برنامج جدولة موظفي الفنادق لكل قسم

الفندق عدة أعمال تتشارك مبنى واحدًا، والجدول هو المكان الذي تتصادم فيه. تدبير الغرف تحرّكه مواعيد المغادرة، والاستقبال تحرّكه مواعيد الوصول، والصيانة يحرّكها كل ما تعطّل ليلًا، وفريق الليل تحرّكه حقيقة بسيطة هي أن أحدًا ما يجب أن يكون مستيقظًا. وعلى برنامج جدولة موظفي الفنادق أن يحتفظ بكل هذه الأنماط في وقت واحد، وأن يسمح مع ذلك لمدير الخدمة بإصلاح يوم السبت في خمس دقائق.

العمالة كذلك أكبر بند تكلفة يستطيع الفندق تحريكه فعليًا من أسبوع إلى آخر. وحين يعيش الجدول في جدول بيانات، لا يظهر التجاوز إلا بعد صرف الرواتب، وتكون القرارات التي سببته قد صار عمرها ثلاثة أسابيع.

ما يجب أن يصيبه برنامج جدولة موظفي الفنادق

أربعة أمور تحمل معظم القيمة. بناء أسبوع كامل على عدة أقسام بسرعة. إبقاء ساعات كل شخص داخل حدود العقد والقانون أثناء التوزيع نفسه، لا اكتشاف الخرق لاحقًا. الوصول إلى الفريق على هواتفهم في اللحظة التي يتغير فيها أي شيء. وتقديم الساعات بالدرجات التي ستُدفع بها، حتى تصبح التغطية الليلية وتغطية العطلات تكلفة معروفة.

وقد بُني Shifton حول هذه الأربعة بالضبط: عروض اليوم والأسبوع والشهر، وقوالب الورديات، والتوزيع التلقائي المبني على الطلب، والورديات المفتوحة، والمبادلات، والإتاحة وطلبات الإجازة، وتسجيل وقت العمل من الهاتف، وتقارير الأجور. إنه برنامج لإدارة القوى العاملة في الفنادق موجَّه إلى الجانب البشري من التشغيل، ولا يمس الغرف ولا الأسعار ولا الحجوزات.

المطلب نفسه يُكتب بصيغ مختلفة. المالكون يطلبون نظامًا لإدارة موظفي الفندق، ومديرو الخدمة يريدون برنامج جداول ورديات، والمالية تريد أن تتوقف كتلة الرواتب عن التحرك دون إنذار. وعلى برنامج جدولة العاملين في الفندق أن يجيب على الثلاثة من شبكة واحدة، وإلا صار صفحة أخرى لا يفتحها أحد.

جدول تدبير الغرف هو الأصعب في المبنى

تُجدول عاملات الغرف مقابل حجم عمل يتغير يوميًا ولا يُثبَّت إلا في الليلة السابقة. يجب موازنة القطاعات، ويجب وجود مشرف في كل وردية، وقد تصبح الخطة كلها خاطئة في التاسعة صباحًا إذا أُفرغ طابق على غير المتوقع.

آليتان تحملان الثقل. القوالب تحفظ أنماطك الحقيقية، فيبدأ الأسبوع من شكل معروف لا من شبكة فارغة، وهذا ما يبحث عنه الناس فعلًا عندما يكتبون قالب جدول تدبير الغرف أو قالب جدول تدبير غرف الفنادق. والورديات المفتوحة تحوّل الغرف الزائدة إلى عمل يستطيع الفريق أخذه من التطبيق، بدلًا من مشرفة تتنقل بالهاتف. وبرنامج جدولة تدبير الغرف الذي يصيب هذين الأمرين يزيل معظم فوضى الصباح، ومجاميع الساعات المتزايدة إلى جانب كل اسم تمنع الأشخاص الثلاثة أنفسهم من امتصاص كل قطاع إضافي.

الاختبار العملي لبرنامج جدولة تدبير الغرف في الفنادق هو ما يحدث في الساعة 08:30 حين تكون القائمة خاطئة أصلًا. نقل قطاع إلى شخص آخر يستغرق ثوانٍ، وتستلم العاملة المعنية إشعارًا، ويُظهر تطبيق الجدول على هاتفها التغيير دون أن يطبع أحد شيئًا. أما برنامج الجداول الذي ينتج مستندًا فقط فقد حلّ النصف السهل من المشكلة.

الاستقبال والتدقيق الليلي والدورات على مدار الساعة

الاستقبال لا يغلق أبدًا، فجدوله دورة لا أسبوع. الورديات الصباحية والمسائية والليلية تتراكم على اليوم نفسه، والكتلة الليلية تعبر منتصف الليل، وكل وردية تحتاج إلى مستوى محدد من الصلاحية حاضرًا فيها. في Shifton يمكن للورديات بأي طول أن تعبر منتصف الليل وأن تُحسب على اليوم الصحيح وبدرجة الأجر الصحيحة، ووظيفة كل شخص تجلس إلى جانب اسمه في الشبكة، فتظهر الوردية الخالية من مشرف قبل النشر. وقالب جدول الاستقبال المطبَّق إلى الأمام يحفظ انتظام الدورة، ويمكن حفظ قالب جدول استقبال الفندق لكل منشأة على حدة، وتبقى المبادلات بين الموظفين مارّة بتأكيد المدير. أما برنامج جدولة ورديات الفنادق الذي لا يعرف كيف يعبّر عن الكتلة الليلية بشكل صحيح فسيبلّغ عن الساعات خطأً كل أسبوع.

