Programska oprema za razporejanje izmen za ekipe sejmišč

Sejmišče nima stabilne delovne sile. Ima niz kratkih in intenzivnih kadrovskih vrhov, med katerimi so mirni tedni, in vsak vrh pride v treh delih: ekipa za postavitev, ki pride več dni pred odprtjem vrat, osebje sejemskih dni, ki drži dvorane, dokler dogodek teče, in ekipa za demontažo, ki izprazni prostor, ko odide zadnji obiskovalec. Programska oprema za razporejanje izmen na sejmih obstaja zato, da vse tri drži v enem načrtu namesto v treh preglednicah, izpisu in skupinskem pogovoru.

Težava ni velikost ekipe, ampak hitrost spremembe. Prizorišče lahko v desetih dneh preide z dvajsetih ljudi na terenu na dvesto in nazaj, in to večkrat na četrtletje, z mešanico stalnega osebja, občasnih in agencijskih delavcev, ki morda nikoli ne delajo na dveh dogodkih zapored.

Kaj programska oprema za razporejanje izmen na sejmih v resnici pokriva

Izraz se uporablja ohlapno, zato je vredno natančno povedati, kaj tak sistem počne. Načrtuje, kdo je na delu, v kateri dvorani in ob katerih urah, skozi vsako fazo dogodka. Objavi izmene, ki še niso nikomur dodeljene, zbere razpoložljivost od nabora občasnih delavcev, zabeleži, kdaj so ljudje v resnici začeli in končali, ter ure vrne v poročilo po dogodku in po osebi. To je celotno delo in v večini prizorišč prav ta del še vedno teče ročno dolgo potem, ko je bila komercialna stran že posodobljena.

Česar ne počne, je prodaja razstavne površine ali vodenje razstavljavcev. To je ločena kategorija in prav to večina ljudi ob iskanju najde prvo. Če ju ločite, je nakupna odločitev veliko lažja, saj prizorišče skoraj vedno potrebuje oboje, noben izdelek pa dela drugega ne opravi dobro.

Postavitev, sejemski dnevi in demontaža so trije različni razporedi

Obravnavanje dogodka kot enega kadrovskega bloka je tisto, kar razporede prizorišč pokvari. Postavitev je majhna in usposobljena ekipa z dolgimi dnevi, ki pogosto začne, preden je v stavbi kdor koli drug. Sejemski dnevi zahtevajo največje število ljudi, razporejeno po dvoranah, vhodih, stojnicah in zaledju, pokritje odmorov pa ne sme biti prepuščeno naključju. Demontaža je od teh treh najbolj stisnjena in pogosto najdražja, saj teče čez noč proti trdemu roku, ki ga postavi naslednji najem.

Če jih načrtujete kot ločene sklope izmen v isti mreži, vsaka faza ostane iskrena glede tega, kaj potrebuje. Vidno postane tudi prekrivanje: točka, ko je osebje postavitve še na terenu, osebje sejemskih dni pa je že prišlo, je natanko tam, kjer prizorišča ljudi bodisi podvojijo bodisi pustijo vrzel. Naši pogledi načrtovanja izmen so zgrajeni prav okoli takšnega vzporednega branja.

Nihanje števila ljudi med dogodki

Malo panog premika število ljudi tako silovito. Miren teden in sejemski teden se lahko razlikujeta za cel velikostni red, razpored pa mora prikazati oba, ne da bi postal neberljiv. To pomeni, da mora načrtovalec med vrhuncem videti celotno ekipo naenkrat, nato pa se zožiti na peščico ljudi, ki delajo v mirnem torku, in to brez vzdrževanja dveh ločenih sistemov.

Pomeni tudi, da mora razpored nastati hitro. Če postavljanje velikega dogodka zahteva dneve ročnega dela, načrt vedno zamuja, zamujeni načrti pa silijo v agencijska naročila v zadnjem trenutku po višjih cenah. Programska oprema za razporede sejmišča si mesto prisluži predvsem s krajšanjem časa med odločitvijo, kaj dogodek potrebuje, in sporočilom ljudem, kdaj naj pridejo.

Občasni in agencijski delavci z nekaj dnevi dela

Velik delež razporeda sejmišča so ljudje, ki v tem četrtletju delajo tri dni in v naslednjem morda nobenega. Zapletenega sistema se ne bodo učili, ne sedijo za pisalno mizo in ne bodo lovili pisarne zaradi svojih ur izmene. Kar koli prizorišče uporablja, mora delovati na telefonu, že prvič in brez usposabljanja.

