Program do zarządzania personelem w gastronomii i grafików

W gastronomii wszystko rozstrzyga się na koszcie pracy. To jedyna pozycja, którą kierownik może przesuwać godzina po godzinie, i waha się szybciej niż cokolwiek innego w biznesie. Program do zarządzania personelem w gastronomii istnieje po to, żeby te wahania stały się przewidywalne: właściwi ludzie we właściwych godzinach, kuchnia i lada obsadzone razem, a każda godzina zapisana na tyle dokładnie, żeby wypłacić ją bez drugiego sprawdzania.

Tym, co naprawdę utrudnia układanie grafików w tej branży, jest kształt popytu. Ruch przychodzi falami, a nie równą linią, i fale różnią się formatem. Stołówka ma dwa szczyty i pustoszeje pomiędzy nimi. Kawiarnia ładuje cały poranek. Lada szybkiej obsługi idzie płasko aż do wieczornego skoku, a punkty fast food często mają drugi szczyt późną nocą. Personel pracuje w niepełnym wymiarze, jest w dużej mierze studencki i szybko się wymienia, a osoba układająca grafik zwykle robi to, stojąc na swoim stanowisku.

Co program do zarządzania personelem w gastronomii musi umieć

Po odjęciu list funkcji zadanie jest krótkie. Szybko ułożyć pełny tydzień, także z telefonu, jeśli tylko on jest pod ręką. Utrzymać godziny w limitach i budżecie, zanim cokolwiek zostanie opublikowane. Dostarczyć gotowy grafik ludziom, którzy nie czytają maili. I wytrzymać, gdy ktoś zgłasza chorobę dwie godziny przed serwisem.

System zarządzania personelem w gastronomii, który domyka te cztery punkty, jest wart więcej niż platforma z pięćdziesięcioma modułami, których nikt nie otwiera. Tą miarą warto oceniać każdy program do grafików w gastronomii, niezależnie od tego, czy obsługuje jeden lokal, czy sieć.

Oprogramowanie dla personelu, a nie kasa ani magazyn

To samo określenie doczepia się do dwóch bardzo różnych kategorii produktów i warto je rozdzielić, zanim ułożysz krótką listę. Jedna siedzi po stronie sprzedaży: przyjmowanie zamówień, obrót pieniędzmi, stany magazynowe, kalkulacja dań. Druga siedzi po stronie ludzi: kto pracuje, kiedy, ile godzin, po jakiej stawce i ile to daje na koniec miesiąca.

Shifton należy zdecydowanie do tej drugiej. Oprogramowanie do zarządzania personelem w gastronomii obejmuje grafiki, dyspozycyjność, otwarte zmiany, zamiany, odbicia wejścia i wyjścia, przerwy, dodatki oraz raportowanie, które wiąże godziny planowane z faktycznymi. Nie kalkuluje dania, nie zamawia towaru i nie prowadzi kasy, i wcale nie próbuje. Większość firm używa po jednym narzędziu z każdej kategorii, a to kadrowe zwykle zwraca się pierwsze, bo koszt pracy jest jednocześnie większą pozycją i tą, którą wciąż można zmienić we wtorek po południu.

Kuchnia i lada w jednym grafiku

Zaplecze i sala chodzą według innych zegarów. Przygotowanie zaczyna się długo przed otwarciem, wydawka pracuje najciężej w serwisie, a lada potrzebuje ludzi od pierwszego do ostatniego gościa. Program do grafików dla personelu kuchni, który pomija salę, produkuje dwa grafiki po cichu ze sobą sprzeczne, a luka wychodzi w najbardziej obłożony dzień tygodnia.

Ułożenie obu w jednej siatce to usuwa. Nadal planujesz według roli lub projektu, ale obsada i suma godzin pozostają widoczne na jednym ekranie, a na każdej zmianie możesz trzymać minimalną liczbę osób na każdym stanowisku, żeby nic nie otwierało się przy brakach. Kucharze, bariści, obsługa lady, kierowcy i osoby sprzątające mają własne stanowiska, a otwarte zmiany trafiają wyłącznie do tych, którzy faktycznie mogą je wziąć.

Limity godzin, nadgodziny i pozycja kosztu pracy

Nadgodziny rzadko przychodzą jako decyzja. One się kumulują. Zmiana przedłużona o godzinę, przysługa w sobotę, zastępstwo, które wypchnęło kogoś poza wymiar z umowy. Zanim pojawią się na liście płac, pieniądze już wyszły.

Ustawienie maksymalnej liczby godzin tygodniowo na pracownika i śledzenie bieżącej sumy obok niego w trakcie układania odwraca kolejność. Dobry program do grafików w gastronomii sygnalizuje tydzień wychodzący poza limit przed publikacją grafiku, a nie po zamknięciu płac. W połączeniu z raportem budżetowym to właśnie tu leży realna oszczędność: nie w dramatycznych cięciach, ale w tych piętnastu czy dwudziestu godzinach miesięcznie, których nikt nie zamierzał zaplanować.

