Software na plánování směn v hotelu pro každé oddělení

Hotel je několik různých provozů pod jednou střechou a rozpis směn je místo, kde se potkávají. Úklid řídí odjezdy, recepci příjezdy, techniku to, co se v noci porouchalo, a noční tým jednoduchý fakt, že někdo musí být vzhůru. Software na plánování směn v hotelu musí držet všechny tyto rytmy zároveň a přesto nechat manažera ve službě opravit sobotu za pět minut.

Práce je zároveň největší nákladová položka, kterou hotel opravdu může týden po týdnu ovlivnit. Když rozpis žije v tabulce, přečerpání je vidět až po výplatách, a v té době mají rozhodnutí, která je způsobila, tři týdny.

Co musí software na plánování směn v hotelu zvládnout

Většinu hodnoty nesou čtyři věci. Rychle postavit celý týden napříč několika odděleními. Držet hodiny každého člověka v mezích smlouvy a zákona už při obsazování, ne odhalit porušení později. Dosáhnout na tým v telefonech ve chvíli, kdy se něco změní. A vykazovat hodiny v úrovních, ve kterých budou zaplaceny, aby noční a svátkový provoz byl známým nákladem.

Shifton je postavený kolem těchto čtyř věcí: denní, týdenní a měsíční zobrazení, šablony směn, automatické rozdělení podle poptávky, otevřené směny, výměny, dostupnost a žádosti o volno, mobilní evidence pracovní doby a přehledy sazeb. Je to software pro řízení hotelového personálu zaměřený na lidi v provozu a nedotýká se pokojů, cen ani rezervací.

Stejná potřeba se zapisuje různě. Vlastníci žádají systém pro řízení hotelového personálu, manažeři ve službě chtějí program na rozpisy směn a finance chtějí, aby se mzdové náklady přestaly hýbat bez varování. Program na plánování zaměstnanců hotelu musí odpovědět všem třem z jedné mřížky, jinak se z něj stane další záložka, kterou nikdo neotevře.

Úklid je nejtěžší rozpis v budově

Pokojské se plánují proti objemu práce, který se mění každý den a potvrdí se až večer předtím. Úseky musí být vyvážené, na každé směně je potřeba vedoucí a celý plán může být špatný v devět ráno, když se podlaží uvolní dřív, než se čekalo.

Váhu nesou dva mechanismy. Šablony drží vaše skutečné vzorce, takže týden začíná od známého tvaru a ne od prázdné mřížky, a právě to hledají lidé, kteří zadávají šablonu rozpisu úklidu nebo rozpis směn pokojských v hotelu. Otevřené směny mění pokoje nad plán na práci, kterou tým převezme v aplikaci, místo vedoucí, která obtelefonovává lidi. Software na plánování úklidu, který tyto dvě věci zvládne, odstraní většinu ranního zmatku a průběžný součet hodin vedle každého jména zabrání tomu, aby stejní tři lidé pohlcovali všechny úseky nad plán.

Praktická zkouška softwaru na rozpis úklidu je to, co se stane v 08:30, když list už neodpovídá skutečnosti. Přeřadit úsek zabere sekundy, dotčená pokojská dostane oznámení a aplikace s rozpisem v jejím telefonu změnu zobrazí bez jediného výtisku. Nástroj, který vyrobí jen dokument, vyřešil snadnější polovinu problému.

Recepce, noční audit a nepřetržité rotace

Recepce nikdy nezavírá, takže její rozpis je rotace, a ne týden. Ranní, odpolední a noční směny se skládají na stejný den, noční blok jde přes půlnoc a každá směna potřebuje na místě určitou úroveň pravomocí. V Shiftonu mohou směny jakékoli délky přecházet přes půlnoc a počítat se do správného dne a správné úrovně sazby a pozice každého člověka stojí vedle jména v mřížce, takže směna bez vedoucího je vidět před zveřejněním. Šablona rozpisu recepce použitá dopředu drží rotaci vyrovnanou, šablonu pro konkrétní hotel lze uložit zvlášť a výměny mezi zaměstnanci stále procházejí potvrzením manažera. Program na hotelové směny, který neumí správně vyjádřit noční blok, bude každý týden vykazovat špatné hodiny.

