrieben, die Rezeption von den Anreisen, die Technik von allem, was nachts kaputtgegangen ist, und das Nachtteam von der einfachen Tatsache, dass jemand wach sein muss. Eine Dienstplansoftware für Hotels muss all diese Muster gleichzeitig halten und einer Dienstleitung trotzdem erlauben, den Samstag in fünf Minuten zu reparieren.

Personal ist außerdem der größte Kostenblock, den ein Hotel von Woche zu Woche wirklich bewegen kann. Wenn der Dienstplan in einer Tabelle lebt, wird die Überschreitung erst nach der Lohnabrechnung sichtbar, und zu diesem Zeitpunkt sind die Entscheidungen, die sie verursacht haben, drei Wochen alt.

Was eine Dienstplansoftware für Hotels richtig machen muss

Vier Dinge tragen den größten Teil des Nutzens. Eine ganze Woche über mehrere Abteilungen schnell bauen. Die Stunden jeder Person schon beim Einteilen innerhalb von Vertrag und Gesetz halten, statt den Verstoß später zu entdecken. Das Team auf den Handys erreichen, sobald sich etwas ändert. Und Stunden in den Stufen ausweisen, in denen sie bezahlt werden, damit Nacht- und Feiertagsdienst eine bekannte Größe ist.

Shifton ist um diese vier Punkte gebaut: Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Schichtvorlagen, bedarfsbasierte automatische Verteilung, offene Schichten, Tausch, Verfügbarkeit und Abwesenheitsanträge, eine mobile Zeiterfassung und Berichte zu Stundensätzen. Es ist Personalmanagement-Software für Hotels und bleibt auf der Personalseite des Betriebs; Zimmer, Raten und Reservierungen berührt sie nicht.

Dieselbe Anforderung wird unterschiedlich formuliert. Eigentümer fragen nach einem Personalverwaltungssystem für das Hotel, Dienstleitungen wollen eine Software für den Schichtplan, und die Finanzabteilung will, dass die Personalkosten aufhören, sich ohne Vorwarnung zu bewegen. Eine Software für die Mitarbeiterplanung im Hotel muss alle drei aus einem Raster beantworten, sonst wird sie zu einem weiteren Tab, den niemand öffnet.

Housekeeping ist der schwierigste Dienstplan im Haus

Die Zimmerreinigung wird gegen ein Arbeitsvolumen geplant, das sich täglich ändert und erst am Abend davor bestätigt ist. Reviere müssen ausgewogen sein, in jeder Schicht braucht es eine Vorarbeiterin, und der ganze Plan kann um neun Uhr morgens falsch sein, wenn eine Etage unerwartet wechselt.

Zwei Mechanismen tragen das Gewicht. Vorlagen halten Ihre echten Muster fest, sodass eine Woche mit einer bekannten Form beginnt statt mit einem leeren Raster, und genau darum geht es Leuten, die nach einer Vorlage für den Reinigungsplan oder für den Etagenplan im Hotel suchen. Offene Schichten machen aus zusätzlichen Zimmern Arbeit, die das Team in der App übernimmt, statt dass eine Vorarbeiterin herumtelefoniert. Eine Software für die Housekeeping-Planung, die diese zwei Dinge richtig macht, nimmt den größten Teil der morgendlichen Hektik heraus, und die laufende Stundensumme neben jedem Namen verhindert, dass immer dieselben drei Personen jedes zusätzliche Revier schlucken.

Der praktische Test einer Software für den Etagendienst ist, was um 08:30 passiert, wenn der Plan schon nicht mehr stimmt. Ein Revier neu zuzuordnen dauert Sekunden, die betroffene Kraft bekommt eine Benachrichtigung, und die App auf ihrem Handy zeigt die Änderung, ohne dass jemand etwas ausdruckt. Eine Lösung, die nur ein Dokument erzeugt, hat die leichte Hälfte des Problems gelöst.

Rezeption, Nachtaudit und 24/7-Rotationen

Die Rezeption schließt nie, deshalb ist ihr Plan eine Rotation und keine Woche. Früh-, Spät- und Nachtdienst stapeln sich auf demselben Tag, der Nachtblock läuft über Mitternacht, und in jeder Schicht muss eine bestimmte Entscheidungsbefugnis anwesend sein. In Shifton können Schichten jeder Länge über Mitternacht laufen und werden dem richtigen Tag und der richtigen Zuschlagsstufe zugerechnet, und die Funktion jeder Person steht neben ihrem Namen im Raster, sodass eine Schicht ohne Schichtleitung schon vor der Veröffentlichung auffällt. Eine vorwärts angewandte Vorlage für den Rezeptionsplan hält die Rotation konsistent, eine Vorlage pro Haus lässt sich separat speichern, und Tausch zwischen Mitarbeitern läuft weiterhin über die Bestätigung der Führungskraft. Eine Schichtplanung für Hotels, die einen Nachtblock nicht korrekt abbilden kann, weist Woche für Woche falsche Stunden aus.