Kawiarnie, stołówki, lady i punkty mobilne

Niewiele firm zostaje długo przy jednym lokalu. Druga kawiarnia, kontrakt na stołówkę, punkt w strefie gastronomicznej, przyczepa na weekendy i koordynacja przestaje być grafikiem, a staje się logistyką. Jeden punkt się zapycha, drugi stoi, a przeszkolony barista siedzi bezczynnie trzy przecznice dalej.

Planowanie wielolokalizacyjne zbiera wszystkie jednostki w jednym miejscu. Zmiany niosą lokal, do którego należą, więc osoba pracująca pod dwoma adresami i tak kończy tydzień z jedną czystą sumą godzin. Program do grafików kawiarni, system zarządzania stołówką i planowanie zmian food trucka to nie są osobne produkty, tylko ten sam silnik grafiku na innej skali. Szablony pokazują to wprost: ułóż działający tydzień raz, a potem wdroż go w nowym punkcie zamiast zaczynać od pustej siatki. Gdy kuchnia należy do hotelu, gastronomia jest jednym z kilku działów, a planowanie grafików personelu hotelu obejmuje pozostałe.

Ewidencja czasu, która wytrzymuje szczyt serwisu

Papierowe karty pracy to znany słaby punkt gastronomii. Godziny zaokrągla się w górę, podpis przykrywa zmianę, która była krótsza, a w środku serwisu nikt nie ma czasu spierać się o dziesięć minut. Porządna rejestracja czasu pracy zamyka tę lukę, zapisując realny początek i koniec każdej zmiany na tle planu, żeby liczba, którą płacisz, była liczbą, którą przepracowano.

Szczegóły ważą tu więcej niż nagłówek. Przerwy zapisane na samej zmianie. Spóźnienia i wcześniejsze wyjścia widoczne jako osobne liczby, a nie schowane w sumie. Dodatki za noc, święto lub godziny szczytu naliczane tam, gdzie powinny. Premie i potrącenia przypięte do zmiany, której dotyczą. Gdy idą płace, dziennik za każdą godziną pokazuje, kto co i kiedy zmienił, co kończy większość sporów, zanim się zaczną. Możesz zobaczyć dokładniej, jak rejestracja czasu pracy zasila te liczby.

Raporty, które odpowiadają na realne pytania

Przydatne raporty nie są tu skomplikowane. Ile godzin przepracowała każda osoba w zeszłym miesiącu i ile z nich to nadgodziny? Ile kosztował personel w każdym lokalu? Komu kończy się urlop? Kto spóźnił się więcej niż dwa razy? System zarządzania personelem w gastronomii powinien odpowiadać na to w kilka kliknięć i eksportować odpowiedź do płac lub księgowości.

Godziny pracy, nieobecności, godziny minimalne, saldo urlopu, premie i potrącenia, budżet i stawki godzinowe pokrywają po jednym rogu tego samego obrazu. Czytane razem mówią, czy grafik, który zaplanowałeś, jest grafikiem, za który zapłaciłeś, a to jedyny prawdziwy test każdego oprogramowania kadrowego w gastronomii.

Jak wybrać system do grafików w gastronomii

Testuj każdą platformę tak, jak będzie z niej korzystał zespół, a nie tak, jak pokazuje demo. Otwórz ją na najstarszym telefonie w lokalu, bo taki noszą osoby wchodzące na weekendy. Ułóż pełny tydzień i zmierz czas. Przepchnij zmianę i zobacz, po jakim czasie dociera. Zapytaj, co pracownik musi zrobić, żeby zamienić się zmianą, bo jeśli wymaga to więcej wysiłku niż wiadomość na grupie, wygrywa grupa, a system po cichu umiera.

Patrz też na kształt cennika. Program do grafików kupiony dla dziewięcioosobowej kawiarni i platforma zbudowana dla grupy prowadzącej cztery stołówki rozwiązują inne problemy, a płacenie za korporacyjne prognozy, których nikt nie otworzy, to szybka droga do porzucenia narzędzia. Formaty z własną specyfiką opisane są osobno, w tym grafiki w restauracji oraz zespoły cateringowe.

Shifton pokrywa kadrową stronę gastronomii od początku do końca: grafiki zmian w widoku dnia, tygodnia i miesiąca, otwarte zmiany i zamiany, dyspozycyjność i wnioski o wolne, szablony do ponownego użycia, automatyczny rozdział, prognozę obłożenia, rejestrację czasu z przerwami, premie i potrącenia oraz raporty, które przekładają to wszystko na liczby. Zespół nosi grafik na iOS i Android, a powiadomienia push dowożą zmianę bez telefonu.

Do dziesięciu osób w zespole bezpłatny plan obsługuje całą pracę bez limitu czasu, a to wystarcza jednej kawiarni albo małemu punktowi z ladą. Powyżej tego progu moduły płatne dodają obsługę wielu lokalizacji, odbicie z geolokalizacją i bogatsze raportowanie kosztów. Niezależnie od tego, czy prowadzisz kawiarnię, stołówkę, ladę szybkiej obsługi czy punkt mobilny, najszybszym sposobem oceny programu do grafików jest ułożenie w nim przyszłego tygodnia i sprawdzenie, ile to zajmuje.