Grafiku programma profesionālajiem pakalpojumiem un klientu darbam

Profesionālo pakalpojumu uzņēmumā vienīgais patiesais krājums ir laiks. Konsultanti, grāmatveži, inženieri un arhitekti pārdod stundas, un katra stunda, kas paliek nefiksēta, nepiešķirta vai neiekļauta rēķinā, ir zudusi uz visiem laikiem. Tieši tāpēc grafiku programma profesionālajiem pakalpojumiem šeit nozīmē vairāk nekā vairumā nozaru: grafiks nav administratīva ērtība, tas ir plāns visai uzņēmuma jaudai attiecīgajā nedēļā.

Slodze turklāt ir nevienmērīga. Darbs pienāk viļņos ap iesniegšanas termiņiem, projektu posmiem un gada slēgšanu, pēc tam atslābst. Vienā nedēļā divpadsmit cilvēku komandai pietrūkst četru; sešas nedēļas vēlāk puse no viņiem sēž bez ieplānota darba. Abi stāvokļi maksā naudu, un abi paliek neredzami, līdz kāds ierauga visu nedēļu vienā ekrānā.

Kas grafiku programmai profesionālajiem pakalpojumiem ir jāspēj

Lielāko daļu vērtības nes četras spējas. Ātri piesaistīt cilvēkus klientu uzdevumiem un mainīt šo piesaisti, nepārzīmējot visu nedēļu. Rādīt katra darbinieka stundu kopsummas, kamēr grafiku vēl var rediģēt, lai saspringts periods klusi nepārvērstos izdegšanā un virsstundās. Publicēt visiem uzreiz, jo puse komandas ir pie klienta. Un fiksēt faktiski nostrādātās stundas pa cilvēkiem un projektiem tādā formā, ko finanšu daļa var izmantot.

Viss pārējais ir gaumes jautājums. Grafiku sistēma profesionālajiem pakalpojumiem, kas tiek galā ar šīm četrām lietām, uzņēmumam dod vairāk nekā garš funkciju saraksts, kas vērsts uz problēmām, kuru tam nav.

Stundas uz klientu: fiksētas, nevis atcerētas

Vairums uzņēmumu joprojām atjauno nedēļu piektdienas pēcpusdienā pēc atmiņas un kalendāra. Rezultāts ir profesionālo pakalpojumu darba laika uzskaite, kas ir aptuveni pareiza, sistemātiski novērtēta par zemu un neaizstāvama, ja klients to apstrīd.

Plānošana pret projektiem maina sākumpunktu. Darbs tiek pierakstīts uzdevumam, cilvēki atzīmē darba sākumu un beigas mobilajā lietotnē vai pārlūkā, un stundu atskaite iznāk sadalīta pa cilvēkiem un projektiem, ar atsevišķi nodalītām nostrādātajām stundām un virsstundām. Jūs iegūstat ierakstu par to, kur aizgāja laiks, nevis rekonstrukciju. Uzņēmumi, kas meklē darba laika uzskaites programmu profesionālajiem pakalpojumiem, parasti cenšas aizvērt tieši šo plaisu starp notikušo un pierakstīto.

Lai ierakstam varētu uzticēties, ir jāsakrīt trim lietām:

• Grafiks un laika atzīmēšana atrodas vienā sistēmā, tāpēc plānotās un faktiskās stundas var salīdzināt
• Katrs bloks nes līdzi projektu, tāpēc stundas tiek piesaistītas brīdī, kad tās tiek fiksētas
• Atskaites eksportējas formā, ko finanšu daļa atpazīst, un nevienam nekas nav jāpārraksta

Izlaidiet vienu no tām, un jūs atkal esat pie rekonstrukcijas. Tā ir arī praktiskā atšķirība starp grāmatvedības biroja darba laika uzskaites programmu un koplietojamu izklājlapu ar cilvēku iniciāļiem sānos.

Sezonas pīķis un virsstundas, ko tas nes

Katram uzņēmumam ir periods, kad plāns pārstāj būt apspriežams. Gada slēgšana, iesniegšanas termiņš, projekts, kas tiek palaists. Stundas kāpj, nedēļas nogales tiek izmantotas, un risks pārvietojas no dīkstāves uz cilvēkiem, kuri klusi sevi nodzen.

Pretlīdzeklis tam ir redzamība, kamēr nedēļu vēl var rediģēt. Katra cilvēka griesti atrodas blakus jau piešķirtajām stundām, tāpēc pārslogota nedēļa ir acīmredzama pirms publicēšanas, nevis pēc algas aprēķina. Pagarināts segums, vakara bloki un nedēļas nogales darbs iekļaujas tajā pašā režģī kā parastās dienas, ar redzamām lomām, lai jaunākais kolēģis nekad nepaliktu viens ar termiņa maiņu. Grāmatvedības biroja grafiku programma uzvar vai zaudē pēc tā, cik labi tā tiek galā ar tām astoņām gada nedēļām.

