हर विभाग के लिए होटल स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

होटल दरअसल एक ही इमारत साझा करते कई कारोबार हैं, और रोस्टर वह जगह है जहां वे आपस में टकराते हैं। हाउसकीपिंग चेक आउट से चलती है, रिसेप्शन आगमन से चलता है, मेंटेनेंस रात भर में जो टूटा उससे चलता है, और रात की टीम इस सीधी सच्चाई से चलती है कि किसी को जागते रहना है। होटल स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को ये सारे पैटर्न एक साथ संभालने होते हैं और फिर भी ड्यूटी मैनेजर को पांच मिनट में शनिवार ठीक करने देना होता है।

श्रम वह सबसे बड़ी लागत पंक्ति भी है जिसे होटल हर सप्ताह असल में हिला सकता है। जब रोस्टर स्प्रेडशीट में रहता है, अतिरिक्त खर्च वेतन के बाद ही दिखता है, और तब तक उसे पैदा करने वाले फैसले तीन सप्ताह पुराने हो चुके होते हैं।

होटल स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या ठीक करना है

ज्यादातर मूल्य चार चीजें उठाती हैं। कई विभागों में पूरा सप्ताह तेजी से बनाना। शिफ्ट देते समय ही हर व्यक्ति के घंटे अनुबंध और कानून की सीमा में रखना, उल्लंघन बाद में खोजना नहीं। कुछ भी बदलते ही टीम तक उनके फोन पर पहुंचना। और घंटों की रिपोर्ट उन्हीं स्तरों में देना जिनमें उनका भुगतान होगा, ताकि रात और त्योहार की कवर एक जानी हुई लागत बने।

Shifton ठीक इन चार चीजों के इर्द-गिर्द बना है: दिन, सप्ताह और महीने के व्यू, शिफ्ट टेम्पलेट, मांग पर आधारित स्वचालित वितरण, खुली शिफ्टें, शिफ्ट बदलना, उपलब्धता तथा छुट्टी के अनुरोध, मोबाइल टाइम क्लॉक और पे रेट रिपोर्टिंग। यह होटल के मानव पक्ष के लिए बना वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है, और यह कमरों, दरों या बुकिंग को नहीं छूता।

एक ही जरूरत अलग-अलग शब्दों में लिखी जाती है। मालिक होटल स्टाफ मैनेजमेंट सिस्टम मांगते हैं, ड्यूटी मैनेजर होटल रोस्टर सॉफ्टवेयर चाहते हैं, और वित्त विभाग चाहता है कि वेतन का कुल बिना चेतावनी हिलना बंद करे। होटल एम्प्लॉई शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को एक ही ग्रिड से इन तीनों का जवाब देना होता है, वरना वह एक और टैब बन जाता है जिसे कोई नहीं खोलता।

हाउसकीपिंग का रोस्टर इमारत में सबसे कठिन है

रूम अटेंडेंट ऐसे काम के बोझ के सामने लगाए जाते हैं जो रोज बदलता है और पिछली रात ही पक्का होता है। सेक्शन बराबर करने होते हैं, हर शिफ्ट में सुपरवाइजर चाहिए, और अगर कोई मंजिल अचानक खाली हो जाए तो पूरी योजना सुबह नौ बजे ही गलत हो सकती है।

बोझ दो तंत्र उठाते हैं। टेम्पलेट आपके असली पैटर्न संभालकर रखते हैं, इसलिए सप्ताह खाली ग्रिड से नहीं, एक जानी हुई बनावट से शुरू होता है, और लोग जब हाउसकीपिंग शेड्यूल टेम्पलेट या होटल हाउसकीपिंग शेड्यूल टेम्पलेट खोजते हैं तो असल में यही चाहते हैं। खुली शिफ्टें अतिरिक्त कमरों को ऐसे काम में बदल देती हैं जिसे टीम खुद ऐप में उठा सकती है, सुपरवाइजर को एक-एक को फोन करते रहना नहीं पड़ता। इन दोनों को ठीक करने वाला हाउसकीपिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सुबह की ज्यादातर भागदौड़ हटा देता है, और हर नाम के साथ बढ़ता घंटों का जोड़ उन्हीं तीन लोगों को हर अतिरिक्त सेक्शन उठाने से रोकता है।

