Software de management al operațiunilor de marketing

Capacitatea de marketing este aproape întotdeauna supraestimată. Pe hârtie, o echipă de nouă oameni are patruzeci și cinci de zile de lucru pe lună, iar în practică o bună parte din ele este deja angajată în raportare, aprobări, recrutare, concedii și campania care s-a lungit. Un software de management al operațiunilor de marketing contează pentru că spațiul dintre numărul nominal de oameni și orele utilizabile este locul în care termenele mor în liniște.

A doua problemă este vizibilitatea. Munca de marketing este în mare parte invizibilă până când iese la lumină, ceea ce face foarte greu un refuz susținut cu dovezi. O cerere pentru încă un material pare gratuită, pentru că nimeni nu poate arăta orele pe care le va împinge deoparte. Un software de management al echipei de marketing rezolvă asta făcând orele explicite: ce este rezervat, la cine se află și ce trebuie să se mute dacă apare ceva nou.

Ce trebuie să acopere un software de management al operațiunilor de marketing

Patru sarcini. Să arate capacitatea reală a echipei pentru o perioadă, nu numărul de angajați. Să permită planificarea muncii pe oameni care au confirmat ei înșiși că sunt disponibili. Să înregistreze orele intrate în fiecare campanie, astfel încât gradul de încărcare să fie o măsurătoare și nu o opinie. Și să facă toate acestea acolo unde echipa se va uita cu adevărat, adică pe telefon și nu într-un document pe care nimeni nu îl deschide a doua oară. Un software de programare a operațiunilor de marketing care rezolvă primele trei, dar trăiește într-un fișier de calcul, cade la a patra, iar a patra decide dacă va fi folosit. De aceea și un software de planificare a personalului de marketing reușește sau eșuează prin aplicația mobilă, nu prin lista de funcții.

Planificarea resurselor campaniilor față de capacitatea reală

Planificarea resurselor campaniilor se strică într-un mod previzibil: planul se construiește invers, pornind de la livrabile, iar oamenii sunt presupuși disponibili pentru simplul fapt că sunt angajați. Mersul înainte, pornind de la capacitate, dă un răspuns diferit și mai onest. În Shifton fiecare campanie sau flux de lucru este un proiect, așa că orele se înregistrează pe el, iar totalul se vede pe persoană și pe perioadă. Când două campanii vor același specialist în aceleași două săptămâni, conflictul apare în grilă și nu în ședința de stadiu de trei săptămâni mai târziu. Un software de planificare a echipei de marketing merită exact în punctul în care numărul de fluxuri paralele depășește numărul de oameni care le pot ține pe toate în minte.

Majoritatea echipelor pornesc de la un șablon de program de marketing într-un fișier de calcul și acesta rezistă cât timp există o singură campanie pe rând. Încetează să funcționeze în momentul în care două se suprapun, pentru că un șablon înregistrează intenția, în timp ce un program înregistrează angajamentul, și numai unul dintre ele vă poate spune dacă joi este deja plin. Un șablon de program de marketing existent poate fi importat în loc să fie rescris, apoi întreținut ca un plan viu și nu ca un document pe care cineva își amintește să îl redeschidă.

Împărțirea unei zile de lucru în livrabile reale

O zi planificată spune că cineva este la muncă. Nu spune ce a ieșit din ea. Activitățile stau în interiorul turei cu orele lor proprii, ceea ce permite ca o zi să fie ruptă în bucățile distincte de muncă pe care le conține, iar aceeași activitate poate fi distribuită între mai multe persoane într-o singură acțiune, în loc să fie atribuită una câte una. Munca ce trebuie făcută, dar nu are încă un responsabil, poate fi lăsată deoparte și preluată mai târziu. Detaliile sunt acoperite de funcția noastră de urmărire a activităților. Pentru o echipă internă aceasta este diferența dintre un plan care spune că săptămâna e plină și un plan care spune ce produce săptămâna.

Unde se termină platformele de marketing și începe planificarea oamenilor

Rezultatele căutării în acest domeniu sunt aglomerate de o cu totul altă categorie de produs. Majoritatea instrumentelor vândute ca software de management al marketingului planifică canale, materiale, audiențe și aprobări, iar multe fac asta excelent. Niciunul dintre ele nu știe câte ore are echipa ta luna viitoare, cine este în concediu sau cât a consumat efectiv ultima lansare în muncă. Un software de management al forței de muncă din marketing răspunde la aceste întrebări și nu se atinge deloc de execuția pe canale. Un software de planificare pentru marketingul intern și o platformă de execuție se completează și nu se înlocuiesc, iar tratarea lor ca rivale este calea prin care echipele ajung cu un plan de conținut foarte frumos și cu nimeni liber să îl execute. Echipele care facturează clienților la oră au o problemă de altă formă, iar despre ea vorbește pagina noastră pentru echipele de agenție.