التغطية حسب الإشغال لا حسب العادة

معظم الجداول تُنسخ من الأسبوع الماضي، أي أنها مبنية على إشغال الأسبوع الماضي. وهذا أكبر مصدر منفرد لتكلفة عمالة كان يمكن تجنبها في الفندق: أشخاص أكثر من اللازم في ثلاثاء هادئ، وأقل من اللازم في جمعة مزدحمة، وساعات ببدلات تسدّ الفارق. الفنادق التي تضم قاعات مؤتمرات وولائم تشعر بهذا التذبذب بصورة أشد، ولهذا النوع من المواقع نتناول جدولة العاملين في مراكز المعارض على حدة.

يتيح Shifton تسجيل الطلب المتوقع لكل تاريخ ولكل ساعة، وتحديد القوالب التي تستخدمها، وتوليد الجدول وفق ذلك المنحنى. ويصبح العمل الإضافي قاعدة لا حادثًا عارضًا: امنعه، أو اسمح به، أو اطلب تأكيدًا قبل أن يتجاوز أحد حدّه. وهنا تحديدًا يستحق برنامج تخطيط القوى العاملة في الفنادق كلفته، لأن التقويم المشترك لا يمتلك أي فكرة عن مقدار العمل الذي تحتويه ساعة واحدة.

ذروات الموسم وفريق سريع التغير

التوظيف الموسمي في الفنادق يعني إدخال الناس إلى العمل بسرعة وإعطاءهم جدولًا يُقرأ دون تدريب. يُدعى الموظفون الجدد بالبريد الإلكتروني، ويظهرون في قائمة الفريق بوظيفتهم ومستوى وصولهم، ويرون في التطبيق ورديّاتهم فقط. وتُجمع الإتاحة من كل شخص على هيئة تقويم لا على هيئة محادثة، فيُجدول الطالب ذو المحاضرات الثابتة أو العامل الموسمي العائد وفق ما ذكره فعلًا.

والقوالب مهمة هنا أيضًا. أسبوع الذروة هو في معظمه أسبوع ذروة العام الماضي بأسماء مختلفة، وقالب جدول فندقي محفوظ يحوّل عملية بناء من يومين إلى بعد ظهيرة واحدة. والاحتفاظ بقالب جدول الموسم الماضي أثمن من أي قدر من التخطيط انطلاقًا من شبكة فارغة.

بدلات الليل ونهاية الأسبوع والعطلات في كتلة الرواتب

الوردية نفسها تكلّف مالًا مختلفًا حسب موعد وقوعها، فالجدول الذي يبدو متوازنًا بالساعات قد يكون شديد الاختلال بالتكلفة. تقارير الأجور تفصل الفترة إلى أجر أساسي وليلي وليلي في نهاية الأسبوع ودرجات العطلات، لكل شخص ولكل قسم، وتجلس في اللوحة نفسها مع تقارير ساعات العمل ورصيد الإجازات والموازنة والتأخير. وصفحة التقارير عندنا تسرد ما يعيده كل تقرير. أضف بيانات الحضور والانصراف فيتوقف برنامج تسجيل وقت العمل في الفنادق عن أن يكون إعادة بناء شهرية من الورق. وتُسجَّل المكافآت والخصومات على الوردية التي وقعت فيها، فيبقى للتعديل بعد ثلاثة أسابيع أثر يُتتبع.

منشأة واحدة أو مجموعة

الفندق المنفرد يحتاج السرعة ولا شيء غيرها. والمجموعة تحتاج إلى منشآت مفصولة، ومديرين عامّين يرون منشأتهم فقط، ومجاميع تتجمع للمالك. ويغطي Shifton الحالتين دون تغيير المنتج: المشاريع والجداول تفصل المنشآت والأقسام، والصلاحيات تحدد من يعدّل ماذا، والموظفون المشتركون بين المواقع يرون تقويمًا واحدًا. ومتطلبات جدولة فندق بوتيك ومتطلبات مستوى المجموعة تقف على الأساس نفسه من الورديات والقوالب والإتاحة والساعات، ولذلك ينمو نظام الجداول الذي يعمل لمنشأة واحدة عادة دون ترحيل. ونظام إدارة القوى العاملة في الفنادق هو المنتج نفسه بمشاريع أكثر داخله، أما برنامج الجداول الذي يفرض حسابًا ثانيًا لكل موقع فهو يخلق عملًا بدل أن يزيله. والمشغّلون الذين يديرون منشآت خارج الإقامة يمكنهم مقارنة صفحة جدولة موظفي المطاعم الأوسع.

ما يجب اختباره قبل الالتزام

أدر أي تطبيق جداول فندقية على أسبوع حقيقي واحد قبل أن تقرر. ابنِ تدبير الغرف والاستقبال والليالي من الصفر وقس الوقت. أدخل وردية ليلية وتحقق من حسابها على اليوم الصحيح وبالأجر الصحيح. ادفع شخصًا فوق سقف ساعاته متعمدًا وانظر هل يصلك تحذير. ثم استخرج التقارير وتأكد من أن ساعات البدلات مفصولة لا مجموعة في رقم واحد، لأن هذا هو الرقم الذي سيُسأل عنه المدير العام.

Shifton مجاني حتى عشرة أعضاء في الفريق دون حد زمني، وهذا يغطي منشأة صغيرة بالكامل، والخطط المدفوعة تُحسب لكل موظف شهريًا مع نمو الفريق؛ وتبيّن صفحة الأسعار موقع كل وحدة. استورد فريقك، وابنِ أسبوع قسم واحد، وانشره، وانظر كم من إدارة الجداول يختفي.