Софтвер за распоред во аптека: смени, замени и часови

Аптеката не може да отвори со недостиг. Шалтерот може да поднесе тивко утро и тежок попладневен налет, но не може да поднесе фармацевт што недостасува, и целиот распоред произлегува од тоа единствено ограничување. Софтверот за распоред во аптека постои за да ја направи покриеноста докажлива однапред, наместо да се потврдува по телефон тоа утро кога е најважна.

Работата е измамливо ситна. Договори со скратено работно време, фиксни неделни обрасци, ротации за сабота, државни празници, студиско отсуство, ангажирани заменски фармацевти и синџир што ги дели луѓето меѓу подружниците. Направен рачно, распоредот паѓа врз еден менаџер и јаде по едно попладне неделно. Направен еднаш како образец и повторно употребен, трае минути.

Што мора да направи правилно софтверот за распоред во аптека

Четири работи го носат најголемиот дел од товарот. Да гарантира дека секој работен час ја има покриеноста што ја бара законот. Да состави недела или месец брзо и да ја измени без повторно цртање на мрежата. Да ја достави тековната верзија до секој телефон, бидејќи персоналот во аптека е во продажниот простор, а не зад биро. И да запише што навистина било одработено, бидејќи платените часови, паузите и доцнењата се бројките што завршуваат во спор.

Сето останато е второстепено. Алатка за распоред во аптека што ги покрива тие четири работи победува подолг список функции, и токму тоа го дели распоредот во кој тимот верува од испечатен лист што престанал да биде точен во среда.

Неделата во аптека се склопува од неколку повторливи делови:

• Основно работно време со одговорен фармацевт во објектот во секој момент
• Смени на фармацевтски техничари и продавачи што се прилагодуваат на најпрометниот дел од денот
• Ротација за сабота и државни празници, правично поделена низ целиот тим
• Засилување и замени договорени околу одмори, обуки и отсуства

Штом тие делови стојат во една мрежа наместо на четири места, распоредот престанува да биде вежба за помнење. Најголемиот дел од работата на апликацијата за смени во аптека е таа мрежа да остане искрена.

Покриеноста со фармацевт и правилата што не смеат да попуштат

Покриеноста не е прашање на број луѓе. Смена со тројца луѓе во која никој не е квалификуван да биде одговорен фармацевт не е покриена смена, колку и полна да изгледа колоната. Работните места и нивоата на пристап стојат во списокот на тимот, а улогите се прикажуваат покрај имињата во распоредот, па покриеноста се проверува според способност, а не според бројот на пополнети редови.

Планирањето по цел месец ја прави изложеноста видлива рано. Деновите каде што никој не е доделен се прикажуваат како отворени смени со часовите што недостасуваат, празниците се означени во мрежата, а празнина во третата недела од следниот месец се пополнува додека пополнувањето уште е ефтино. Тоа е практичниот аргумент за онлајн софтвер за распоред во аптека наспроти лист закачен во задната просторија.

Техничари, продавачи и улогите во една смена

Аптеката не е еден тим. Фармацевтите, фармацевтските техничари, продавачите и доставувачите одат по различни обрасци, различни договорени часови и различна часовна цена. Софтверот за распоред на персонал во аптеки мора да ги разликува и сепак да ја покажува целата подружница на еден екран.

Работното место се чува кај секој човек заедно со контактите, временската зона и нивото на пристап, па менаџерот гледа кој каде може да биде поставен пред смената да биде создадена. Новите вработени се додаваат или увезуваат во списокот и се повикуваат преку е-пошта, а статусот на поканата е видлив додека не биде прифатена. Никој не се појавува во распоредот за следната недела како име што половина тим не го препознава.

Викенди, државни празници и замени

Дежурството за викенди и празници е делот што персоналот најмногу го забележува, па правичноста тежи колку и покриеноста. Ротацијата во месечниот приказ го покажува образецот низ целиот тим одеднаш, што прави нерамномерна низа да биде очигледна пред некој да мора да ја отвори темата.