Nach Belegung besetzen statt aus Gewohnheit

Die meisten Dienstpläne werden von der Vorwoche kopiert, sind also für die Belegung der Vorwoche besetzt. Das ist die größte vermeidbare Quelle von Personalkosten im Hotel: zu viele Leute an einem ruhigen Dienstag, zu wenige an einem vollen Freitag, und Zuschlagsstunden, die die Lücke füllen.

Shifton lässt Sie den erwarteten Bedarf für jedes Datum und jede Stunde erfassen, die Vorlagen definieren, die Sie fahren, und den Dienstplan entlang dieser Kurve erzeugen. Überstunden sind eine Regel und kein Zufall: sperren, erlauben oder eine Bestätigung verlangen, bevor jemand seine Grenze überschreitet. Genau hier verdient eine Personalbedarfsplanung für Hotels ihre Lizenz, denn ein geteilter Kalender hat keinen Begriff davon, wie viel Arbeit in einer Stunde steckt.

Saisonspitzen und ein Team mit hoher Fluktuation

Saisonpersonal im Hotel heißt schnelles Onboarding und ein Dienstplan, der ohne Schulung lesbar ist. Neue Kräfte werden per E-Mail eingeladen, erscheinen mit Position und Berechtigungsstufe in der Teamliste und sehen in der App nur ihre eigenen Dienste. Verfügbarkeit kommt von jeder Person als Kalender statt als Gespräch, sodass eine Studentin mit festen Vorlesungszeiten oder eine wiederkehrende Saisonkraft um das herum geplant wird, was sie tatsächlich gemeldet hat.

Vorlagen zählen auch hier. Eine Spitzenwoche ist im Wesentlichen die Spitzenwoche des Vorjahres mit anderen Namen, und eine gespeicherte Vorlage für den Personalplan macht aus zwei Tagen Neuaufbau einen Nachmittag. Die Vorlage der letzten Saison zu behalten ist mehr wert als jede Planung aus einem leeren Raster.

Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge in den Personalkosten

Dieselbe Schicht kostet unterschiedlich viel, je nachdem wann sie liegt, deshalb kann ein Plan, der bei den Stunden ausgewogen aussieht, bei den Kosten stark unausgewogen sein. Berichte zu Stundensätzen teilen einen Zeitraum in Grundsatz, Nacht, Nacht-und-Wochenende und Feiertag, pro Person und pro Abteilung, und liegen im gleichen Bereich wie Arbeitszeit-, Urlaubssaldo-, Budget- und Verspätungsberichte. Unsere Seite zu den Berichten listet auf, was jeder einzelne zurückgibt. Nehmen Sie Kommt- und Geht-Daten dazu, und die Zeiterfassung im Hotel ist keine monatliche Rekonstruktion aus Papier mehr. Boni und Abzüge werden an der Schicht erfasst, an der sie entstanden sind, sodass eine Korrektur drei Wochen später noch eine Spur hinter sich hat.

Ein Haus oder eine Gruppe

Ein einzelnes Hotel braucht Geschwindigkeit und nichts weiter. Eine Gruppe braucht getrennte Häuser, Direktoren, die nur ihr eigenes sehen, und Summen, die für die Eigentümerseite zusammenlaufen. Shifton deckt beides ohne Produktwechsel ab: Projekte und Pläne trennen Häuser und Abteilungen, Berechtigungen entscheiden, wer was bearbeitet, und Mitarbeiter, die zwischen Standorten geteilt werden, sehen einen Kalender. Die Anforderungen eines Boutiquehotels und die einer Gruppe stehen auf demselben Fundament aus Schichten, Vorlagen, Verfügbarkeit und Stunden, weshalb ein Dienstplansystem, das für ein Haus funktioniert, meist ohne Migration mitwächst. Ein Personalmanagementsystem für eine Hotelgruppe ist dasselbe Produkt mit mehr Projekten darin, und eine Lösung, die pro Standort ein zweites Konto erzwingt, schafft Arbeit statt sie abzunehmen. Betriebe mit Gastronomie über die Beherbergung hinaus können die breitere Seite zur Dienstplanung in der Gastronomie vergleichen.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie sich festlegen

Lassen Sie jede Dienstplan-App eine echte Woche durchlaufen, bevor Sie entscheiden. Bauen Sie Housekeeping, Rezeption und Nachtdienst von null und stoppen Sie die Zeit. Tragen Sie einen Nachtdienst ein und prüfen Sie, ob er am richtigen Tag mit dem richtigen Satz gezählt wird. Schieben Sie jemanden absichtlich über die Stundengrenze und sehen Sie, ob eine Warnung kommt. Ziehen Sie dann die Berichte und bestätigen Sie, dass Zuschlagsstunden getrennt und nicht summiert ausgewiesen werden, denn nach dieser Zahl wird die Direktion gefragt.

Shifton ist bis zehn Teammitglieder kostenlos ohne zeitliche Begrenzung, was ein kleines Haus vollständig abdeckt, und bezahlte Tarife werden mit wachsendem Team pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet; die Preisübersicht zeigt, wo jedes Modul liegt. Importieren Sie Ihr Team, bauen Sie die Woche einer Abteilung, veröffentlichen Sie sie und sehen Sie, wie viel Dienstplanverwaltung verschwindet.