Software de escalas para hotéis e todos os departamentos

Um hotel são vários negócios a partilhar um edifício, e a escala é o ponto onde colidem. Os andares são conduzidos pelas saídas, a receção pelas chegadas, a manutenção pelo que se avariou de noite e a equipa da noite pelo simples facto de alguém ter de estar acordado. Um software de escalas para hotéis tem de sustentar todos estes padrões ao mesmo tempo e continuar a permitir que um responsável de serviço corrija o sábado em cinco minutos.

O trabalho é também a maior rubrica de custo que um hotel consegue realmente mexer de semana para semana. Quando a escala vive numa folha de cálculo, o excesso só se torna visível depois do processamento salarial, e nessa altura as decisões que o causaram já têm três semanas.

O que um software de escalas para hotéis tem de acertar

Quatro coisas concentram a maior parte do valor. Construir depressa uma semana completa em vários departamentos. Manter as horas de cada pessoa dentro dos limites do contrato e da lei durante a atribuição, em vez de descobrir a infração depois. Chegar à equipa no telemóvel no momento em que algo muda. E reportar as horas nos níveis pelos quais vão ser pagas, para que a cobertura de noite e de feriado seja um custo conhecido.

O Shifton está construído em torno destes quatro pontos: vistas de dia, semana e mês, modelos de turno, distribuição automática pela procura, turnos abertos, trocas, disponibilidade e pedidos de ausência, registo de ponto móvel e relatórios de tarifas. É software de gestão de pessoal hoteleiro focado nas pessoas da operação e não toca em quartos, tarifas nem reservas.

A mesma necessidade escreve-se de maneiras diferentes. Os proprietários pedem um sistema de gestão de pessoal de hotel, os responsáveis de serviço querem um programa de escalas, e a área financeira quer que a massa salarial deixe de mexer sem aviso. Um software de planeamento de colaboradores de hotel tem de responder aos três a partir de uma só grelha, ou passa a ser mais um separador que ninguém abre.

Os andares são a escala mais difícil da casa

As empregadas de andares são planeadas contra uma carga de trabalho que muda todos os dias e só é confirmada na noite anterior. As secções têm de ficar equilibradas, cada turno precisa de uma governanta, e todo o plano pode estar errado às nove da manhã se um piso ficar livre antes do previsto.

Dois mecanismos aguentam o peso. Os modelos guardam os seus padrões reais, pelo que uma semana começa a partir de uma forma conhecida e não de uma grelha vazia, e é isso que procura de facto quem escreve modelo de escala de limpeza ou modelo de horário de andares de hotel. Os turnos abertos transformam os quartos extra em trabalho que a equipa assume na aplicação, em vez de uma governanta ao telefone. Um software de planeamento de andares que acerta nestes dois pontos elimina a maior parte da correria da manhã, e o acumulado de horas ao lado de cada nome evita que as mesmas três pessoas absorvam todas as secções extra.

O teste prático de um software de escalas do departamento de andares é o que acontece às 08:30 quando a folha já está errada. Reatribuir uma secção leva segundos, a colaboradora afetada recebe uma notificação e a aplicação com a escala no telemóvel mostra a alteração sem que ninguém imprima nada. Uma ferramenta que apenas produz um documento resolveu a metade fácil do problema.

Receção, auditoria noturna e rotações 24 horas

A receção nunca fecha, por isso a sua escala é uma rotação e não uma semana. Turnos de manhã, de tarde e de noite empilham-se no mesmo dia, o bloco noturno atravessa a meia-noite e cada turno exige um nível concreto de autoridade presente. No Shifton, turnos de qualquer duração podem passar a meia-noite e ser contados no dia correto e no nível de pagamento correto, e a função de cada pessoa fica ao lado do nome na grelha, pelo que um turno sem responsável salta à vista antes da publicação. Um modelo de escala de receção aplicado para a frente mantém a rotação consistente, pode guardar-se um modelo por unidade, e as trocas entre colaboradores continuam a passar pela confirmação do responsável. Um software de escalas hoteleiras que não consegue expressar corretamente um bloco noturno vai reportar horas erradas todas as semanas.

