Zdá sa, že mnohí z nás sú schopní rozvrhnúť svoj čas a čas svojich zamestnancov primerane a rozumne. Ak je to tak, prečo sa potom tak často stretávame s nedostatkom tohto dôležitého, cenného a, žiaľ, obmedzeného zdroja? Na prvý pohľad sa zdá, že robíme všetko správne: zapisujeme si plány do zošitov, obmedzujeme rušivé vplyvy a držíme sa svojich cieľov. Možno je základnou príčinou našich strát a nedostatku času to, že neuplatňujeme efektívne riadenie času? Skúsme zistiť, čo to môže spôsobovať, a naučme sa, ako správne riadiť svoj čas efektívnym a rozumným spôsobom.
Aby sme to dosiahli, musíme sa porozprávať o štvorrámcovom modeli riadenia času. Ak chceme pochopiť jeho princípy, musíme najprv určiť, čo riadenie času vlastne znamená. Efektívne riadenie času je veda, nástroj alebo náuka o správnom vedení, plánovaní, organizovaní, zaznamenávaní a využívaní času.
Prečo potrebujeme riadenie času?
Je to nástroj, ktorý umožňuje splniť čo najväčší počet stanovených úloh v čo najkratšom čase;
Proces riadenia času pomáha správne stanoviť pracovné priority;
Umožňuje sústrediť sa najprv na najdôležitejšie úlohy a riešiť menej dôležité povinnosti až po vybavení úloh s vysokou prioritou;
Vďaka dodržiavaniu vhodných modelov riadenia času budete mať čas na oddych, rodinu a plnohodnotný život mimo práce.
Effective Strategies for riadenie času in the Workplace
Samozrejme, nesmiete zabúdať, že efektívne riadenie času vás povedie k osvojeniu si nových dôležitých zručností a metód používaných pri dosahovaní konkrétnych cieľov a dokončovaní dôležitých projektov. Proces riadenia času je veľký mechanizmus, ktorý zahŕňa širokú škálu činností, zručností a schopností ako ktorákoľvek iná disciplína. Patrí sem správne plánovanie cieľov, delegovanie zodpovedností, tvorba zoznamov a plánov, sledovanie, analýza časových nákladov, hodnotenie významu rôznych činností, stanovovanie priorít a podobne.
Čo presne je štvorrámcový model?
Klasické riadenie času vzniklo už dávnejšie, v čase, keď existoval jednotný prístup k riadeniu. Svet sa neustále vyvíja a rovnako sa vyvíja aj štúdium efektívneho rozvrhovania času. Po vydaní knihy „Reframing Organizations: Artistry, Choice, and Leadership“ od Leeho Bolmana a Terryho Deala v roku 2012 sa proces riadenia času začal chápať ako komplexný, viacvrstvový aparát. Vtedy sa prvýkrát objavilo označenie „štvorrámcový model“. Ide o systém kontroly vášho času, systému, procesu, vás samých a ostatných ľudí.
Hlavný rozdiel medzi jednorozmerným a štvorrámcovým modelom riadenia spočíva v tom, že tradičné riadenie času sa viac zameriava na kontrolu času založenú na jednej zložke – jej priorite. Konkrétnejšie ide o vykonávanie pracovných úloh podľa úrovne ich dôležitosti. Štvorrámcový model je podrobnejší, presnejší a viacvrstvový nástroj, ktorý odhaľuje vzorce a rôzne modely riadenia času.
Jednoduchšie povedané, aby bola vaša práca a práca vašich zamestnancov efektívna a úspešná, musíte prestať vnímať proces riadenia času ako jednostrannú záležitosť. Pri vykonávaní svojej práce musíte venovať pozornosť všetkým štyrom nižšie uvedeným faktorom. Každý z nich vám pomôže dosiahnuť ciele a dodržať termíny.
Musíte sa naučiť, ako správne využívať každú minútu svojho času a mať nad ním úplnú kontrolu;
Dobrý riaditeľ firmy musí vytvoriť systém na plnenie konkrétnych úloh, či už ide o jeho vlastné úlohy, alebo o prácu vykonávanú jeho zamestnancami;
Musíte mať úplnú kontrolu nad tým, ako zamestnanci pracujú na konkrétnych úlohách a projektoch. Nenavrhujeme, aby ste museli neustále kontrolovať všetky aspekty pracovného procesu. Riaditeľ firmy by však mal preverovať a sledovať niektoré z najcennejších alebo najproblematickejších pracovných oblastí;
Posledný, no rovnako dôležitý faktor vo štvorrámcovom modeli riadenia času: dobrý šéf musí mať sebadisciplínu a schopnosť viesť svojich podriadených, byť usporiadaný a prijímať racionálne a dôsledné rozhodnutia.
Samozrejme, nesmieme zabúdať na sebadisciplínu, keďže je dôležitá pre zamestnancov na akejkoľvek pozícii: od najvyšších po najnižšie úrovne. Keď ste vy aj váš zamestnanec usporiadaní a slušní, plánovanie efektívneho riadenia času bude jednoduché. Ak nemáte primeranú úroveň sebariadenia a nie ste príliš dobrí v stanovovaní priorít, budete mať problémy so systematizáciou a štruktúrovaním svojho vlastného času.
Použitím tohto modelu spomedzi všetkých modelov riadenia času začnete kontrolovať svoj čas, čas svojich zamestnancov a pracovný proces ako celok. Zdá sa, akoby bol tento nástroj vytvorený špeciálne pre vaše vnímanie času, váš vzťah k životu a práci. Zohľadní špecifiká vášho systému a vášho pracovného procesu a bude zameraný na ľudí okolo vás.
Začnite so zmenami ešte dnes!
Optimalizujte procesy, zlepšite riadenie tímu a zvýšte efektivitu.