Softvér na plánovanie zmien pre tímy každej veľkosti

Plánovanie zmien sa nesťažuje postupne, ale po schodoch. Jeden tím v zdieľanej tabuľke funguje dovtedy, kým druhý tím nezačne pokrývať tie isté hodiny, kým niekto neprejde na kratší úväzok a kým manažér nezačne tráviť piatkové popoludnia prestavovaním mriežky, ktorú nikto iný neprečíta. Presne v tomto bode prestáva byť softvér na plánovanie zmien vylepšením a stáva sa tým, čo drží celý týždeň pokope.

Požiadavka nie je zložitá. Ľudia potrebujú vedieť, kedy pracujú, manažéri potrebujú vedieť, že hodiny sú pokryté a náklady únosné, a obe strany potrebujú tú istú verziu pravdy.

Čo musí softvér na plánovanie zmien zvládať

Štyri úlohy vážia viac než zoznam funkcií. Zostaviť celý týždeň alebo mesiac rýchlo, bez toho, aby ste zakaždým začínali od prázdnej mriežky. Dostať rozpis k ľuďom do mobilu, pretože väčšina zamestnancov na zmeny pracovný e-mail nikdy neotvorí. Udržať hodiny v limitoch pred zverejnením rozpisu, nie až po spracovaní miezd. A zvládnuť zmenu bez prestavby, pretože plán sa hýbe stále.

Všetko ostatné je voliteľné. Systém na plánovanie zmien, ktorý zvládne tieto štyri veci, prežije ťažkú platformu riešiacu problémy, ktoré tím nemá, či sa už predáva ako aplikácia na zmeny, softvér na rozpis pracovných čiat alebo nástroj na plánovanie oddelení.

Zostaviť rozpis bez začínania od nuly

Väčšina tímov nepotrebuje nový rozpis každý týždeň. Potrebuje vzor z minulého týždňa s tromi zmenami. Uloženie fungujúceho vzoru ako šablóny rozpisu zmien premení dvojhodinovú prácu na desaťminútovú a tímovú šablónu možno použiť opakovane naprieč oddeleniami: aplikujte šablónu na oddelenie, upravte podľa sviatkov a žiadostí, zverejnite. Opakujúce sa zmeny a rotácie sa posúvajú dopredu rovnako, takže striedavý vzor nastavíte raz a nemusíte ho prepisovať mesiac čo mesiac.

Časti, ktoré sa menia, sa riešia samostatne. Voľné zmeny pokrývajú prácu, na ktorú ešte nikto nie je priradený, a rozošlú sa naraz všetkým, ktorí na ňu majú kvalifikáciu, namiesto ponúkania jednému po druhom. Výmeny navrhujú zamestnanci a manažér ich schváli jedným ťuknutím. Dostupnosť a žiadosti o voľno sa zbierajú ešte pred stavbou mriežky, a práve to odstráni väčšinu dohadovania, ktoré nasleduje po zverejnenom rozpise.

Veľkosť sa rieši oddelením, nie jednou obrovskou mriežkou. Oddelenia, prevádzky a zmluvy sa stanú vlastnými projektmi alebo rozpismi, takže vedúci si vyfiltruje tabuľu, za ktorú zodpovedá, kým majiteľ účtu stále vidí všetko. Kto pokrýva dva tímy, objaví sa raz, čím zostanú jeho celkové hodiny poctivé namiesto rozdelenia do dvoch súborov, ktoré nikto nezosúlaďuje. Tu prestáva byť tabuľka nástrojom na rozpisy a stáva sa rizikom.

Prispôsobiť obsadenie skutočnému dopytu

Rovnomerné obsadenie stojí peniaze v oboch smeroch. Priveľa ľudí počas pokojného rána ukrajuje maržu, primálo v špičke stojí kvalitu služby. Predpoveď dopytu vykreslí očakávané zaťaženie ako hodinovú krivku cez celý deň a zmeny sa potom rozdeľujú podľa tejto krivky, nie podľa pevného počtu ľudí.

Automatické rozdelenie spraví prvý návrh: umiestni zmeny tam, kde je dopyt, a rešpektuje nastavené pravidlá pre nadčasy. Manažér už len kontroluje a upravuje namiesto toho, aby začínal od nuly. Pri prevádzkach s predvídateľnými špičkami je to jediná zmena, ktorá posunie plánovanie zmien z evidenčného nástroja k niečomu, čo ovplyvňuje čísla. Plánovanie personálu na podujatia na tom stojí alebo padá, pretože dopyt tam prichádza v blokoch a nie ako rovná čiara.

Zverejniť skoro znamená rovnako veľa ako zverejniť presne. Rozpis, ktorý je hotový týždeň dopredu, umožní ľuďom naplánovať si okolo neho zvyšok života a počet žiadostí o výmenu na poslednú chvíľu vďaka tomu klesá. Tímy, ktoré zverejňujú deň pred potrebou, doplácajú rozdiel telefonátmi a dobrou vôľou, a tento náklad sa v žiadnom výkaze nikdy neobjaví.

Hodiny, nadčasy a kontrola nákladov

Mzdové náklady sú zvyčajne najväčšia položka, ktorú vie manažér ovplyvniť týždeň po týždni, a v tabuľke je škoda neviditeľná až do príchodu mzdového vyúčtovania. Zmena, ktorá sa natiahla, človek navyše zavolaný na pokojné popoludnie, náhodne prekročený limit hodín: nič z toho sa neukáže, kým je ešte čas zasiahnuť.

