Program za razpored izmen v skladišču in načrtovanje kadra

Skladiščno delo se načrtuje v tednih in izgublja v minutah. Vhodni obseg se premakne, prikolica pride tri ure prepozno, v ponedeljek manjkata dva komisionarja in ekipa, ki je v petek izgledala uravnotežena, je naenkrat pretanka na liniji pakiranja in prezasedena na prevzemu. Program za razpored izmen v skladišču obstaja zato, da se tak dan ne spremeni v račun za nadure, in prav zato obrati vseh velikosti zapuščajo skupne preglednice ter prehajajo na sistem, zgrajen za izmensko delo.

Težko ni bilo nikoli narisati mreže. Težko je narisati tako, ki prenese dejanski obseg: izmenjujoče se ekipe, začasno delovno silo, obvezne odmore, omejitve ur in ljudi, ki ne sedijo za mizo in ne berejo elektronske pošte.

Kaj mora program za razpored izmen zmoči v obratu

Ko odstranite trženjski jezik, ostanejo štiri stvari. Pokriti vsako funkcijo v vsaki izmeni, od prevzema blaga prek komisioniranja, pakiranja in nakladanja do vračil. Zadržati ure znotraj zakonskih in proračunskih meja še pred objavo razporeda in ne šele po obračunu plač. Doseči ljudi, ki živijo na telefonu. In vpiti spremembe brez ponovne izdelave, saj se v distribucijskem centru načrt spreminja vsak dan.

Orodje za razporejanje izmen v skladišču, ki obvlada teh štiri, prekaša platformo s petdesetimi moduli, usmerjenimi v težave, ki jih v obratu ni. Večina obratov to spozna šele potem, ko je program za razporejanje skladiščnih delavcev izbrala po primerjalni tabeli funkcij in uporablja približno desetino.

Sistem za upravljanje skladišča ali orodje za razporejanje?

Kategoriji se nenehno mešata. Ko v slovenščini iščete programsko opremo za skladišče, se običajno pojavi sistem za upravljanje skladišča, torej WMS, ali sistem za upravljanje dela, ki meri storilnost glede na normirane standarde in je tesno vezan na zaloge ter komisionirne poti. Razporejanje skladiščnega osebja stoji v verigi prej: odloča, kdo dela, kdaj, na kateri funkciji in po kakšnem strošku.

V večini obratov je povrnljivi denar prav na strani razporeda, saj je to del, ki ga vodja izmene lahko spremeni že ta teden. Normativi vam povedo, da je neko komisioniranje trajalo predolgo. Razpored odloči, ali je bilo na liniji sploh dovolj ljudi. Enaka zmeda spremlja tudi programsko opremo za dodeljevanje nalog v skladišču, ki jo ekipe iščejo, čeprav je resnična težava zgolj vedeti, kdo ob štirih popoldne stoji na rampi.

Rotacije izmen in pokritost okrog ure

Vsak obrat z več kot eno izmeno prej ali slej pride do rotacije: dve izmeni, tri izmene, štiri ekipe, razdeljene med noči in vikende, ali strnjen vzorec daljših dni. Rotacije so načelno preproste in v preglednici mučne, saj se ena sprememba prelije v vse naslednje tedne. Program za razporejanje izmen v skladišču vzorec hrani kot predlogo razporeda za večkratno uporabo, ga prenaša iz meseca v mesec in med sestavljanjem ob vsakem imenu prikazuje tekoči seštevek ur. Če v istem obratu tečejo tudi proizvodne linije, so isti vzorci obdelani v načrtovanju izmen v proizvodnji.

Nočne ekipe si zaslužijo posebno pozornost. Težje jih je zapolniti, z dodatki stanejo več in prve utrpijo posledice, kadar razpored izide prepozno. Objava celega meseca naenkrat da nočnim ljudem potrebno predhodno vednost in odpravi velik del fluktuacije, ki jo ustvarjajo nenehne spremembe v zadnjem trenutku.

Sezonska konica, začasna delovna sila in zagon

Obseg pri izpolnjevanju naročil je sezonski in kadrovski načrt se mora premikati z njim. Število ljudi lahko za četrtletje naraste za polovico in nato spet pade. Dober program za razporejanje v centru za izpolnjevanje naročil ta zagon naredi obvladljiv: nove ljudi uvozite v paketu namesto vnašanja enega po enega, določite delovna mesta in ravni pooblastil, nato pa jih dodate v obstoječi vzorec, namesto da gradite vzporeden načrt.

Začasni in agencijski delavci potrebujejo razpored, ki ga res vidijo. Program za razporejanje skladiščnih delavcev mora predpostaviti, da je bralec začel delati prejšnji teden in nima službene elektronske pošte, zato izmena pristane na telefonu s potisnim obvestilom vsakič, ko se kaj premakne. Obrati z izrazitimi sezonskimi nihanji to običajno načrtujejo skupaj z našim pristopom k razporejanju sezonskih delavcev.

Strošek na delovno uro in nadzor nadur

Delovna sila je skoraj v vsakem skladiščnem proračunu največja obvladljiva postavka in edina, ki jo vodja resnično premakne iz tedna v teden. V preglednici škoda ostane nevidna, dokler ne pride obračun plač: izmena, ki se je zavlekla za dve uri, dodatni komisionar, poklican za mirno popoldne, prekoračena omejitev ur, ki je nihče ni opazil.