Planear pela ocupação e não pelo hábito

A maioria das escalas é copiada da semana anterior, o que significa que está dimensionada para a ocupação da semana anterior. É a maior fonte de custo de pessoal evitável num hotel: gente a mais numa terça-feira calma, gente a menos numa sexta cheia e horas acrescidas a tapar a diferença. Os hotéis com espaços de congressos sentem mais essa oscilação e, para esse tipo de recinto, tratamos à parte o planeamento de pessoal em centros de exposições.

O Shifton permite registar a procura prevista para cada data e cada hora, definir os modelos que usa e gerar a escala sobre essa curva. As horas extra passam a ser uma regra e não um acidente: bloquear, permitir ou exigir confirmação antes de alguém passar o seu limite. É aqui que um software de planeamento de mão de obra hoteleira justifica a licença, porque um calendário partilhado não sabe quanto trabalho cabe numa hora.

Picos de época e uma equipa que roda

Contratar para a época significa integrar depressa e dar uma escala que se lê sem formação. Os novos colaboradores são convidados por e-mail, aparecem na lista da equipa com a função e o nível de acesso e vêem na aplicação apenas os seus turnos. A disponibilidade é recolhida de cada pessoa como calendário e não como conversa, pelo que um estudante com aulas fixas ou um trabalhador de época que regressa é planeado em torno do que realmente indicou.

Os modelos também contam aqui. Uma semana de pico é em grande parte a semana de pico do ano passado com outros nomes, e um modelo de escala de pessoal guardado transforma dois dias de reconstrução numa tarde. Manter o modelo da época passada vale mais do que qualquer planeamento feito a partir de uma grelha em branco.

Acréscimos de noite, fim de semana e feriado na massa salarial

O mesmo turno custa valores diferentes dependendo de quando cai, por isso uma escala equilibrada em horas pode estar muito desequilibrada em custo. Os relatórios de tarifas dividem um período em tarifa base, noite, noite com fim de semana e feriado, por pessoa e por departamento, e ficam ao lado dos relatórios de horas trabalhadas, saldo de férias, orçamento e atrasos no mesmo painel. A nossa página de relatórios lista o que cada um devolve. Junte os dados de entrada e saída e o controlo de assiduidade no hotel deixa de ser uma reconstituição mensal a partir de papel. Prémios e descontos são registados no turno onde aconteceram, pelo que um ajuste três semanas depois continua a ter um rasto atrás de si.

Uma unidade ou um grupo

Um hotel isolado precisa de rapidez e mais nada. Um grupo precisa de unidades separadas, de diretores que vejam apenas a sua e de totais que subam para a propriedade. O Shifton cobre os dois casos sem mudar de produto: projetos e escalas separam unidades e departamentos, as permissões decidem quem edita o quê, e o pessoal partilhado entre locais vê um só calendário. Os requisitos de um hotel boutique e os de um grupo assentam na mesma base de turnos, modelos, disponibilidade e horas, e é por isso que um sistema de escalas que funciona para uma unidade normalmente cresce sem migração. Um sistema de gestão de pessoal para uma cadeia é o mesmo produto com mais projetos dentro, e um programa que obriga a uma segunda conta por local cria trabalho em vez de o retirar. Quem também explora espaços além do alojamento pode comparar a página mais ampla de escalas na restauração.

O que testar antes de decidir

Passe qualquer aplicação de escalas de hotel por uma semana real antes de decidir. Construa andares, receção e noites a partir de zero e cronometre. Introduza um turno noturno e verifique se é contado no dia certo à tarifa certa. Empurre alguém deliberadamente acima do limite de horas e veja se aparece um aviso. Depois extraia os relatórios e confirme que as horas acrescidas aparecem separadas e não somadas, porque é esse o número sobre o qual um diretor vai ser questionado.

O Shifton é gratuito até dez membros da equipa sem limite de tempo, o que cobre por inteiro uma unidade pequena, e os planos pagos são faturados por colaborador por mês à medida que a equipa cresce; a página de preços mostra onde encaixa cada módulo. Importe a sua equipa, construa a semana de um departamento, publique-a e veja quanta administração de escalas desaparece.