Plánovat podle obsazenosti, ne ze zvyku

Většina rozpisů se kopíruje z minulého týdne, což znamená obsazení podle obsazenosti minulého týdne. To je největší zdroj zbytečných nákladů na práci v hotelu: příliš mnoho lidí v tiché úterý, příliš málo v plný pátek a příplatkové hodiny, které mezeru zalepí. Hotely s konferenčními a banketními prostory pociťují tento výkyv silněji a pro takové objekty popisujeme zvlášť plánování personálu na výstavišti.

Shifton umožňuje zapsat očekávanou poptávku na každé datum a každou hodinu, definovat používané šablony a vygenerovat rozpis podle této křivky. Přesčasy se stanou pravidlem, a ne nehodou: zakázat je, povolit je, nebo vyžádat potvrzení, než někdo překročí svůj strop. Právě tady si program na plánování práce v hotelu zaslouží licenci, protože společný kalendář nemá představu, kolik práce obsahuje jedna hodina.

Sezónní špičky a tým s vysokou obměnou

Sezónní nábor v hotelu znamená rychlé zapracování a rozpis, který se dá přečíst bez školení. Nové lidi zvete e-mailem, objeví se v seznamu týmu se svou pozicí a úrovní přístupu a v aplikaci vidí jen své vlastní směny. Dostupnost se od každého sbírá jako kalendář, a ne jako rozhovor, takže student s pevnou výukou nebo vracející se sezónní pracovník se plánuje kolem toho, co skutečně nahlásil.

Šablony hrají roli i tady. Špičkový týden je z velké části loňský špičkový týden s jinými jmény a uložená šablona rozpisu personálu změní dvoudenní stavbu na jedno odpoledne. Uchovat šablonu z minulé sezóny má větší cenu než jakékoli plánování z prázdné mřížky.

Noční, víkendové a svátkové příplatky ve mzdových nákladech

Stejná směna stojí různé peníze podle toho, kdy padne, takže rozpis, který vypadá vyvážený v hodinách, může být silně nevyvážený v nákladech. Přehledy sazeb dělí období na základní sazbu, noc, noc s víkendem a svátky, na osobu a na oddělení, a leží vedle přehledů pracovních hodin, zůstatku dovolené, rozpočtu a pozdních příchodů ve stejném panelu. Naše stránka přehledů uvádí, co každý z nich vrací. Přidejte data o příchodech a odchodech a evidence pracovní doby v hotelu přestane být měsíční rekonstrukcí z papírů. Bonusy a srážky se zapisují ke směně, na které vznikly, takže úprava o tři týdny později má za sebou stále dohledatelnou stopu.

Jeden hotel nebo síť

Jednomu hotelu stačí rychlost a nic víc. Síť potřebuje hotely držené odděleně, ředitele, kteří vidí jen svůj vlastní, a součty, které se skládají pro majitele. Shifton pokrývá oba případy bez změny produktu: projekty a rozpisy oddělují hotely a oddělení, práva rozhodují, kdo co upravuje, a personál dělený mezi provozovnami vidí jeden kalendář. Požadavky butikového hotelu a požadavky sítě stojí na stejném základu směn, šablon, dostupnosti a hodin, a proto se systém rozpisů, který funguje pro jeden hotel, obvykle rozšíří bez migrace. Systém řízení personálu sítě je stejný produkt s větším počtem projektů uvnitř a program, který vynucuje druhý účet na každou provozovnu, vytváří práci, místo aby ji odebíral. Provozovatelé s podniky nad rámec ubytování mohou porovnat širší stránku o plánování směn v gastronomii.

Co vyzkoušet, než se rozhodnete

Prožeňte jakoukoli aplikaci na hotelové rozpisy jedním skutečným týdnem, než se rozhodnete. Postavte úklid, recepci a noční směny od nuly a změřte si čas. Zadejte noční směnu a zkontrolujte, že se počítá do správného dne se správnou sazbou. Záměrně někoho posuňte za jeho limit hodin a podívejte se, zda přijde varování. Pak vytáhněte přehledy a potvrďte, že příplatkové hodiny jsou oddělené a ne sečtené, protože právě na to číslo se ředitele někdo zeptá.

Shifton je zdarma až do deseti členů týmu bez časového omezení, což malému hotelu pokryje celý provoz, a placené tarify se s rostoucím týmem účtují za zaměstnance a měsíc; stránka s cenami ukazuje, kde který modul leží. Importujte tým, postavte týden jednoho oddělení, zveřejněte ho a podívejte se, kolik administrativy rozpisu zmizí.