Disponibilitate, ore de concentrare și modele hibride

Echipele de marketing lucrează rar o săptămână uniformă. Unii își comprimă orele, alții își păstrează timp protejat pentru munca de profunzime, iar aranjamentele hibride fac din prezența fizică și din orele de lucru două întrebări separate. Disponibilitatea se colectează de la fiecare persoană pe ore pentru luna următoare, iar cererile de concediu trec prin aplicație spre aprobare, astfel încât programul stă pe informații confirmate. Un software de planificare pentru departamentul de marketing care presupune că toți sunt disponibili de la nouă la cinci va produce un plan care arată bine și se rupe în prima săptămână. Un software de programare a angajaților din marketing trebuie să trateze disponibilitatea ca informație colectată de la oameni și nu ca o politică aplicată asupra lor. Pozițiile și nivelurile de acces contează și aici, pentru că un lider de echipă ar trebui să poată ajusta programul grupului său fără să primească în mână programul întregii companii.

Lansări, evenimente și orele din afara modelului

Un software de planificare a turelor de marketing sună ca o categorie ciudată pentru o echipă de birou, exact până la primul weekend de lansare. O parte din munca de marketing refuză să încapă în orele de program. Lansările cad în momente incomode, evenimentele se întind peste weekend, iar o campanie activă are nevoie uneori de cineva care să o urmărească în afara zilei normale. În locul unui aranjament informal care devine tacit neplătit, publicați acoperirea ca tură deschisă, astfel încât oricine este calificat să o poată prelua, și lăsați schimburile de ture să aibă loc între membrii echipei cu confirmarea unui manager. Bonusurile pot fi atașate turelor individuale atunci când acoperirea suplimentară merită recunoscută. Un software de planificare pentru echipa de campanie care tratează munca din afara programului ca pe o excepție rezolvată pe chat este modul în care bunăvoința se consumă fără să observe nimeni. Pentru echipele care asigură și o permanență de presă în afara programului există o pagină separată despre planificarea într-o agenție de relații publice.

Grad de încărcare, ore pe proiect și cât a costat o campanie

Odată ce orele sunt înregistrate pe proiecte, câteva discuții devin simple. Raportul de ore lucrate arată orele lucrate și cele suplimentare pe persoană, filtrate după proiect, poziție și perioadă, cu pauzele și întârzierile ca cifre separate. Rapoartele de buget și de tarif orar traduc asta în cost de muncă pe campanie, iar aceasta este cifra care susține o cerere de post mult mai bine decât o descriere a cât de ocupați se simt toți. Un software de urmărire a timpului în marketing este adesea respins de echipele creative, și pe bună dreptate atunci când este folosit pentru supraveghere. Folosit pentru capacitate, face exact invers: este dovada că echipa este la limita ei. Un software de planificare pentru echipa de conținut câștigă încredere atunci când rezultatul datelor este o încărcare mai bine împărțită și nu un clasament, iar aceeași prudență se aplică unui software de urmărire a timpului pentru echipa de conținut: funcționează când echipa poate vedea rapoartele scrise despre ea.

Shifton pentru o echipă internă de marketing

Shifton este îngust în mod deliberat. Planifică oameni, înregistrează ore și raportează despre amândouă, pe câte campanii, birouri și echipe conduceți, și nu încearcă să fie o platformă de execuție. Un software de planificare pentru echipa de marketing digital cu acest domeniu se adoptă ușor, pentru că este foarte puțin de învățat: o grilă, o aplicație, un set de rapoarte. Un software de planificare pentru echipa de marketing creativ trebuie să rămână suficient de ușor ca să nu devină el însuși munca, iar o soluție de programare pentru marketing care are nevoie de zile de instruire nu supraviețuiește unui trimestru aglomerat. Sub 10 membri în echipă este gratuit fără limită de timp și acoperă planificarea turelor, pontajul de bază și prezența, aplicația mobilă și rapoartele, ceea ce ajunge de la sine unui departament mic. Peste acest număr, prețul merge pe angajat pe lună, iar prognoza și distribuirea automată sunt module plătite. Rezultatul este o operațiune de marketing care poate spune pentru ce are capacitate și poate să o dovedească.