Limity hodín na osobu a priebežné týždenné súčty menia nadčas na rozhodnutie, nie na objav. Pravidlá nadčasov môžu vyžadovať výslovné potvrdenie skôr, než sa hodiny navyše priradia. Následne výkazy rozpočtu a sadzieb ukážu, koľko každý zverejnený rozpis skutočne stál, podľa pozície a obdobia. Táto slučka je rozdiel medzi nástrojom, ktorý hlási históriu, a systémom, ktorý ju mení.

Dochádzka, prítomnosť a čisté výkazy

Rozpis je plán, výkaz je to, čo sa naozaj stalo. Keď ho použijete ako softvér na dochádzku zamestnancov, funguje rovnako v oboch smeroch: ľudia si zaznačia príchod a odchod v mobilnej aplikácii, prestávky sa zaznamenajú na zmenu a bonusy, zrážky aj zmeny sadzieb sedia vedľa hodín, nie v samostatnej poznámke. Každá úprava zostáva v logu výkazov, takže spor o hodiny sa uzavrie podľa záznamu.

Reporting premení tieto záznamy na niečo, čo mzdové oddelenie použije. Odpracované hodiny, minimálne hodiny, potvrdené zmeny, neskoré príchody, voľná a zostatky dovolenky sa exportujú podľa mesiaca a pozície. Aplikácia na výkazy, ktorá to zachytí priamo pri práci, úplne odstráni mesačné dopĺňanie spätne. Tímy, ktoré potrebujú doklad o mieste, si môžu pridať geolokačnú mapu, ktorá je platený modul a nie súčasť bezplatného plánu. Ako funguje evidencia príchodov a výkazov, opisujeme na stránke evidencie času.

Role, oprávnenia a pridávanie ľudí

Len čo rozpisy zostavuje viac než jeden človek, začínajú byť dôležité oprávnenia. Každý člen tímu nesie pozíciu a úroveň oprávnenia, takže vedúci oddelenia spravuje vlastnú tabuľu, kým majiteľ účtu si drží celkový obraz. Pozície zároveň umožňujú čítať pokrytie podľa rolí namiesto počítania mien, a práve to robí mriežku použiteľnou pri štyridsiatich ľuďoch, nie iba pri štyroch.

Pri reálnej veľkosti je zavádzanie ľudí hromadná práca. Ľudí možno importovať namiesto pridávania po jednom, každého s pozíciou, kontaktom a časovým pásmom, a stav pozvánky ukáže, kto ju prijal a kto ešte nie. Tímy rozložené v rôznych časových pásmach vidia svoje zmeny v miestnom čase, čo odstráni bežnú príčinu zmeškaných začiatkov.

Žiadosti, schvaľovanie a menej vyrušovania

Veľká časť času, ktorý manažér venuje rozpisom, padne na žiadosti, nie na samotný rozpis. Dovolenky, neplatené voľno, zmeny v službách a aktualizácie dostupnosti prichádzajú v správach, zapamätajú sa spolovice a vyplávajú znova, keď je rozpis zle.

Ak ich necháte prejsť jedným radom, zmení sa tvar celého týždňa. Žiadosti sa podávajú v aplikácii, schvaľujú alebo zamietajú na jednom mieste a okamžite sa premietnu do tabule, pričom zostatky sú viditeľné, takže sa nič neschváli dvakrát. Naša funkcia správy voľna ukazuje, ako do seba zapadajú žiadosti, schvaľovanie a zostatky naprieč tímami.

Ako vybrať softvér na plánovanie zmien pre váš tím

Otestujte akýkoľvek softvér na rozpisy tak, ako ho bude používať váš tím, či už porovnávate kandidátov v užšom výbere alebo nahrádzate tabuľku. Zostavte skutočný týždeň a zmerajte si čas. Otvorte to na najstaršom mobile v budove. Zverejnite, potom zmeňte jednu zmenu a overte, že všetci dotknutí to vedia do minúty. Vyexportujte výkaz odpracovaných hodín a pozrite sa, či by ho mzdové oddelenie použilo tak, ako je. Potom si overte, čo sa stane, keď narastiete: ďalšie oddelenie, ďalšia prevádzka, ďalších dvadsať ľudí.

Shifton je postavený presne na túto cestu. Denné, týždenné a mesačné zobrazenie, šablóny a rotácie, voľné zmeny a výmeny, dostupnosť a žiadosti o voľno, predpoveď dopytu s automatickým rozdelením, limity hodín a pravidlá nadčasov, dochádzka s logom výkazov, integrácie s QuickBooks a Zapier a výkazy o hodinách, rozpočte a sadzbách. Do 10 ľudí beží bezplatný plán bez časového obmedzenia, čo z neho pre malý tím robí naozaj bezplatnú aplikáciu na rozpisy zmien, a platené moduly sa účtujú za zamestnanca mesačne, s detailmi na našej stránke cenník.

Nech váš tím robí čokoľvek, rozpis je tá časť, na ktorej stojí všetko ostatné. Zostavte si prvý týždeň a pozrite sa, koľko administratívy s ním zmizne.