Največ dela opravita dva vzvoda. Omejitve ur na zaposlenega prikažejo načrtovane ure ob največjih dovoljenih že med dodeljevanjem izmen, zato nadura postane odločitev in ne nesreča. Pravila za nadure omogočajo, da dodatne ure dovolite le z izrecno potrditvijo ali jih za neko obdobje povsem zaprete. Poročila o proračunu in urnih postavkah nato sklenejo krog in pokažejo, koliko je vsak razpored stal po delovnem mestu in obdobju. Prav po tem merilu se najboljši program za razporejanje skladiščnih ekip ocenjuje, ko čar urejene mreže mine.

Evidenca časa, prisotnost in delovni list

Objavljen razpored je načrt. Delovni list je tisto, kar se je zares zgodilo, in v vrzeli med njima odteka denar. Evidenca časa zabeleži dejanski začetek in konec vsake izmene skupaj z odmori, bonusi, odbitki in dodatki ter jih shrani v dnevnik izmen, kjer jih vodja lahko pregleda. Aplikacija za skladiščni delovni list, ki te podrobnosti zajame v trenutku nastanka, odpravi rekonstrukcijo ob koncu meseca, ki jo papirni listi vedno zahtevajo.

Pri pogodbah s tretjimi osebami mora programska oprema za evidenco časa v 3PL ure razdeliti tudi po naročnikih, kar rešujejo projekti. Registracija prihoda iz mobilne aplikacije traja nekaj sekund in deluje za ekipe, raztresene po veliki hali ali več dvoriščih. Za obrate, ki potrebujejo dokaz, kje se je izmena začela, je na voljo zemljevid lokacije kot plačljiv modul, ki prikaže gibanje zaposlenega in zgodovino poti za izbrano obdobje. Podrobnosti o funkcijah so na naši strani evidenca delovnega časa.

Pravila o odmorih in počitku v skladiščni dejavnosti niso izbirna in prva zdrsnejo, kadar razpored nastaja pod pritiskom. Če so odmori vgrajeni v samo izmeno, namesto da bi se zanašali na spomin ljudi, zapis ostane čist, delovni list pa točen. Omejitve ur na zaposlenega preprečijo, da bi rotacija nekoga tiho potisnila čez tedensko mejo, prošnje za dopust in razpoložljivost pa se zbirajo pred sestavljanjem razporeda in ne dogovarjajo naknadno.

Poročanje je tisto, kar vse skupaj naredi zagovorljivo. Poročila o delovnih urah, minimalnih urah, potrjenih izmenah in zamudah se izvozijo čisto, tako da se vprašanje pri nadzoru odgovori iz zapisov in ne iz spomina.

Ena platforma za cone, lokacije in pogodbe 3PL

Malo obratov se ustavi pri eni stavbi. Druga lokacija, center za vračila, prelivno dvorišče ali pretovorna točka imajo vsak svojo ekipo in svoj ritem, pogodbe s tretjimi osebami pa dodajo še eno plast. Vodenje v ločenih preglednicah pomeni, da neravnovesja nihče ne vidi, dokler ob koncu meseca ne pridejo številke.

Podpora več lokacijam postavi vse obrate na eno tablo, projekti pa ločijo cone, naročnike ali pogodbe znotraj iste stavbe, kar je natanko tisto, kar mora zmoči program za razporejanje v 3PL in vsak sistem za upravljanje delovne sile v 3PL. Vloge in pravice določajo, kdo sme kaj urejati: vodja izmene vodi svojo ekipo, vodja lokacije pa vidi celotno sliko. Obrati, ki hkrati prevažajo blago in vodijo voznike, to pogosto poganjajo skupaj z razporejanjem osebja v logistiki, da dvorišče in vozni park ostaneta usklajena.

Kako izbrati najboljši program za razpored izmen v skladišču

Najboljši sistem za skladiščni razpored je tisti, ki ga vodje odpirajo še v šestem mesecu, in to je le redko tisti z najdaljšim seznamom funkcij.

Vsako aplikacijo za skladiščni razpored preizkusite tako, kot jo bo uporabljala vaša ekipa, ne tako, kot jo prikaže predstavitev. Enako velja za program za razporejanje v distribucijskem centru, ki ga preizkušate na dveh lokacijah. Odprite ga na najcenejšem telefonu v stavbi, saj prav takega nosijo vaši sezonski delavci. Sestavite cel teden izmen in si merite čas. Objavite ga in poglejte, kako hitro pride obvestilo. Spremenite eno izmeno in preverite, ali vsi prizadeti to vedo v eni minuti. Nato izvozite poročilo o delovnih urah in poglejte, ali se številke ujemajo s tem, kar potrebuje obračun plač.

Shifton te preizkuse opravi z deli, ki jih skladišče resnično uporablja: tedenski in mesečni pogled razporeda, proste izmene in menjave, predloge rotacij za večkratno uporabo, napoved obsega s samodejno razporeditvijo, evidenca časa in dnevniki ur, odmori, bonusi in odbitki ter poročila o urah, proračunu, urnih postavkah in stanju dopusta. Ekipe do 10 ljudi delujejo na brezplačnem paketu brez časovne omejitve, plačljivi moduli pa se z rastjo obrata zaračunavajo na zaposlenega na mesec.

Rezultat je tisto, kar si večina obratov želi: razpored, ki odraža dejanski obseg, ure, ki ostanejo znotraj zastavljenega proračuna, in vozniki viličarjev, pakirci ter ljudje na rampi, ki vedno vedo, kdaj delajo. Sestavite svoj prvi teden in poglejte, kako izgleda s celotnim obratom v enem pogledu.