Ненадејното отсуство работи обратно. Покриеност ослободена како отворена смена е видлива за сите во ист момент наместо да патува низ список за телефонирање, а редовен заменски фармацевт додаден во списокот се распоредува како кој било друг член на тимот. Системот за распоред во аптека не го отстранува телефонскиот повик, но ги отстранува повеќето од нив.

Распореди низ аптекарски синџир

Повеќе локации се местото каде што табеларната пресметка конечно се крши. Две подружници со недостиг и една со вишок во иста сабота е проблем што никој не го гледа кога секој распоред живее во своја датотека. Проектите и филтрите му дозволуваат на синџирот да ја гради секоја подружница одделно и сепак да ја прегледува покриеноста низ целата мрежа, а образец што работи на едно место се користи повторно на следното наместо да се гради од празна мрежа.

Централата добива и нешто што папка со табели никогаш не дава: едно место каде што распоредот на секоја подружница е ажурен. Покриеност ослободена на едно место може да им се понуди на обучени вработени во соседна подружница, што претвора збир од одделни распореди во единствен ресурс од луѓе.

Синџирите што екипираат и болница или клиничка локација се соочуваат со истата форма на планирање како нашите клиенти за распоред на медицински персонал, каде што задолжителната покриеност и заедничките вработени низ локациите го одредуваат целиот дизајн.

Каде завршуваат системите за издавање лекови и почнува распоредот

Резултатите од пребарувањето мешаат два многу различни производи, па вреди да се каже директно. Софтверот за управување со аптека ја води страната со издавање лекови и клиничките системи околу неа, и Shifton не прави ништо од тоа. Shifton е слојот за персонал покрај него: кој е во распоредот, кој е квалификуван за таа смена, кој се пријавил, колку часови се одработени и колку од нив се прекувремени.

Речиси секоја аптека ги користи и двете, а поделбата е чиста. Платформата за издавање лекови го држи професионалниот процес. Апликацијата за распоред на персонал во аптека го држи распоредот и евиденцијата на работно време. Групите на кои им треба само втората половина обично забележуваат дека таа заменува многу повеќе рачна работа отколку што очекувале.

Одработени часови, паузи и доцнења во еден извештај

Вработените се пријавуваат и одјавуваат од мобилната апликација, па секоја смена чува вистински почеток, крај и пауза покрај тоа што било планирано. Извештајот за работни часови потоа го распоредува периодот по човек и по подружница: почеток и крај на смената, траење на смената, траење на паузата, часови доцнење, предвремено заминување, отсуство, одработени часови, прекувремена работа и број на смени.

Од тоа следуваат две работи. Пресметката на плати добива извоз наместо разговор, а спорен час се решава за минута бидејќи записот од часовникот е прикачен на смената на која припаѓа. Софтверот за евиденција на работно време во аптека вреди само ако резултатот го издржи тој тест, и токму околу тоа е изграден часовникот за време. QuickBooks, Zapier, Intercom и Usedesk се поврзуваат од екранот со интеграции кога бројките треба да заминат на друго место.

Како да изберете систем за распоред во аптека што тимот навистина ќе го користи

Прифаќањето го одлучува персоналот, а не купувачот. Ако распоредот во апликацијата секој пат е вистинскиот распоред, луѓето престануваат да ѕвонат во подружницата за да проверат дали саботата се сменила. Тоа значи промени објавени до сите одеднаш, барања за достапност и отсуство обработени на истото место каде што е распоредот, и запишани часови што одговараат на одработеното.

Тестирајте го онака како што ќе се користи. Составете цел месец со саботна ротација и измерете го времето. Ослободете една отворена смена и видете колку брзо стигнува известувањето. Извлечете извештај за часови за недела во која имало доцнење и проверете дали излегува одвоено од редовното време.

До 10 членови на тимот Shifton е бесплатен без временско ограничување, што целосно ги покрива повеќето самостојни аптеки. Групите и поголемите подружници преминуваат на платени планови наплатувани по вработен месечно, со геолокација и работно место достапни како платен модул. Целта останува иста во двата случаја: секој работен час покриен со вистинскиот човек и бројка за часовите за која никој не мора да се расправа.