होटल हाउसकीपिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की असली परीक्षा यह है कि सुबह 08:30 पर क्या होता है, जब सूची पहले से ही गलत है। एक सेक्शन दूसरे को देने में कुछ सेकंड लगते हैं, संबंधित अटेंडेंट को सूचना मिलती है, और उसके फोन का हाउसकीपिंग शेड्यूल ऐप बदलाव दिखा देता है, किसी को कुछ छापना नहीं पड़ता। जो शेड्यूल सॉफ्टवेयर केवल एक दस्तावेज बनाता है उसने समस्या का आसान आधा हिस्सा ही हल किया है।

रिसेप्शन, नाइट ऑडिट और 24/7 रोटेशन

रिसेप्शन कभी बंद नहीं होता, इसलिए उसका रोस्टर सप्ताह नहीं, एक रोटेशन है। सुबह, शाम और रात की शिफ्टें एक ही दिन पर जमा होती हैं, रात का ब्लॉक आधी रात पार करता है, और हर शिफ्ट में एक तय स्तर का अधिकार मौजूद होना चाहिए। Shifton में किसी भी लंबाई की शिफ्ट आधी रात पार कर सकती है और सही दिन तथा सही पे स्तर में गिनी जा सकती है, और ग्रिड में हर व्यक्ति का पद उसके नाम के साथ बैठता है, इसलिए सुपरवाइजर के बिना बनी शिफ्ट प्रकाशन से पहले ही साफ दिख जाती है। आगे लागू किया गया रिसेप्शन शेड्यूल टेम्पलेट रोटेशन को एक जैसा रखता है, होटल फ्रंट डेस्क शेड्यूल टेम्पलेट हर प्रॉपर्टी के लिए अलग सहेजा जा सकता है, और कर्मचारियों के बीच शिफ्ट बदलना अब भी मैनेजर की पुष्टि से गुजरता है। जो होटल शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर रात के ब्लॉक को ठीक से व्यक्त नहीं कर पाता वह हर सप्ताह घंटों की गलत रिपोर्ट देगा।

आदत की जगह ऑक्यूपेंसी के हिसाब से स्टाफिंग

ज्यादातर रोस्टर पिछले सप्ताह से नकल होते हैं, यानी वे पिछले सप्ताह की ऑक्यूपेंसी के लिए बने होते हैं। होटल में टाली जा सकने वाली श्रम लागत का सबसे बड़ा एकल स्रोत यही है: शांत मंगलवार पर ज्यादा लोग, व्यस्त शुक्रवार पर कम लोग, और अंतर भरने वाले भत्ते वाले घंटे। सम्मेलन और भोज स्थान वाले होटलों में यह उतार-चढ़ाव और तीखा होता है, और ऐसे स्थलों के लिए प्रदर्शनी केंद्रों में कर्मचारियों की योजना अलग से दी गई है।

Shifton आपको हर तारीख और हर घंटे की अपेक्षित मांग दर्ज करने, जो टेम्पलेट आप चलाते हैं उन्हें तय करने और उसी वक्र के हिसाब से रोस्टर बनाने देता है। ओवरटाइम दुर्घटना नहीं, एक नियम बन जाता है: उसे रोकें, अनुमति दें, या किसी के अपनी सीमा पार करने से पहले पुष्टि मांगें। होटल लेबर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अपनी कीमत यहीं वसूल करता है, क्योंकि साझा कैलेंडर को इसका कोई अंदाजा नहीं होता कि एक घंटे में कितना काम समाता है।

मौसमी उछाल और तेजी से बदलती टीम

होटल में मौसमी भर्ती का मतलब है लोगों को जल्दी काम पर लाना और उन्हें ऐसा रोस्टर देना जो प्रशिक्षण के बिना पढ़ा जा सके। नए लोगों को ईमेल से बुलाया जाता है, वे अपने पद और एक्सेस स्तर के साथ टीम सूची में दिखते हैं और ऐप में केवल अपनी शिफ्टें देखते हैं। उपलब्धता हर व्यक्ति से बातचीत के रूप में नहीं, कैलेंडर के रूप में ली जाती है, इसलिए तय क्लास वाले छात्र या लौटकर आए मौसमी कर्मचारी की शिफ्टें उसी के आसपास बनती हैं जो उन्होंने असल में बताया था।

टेम्पलेट यहां भी मायने रखते हैं। पीक सप्ताह बड़े हिस्से में पिछले साल का पीक सप्ताह ही होता है, बस नाम अलग होते हैं, और सहेजा हुआ होटल स्टाफ शेड्यूल टेम्पलेट दो दिन के पुनर्निर्माण को एक दोपहर में बदल देता है। पिछले सीजन का होटल शेड्यूल टेम्पलेट रख लेना खाली ग्रिड से की गई किसी भी योजना से ज्यादा कीमती है।