V praksi to pomeni, da objavljene izmene pridejo kot obvestilo in ne kot sporočilo, ki ga mora nekdo iskati, da razpoložljivost odda delavec sam, namesto da bi jo zbiral koordinator, in da je proste izmene mogoče prevzeti, namesto da bi jih dodeljevali en klic za drugim. Prizorišče, ki objavi razpored dogodka in pusti naboru občasnih delavcev, da vrzeli zapolni sam, je odstranilo večino usklajevalnega dela, ki je nekoč slonelo na eni preobremenjeni osebi.

Eno prizorišče, več dvoran, en razpored

Večja sejmišča redno vodijo več kot en dogodek hkrati, dvorane pa imajo isti dan različne potrebe: ena je v postavitvi, ena odprta za obiskovalce, ena se prazni. Če jih razpored ne zna ločiti, seštevki nehajo kaj pomeniti in nihče ne more povedati, kateremu dogodku dejansko manjkajo ljudje.

Označevanje izmen z dvorano ali projektom to reši v obe smeri. Načrtuje se dvorana za dvorano, pregleduje se na ravni celotnega prizorišča, ure pa se pozneje poročajo po dogodku, kar kadrovanje spremeni v številko, ki jo komercialna ekipa lahko uporabi. Prizorišča, ki ob sejmih vodijo tudi konference in gostinstvo, na isto strukturo naletijo v več tipih prostorov, naša stran razporejanje osebja na dogodkih pa to plat obravnava podrobneje.

Točne ure, kadar so ljudje plačani na dan

Občasno in agencijsko delo se običajno plača po urah ali dnevnih postavkah, napake pa vsi opazijo takoj. Delavec, ki je za nočno demontažo prejel premalo, se ob naslednjem sejmu na telefon ne bo javil, agencijski račun, ki se ne ujema z lastno evidenco prizorišča, pa vzame ure usklajevanja.

Tu evidenca delovnega časa neha biti administrativna podrobnost. Zabeležen začetek in konec glede na načrtovano izmeno dasta eno številko, s katero lahko delata obe strani, odmori se beležijo, namesto da bi jih predvidevali, zamude pa se pokažejo v poročilu in ne v spominu nekoga. Ure se nato razdelijo po urni postavki in izvozijo v obračun plač, tako da spremljanje časa na sejmišču postane branje poročila in ne naknadno sestavljanje celega tedna. Poročila o delovnih urah, zamudah in urnih postavkah izhajajo iz istega temeljnega zapisa.

Kje se konča razporejanje osebja in kje se začnejo platforme za dogodke

To mejo je vredno povedati naravnost, saj prihrani veliko nepotrebnega presojanja. Programska oprema za vodenje sejmov, sistemi za upravljanje kongresnih centrov in platforme za vstopnice držijo razstavljavce, dodelitve stojnic, tlorise in registracijo obiskovalcev. Shifton ne drži nič od tega. Drži delovno silo: razporede in predloge, proste izmene, razpoložljivost in zahtevke za odsotnost, evidenco delovnega časa, opravljene ure in nadure, odmore, dodeljevanje nalog, poročila o urah in izvoze ter povezave z Usedesk, Zapier, Intercom in QuickBooks.

Prizorišča, ki sistem razporejanja za sejmišče primerjajo s celovito platformo za dogodke, običajno primerjajo dve stvari, ki ju bosta na koncu imela ločeno. Vprašanje ni, katera zmaga, ampak katera od obeh trenutno stane več ročnega dela, in za večino sejmišč je to razpored.

Izbira sistema razporejanja za sejmišče

Vsako platformo preizkusite na svojem najbolj natrpanem tednu in ne na mirnem. Sestavite cel dogodek, vključno z nočno demontažo, in poglejte, koliko časa vzame in kako se berejo seštevki. Nato iz razporeda sejemskih dni odstranite dva človeka in opazujte, kako hitro je vrzel mogoče znova objaviti in zapolniti, saj prav ta položaj resnično stane denar. Odprite jo na najstarejšem telefonu, ki ga najdete, saj bo prav takšnega uporabljal občasni delavec.

Shifton je brezplačen za do 10 članov ekipe brez časovne omejitve, kar ustreza majhni stalni ekipi prizorišča, plačljivi paketi pa se zaračunavajo na zaposlenega na mesec, ko okoli nje raste nabor občasnih delavcev. Če vaše kadrovanje dogodkov danes živi v preglednici, ki jo vzdržuje en koordinator, in na telefonu, ki zvoni ves konec tedna, je prva stvar, ki jo je vredno popraviti, hitrost, s katero sprememba v razporedu pride do terena.