वेतन में रात, साप्ताहिक अवकाश और त्योहार के भत्ते

एक ही शिफ्ट इस पर निर्भर करते हुए अलग पैसा लेती है कि वह कब पड़ती है, इसलिए घंटों में संतुलित दिखने वाला रोस्टर लागत में बहुत असंतुलित हो सकता है। पे रेट रिपोर्ट एक अवधि को मूल दर, रात, रात तथा साप्ताहिक अवकाश और त्योहार स्तरों में प्रति व्यक्ति और प्रति विभाग बांटती है और उसी पैनल में काम के घंटे, छुट्टी शेष, बजट तथा देर से आने की रिपोर्टों के साथ बैठती है। हमारा रिपोर्ट पेज बताता है कि हर रिपोर्ट क्या लौटाती है। आने और जाने का डेटा जोड़ दें और होटल टाइम एंड अटेंडेंस सॉफ्टवेयर कागज से हर महीने की पुनर्रचना होना बंद कर देता है। बोनस और कटौती उसी शिफ्ट पर दर्ज होते हैं जिसमें वे हुए, इसलिए तीन सप्ताह बाद के समायोजन के पीछे भी एक सूत्र बचा रहता है।

एक प्रॉपर्टी या एक समूह

अकेले होटल को केवल तेजी चाहिए, इससे ज्यादा कुछ नहीं। समूह को चाहिए कि प्रॉपर्टियां अलग रहें, जनरल मैनेजर केवल अपनी प्रॉपर्टी देखें और कुल आंकड़े मालिक के लिए जुड़ जाएं। Shifton उत्पाद बदले बिना दोनों संभालता है: प्रोजेक्ट और रोस्टर प्रॉपर्टियों तथा विभागों को अलग करते हैं, अनुमतियां तय करती हैं कौन क्या संपादित करेगा, और साइटों के बीच बंटा स्टाफ एक ही कैलेंडर देखता है। बुटीक होटल की शेड्यूलिंग जरूरतें और समूह स्तर की जरूरतें शिफ्ट, टेम्पलेट, उपलब्धता तथा घंटों की एक ही नींव पर खड़ी हैं, इसीलिए एक प्रॉपर्टी के लिए काम करने वाला होटल शेड्यूलिंग सिस्टम आम तौर पर माइग्रेशन के बिना बड़ा हो जाता है। होटल वर्कफोर्स मैनेजमेंट सिस्टम वही उत्पाद है जिसमें प्रोजेक्ट ज्यादा हैं, और जो होटल रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर हर साइट के लिए दूसरा अकाउंट थोपता है वह काम घटाता नहीं, बढ़ाता है। ठहरने के अलावा और जगहें चलाने वाले संचालक ज्यादा व्यापक रेस्टोरेंट स्टाफ शेड्यूलिंग पेज से तुलना कर सकते हैं।

तय करने से पहले क्या जांचें

फैसला लेने से पहले किसी भी होटल शेड्यूलिंग ऐप को एक असली सप्ताह से गुजारें। हाउसकीपिंग, रिसेप्शन और रातें शून्य से बनाएं और समय नापें। एक रात की शिफ्ट दर्ज करें और जांचें कि वह सही दिन में सही दर पर गिनी गई है। किसी को जानबूझकर उसकी घंटों की सीमा से आगे धकेलें और देखें कि चेतावनी मिलती है या नहीं। फिर रिपोर्ट निकालें और पक्का करें कि भत्ते वाले घंटे अलग दिखाए गए हैं, एक जोड़ में मिलाए नहीं गए, क्योंकि जनरल मैनेजर से यही आंकड़ा पूछा जाएगा।

Shifton बिना समय सीमा दस टीम सदस्यों तक मुफ्त है, जो एक छोटी प्रॉपर्टी को पूरी तरह कवर कर देता है, और टीम बढ़ने पर भुगतान वाले प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह लगते हैं; प्राइसिंग पेज दिखाता है कि हर मॉड्यूल कहां बैठता है। अपनी टीम इम्पोर्ट करें, एक विभाग का सप्ताह बनाएं, उसे प्रकाशित करें और देखें कि रोस्टर संभालने का कितना काम गायब हो जाता है।