Brīvā jauda: kurš būs pieejams nākamnedēļ

Pretējā problēma maksā tikpat daudz. Vecākais konsultants ar tukšu nedēļu ir izmaksas, ko uzņēmums sedz pilnībā, un neviens to nepamana, līdz mēnesis noslēdzas. Kad visa komanda ir vienā režģī, pieejamība kļūst salasāma: kurš ir aizņemts, kurš aizņemts uz pusi un kuras dienas ir brīvas.

Pieejamība un atvaļinājuma pieteikumi nāk no pašas komandas, tāpēc cilvēks, kas plāno nākamo mēnesi, strādā ar to, ko viņam patiešām ir pateikuši, nevis ar piezīmi galvā. Darbs, kas nevienam nav piešķirts, paliek atvērtajā rindā, nevis pazūd, kas nozīmē, ka jautājumi par jaudu tiek uzdoti, kamēr uz tiem vēl var atbildēt. Darba laika uzskaites programmu konsultāciju uzņēmumam parasti pērk, lai atrisinātu jautājumus par rēķiniem, bet pirmais, ko tā maina, ir vienkāršāks: godīgs skats uz to, kam nākamnedēļ ir vieta. Arhitektūras un inženierbiroji dzīvo tajā pašā ritmā, un mūsu lapa par grafiku programmu arhitektiem apraksta studijas variantu.

Atvaļinājumi uzņēmumā, kas dzīvo pēc termiņiem

Atvaļinājums profesionālajos pakalpojumos nekad nav vienkāršs. Pieteikumi sablīvējas ap klusākajiem periodiem, tiek atcelti, kad klients pārceļ datumu, un tie jāsalīdzina ar to, kurš cits no tās pašas komandas jau ir prom. Kārtoti pa e-pastu, tie pārvēršas par partnera privātu sarakstu.

Turēts tajā pašā sistēmā, kur grafiks, pieteikums tiek iesniegts no lietotnes, vadītājs to apstiprina vai noraida, un tas uzreiz atspoguļojas grafikā. Atvaļinājuma atlikuma un izmantotā atvaļinājuma atskaites rāda, cik ir paņemts un cik palicis katram cilvēkam, kas novērš lielāko daļu ikgadējā strīda par pārceltajām dienām.

Laika uzskaite, ko finanšu daļa tiešām var izmantot

Mēneša beigu nodošana ir vieta, kur plānošana vai nu atmaksājas, vai ne. Darba stundu atskaites sadala periodu nostrādātajās stundās, virsstundās, pārtraukumos, kavējumos un prombūtnē katram cilvēkam un projektam. Likmju atskaites nodala pamata stundas no paaugstinātās likmes stundām. Abas eksportējas, tāpēc finanšu komanda saņem failu, nevis pusatcerētu atbilžu kopumu.

QuickBooks integrācija pārnes grāmatvedības datus, un Zapier savieno Shifton ar citām sistēmām, ko uzņēmums jau lieto. Ja atskaites ir tā daļa, kas jums rūp visvairāk, funkcijas lapa pārskati izskaidro, ko satur katra atskaite.

Kur beidzas uzņēmuma vadības komplekti un sākas grafiki

Šo robežu ir vērts nosaukt tieši. Profesionālo pakalpojumu vadības programmas, grāmatvedības biroju vadības sistēmas un konsultāciju komplekti ir būvēti ap komerciālo ciklu: pārdošanas plūsmu, rēķiniem, uzdevuma finansēm. Tie nav grafiku rīki, un vairums no tiem laika ievadi uzskata par formalitāti.

Shifton apzināti ir otra puse. Tas plāno, kurš kad strādā, aizved šo plānu uz telefoniem, fiksē klātbūtni un nodod tīras stundas pa cilvēkiem un projektiem. Tas neizraksta rēķinu un neko neprognozē. Uzņēmumi, kas vēlas apmaksājamo stundu skaitli, aiz kura var nostāties, parasti atklāj, ka trūka tieši fiksēšanas slāņa, nevis vēl vienas informācijas paneļa.

Kā izvēlēties sistēmu, ko komanda turpinās lietot

Pārbaudiet to tā, kā to lietos uzņēmums. Ieplānojiet nedēļu klientu darba un nomēriet laiku. Nomainiet vienu piesaisti un paskatieties, cik ātri to uzzina attiecīgie cilvēki. Palūdziet kādam pie klienta atzīmēt darba sākumu no telefona. Izvelciet stundu atskaiti par vienu projektu un paskatieties, vai tā sakrīt ar gaidīto.

Zem 10 cilvēkiem Shifton bezmaksas plāns paveic visu darbu bez laika ierobežojuma, kas nelielai praksei der pilnībā. Uzņēmumam augot, maksas plāni tiek aprēķināti par darbinieku mēnesī un pievieno dziļākas atskaites un kontroles, bet ģeolokācija un darba vieta ir pieejamas kā maksas modulis. Mērķis paliek tas pats jebkurā izmērā: nedēļa, kas atspoguļo reālo jaudu, sezonas pīķis, kurā neviens neizdeg, un stundu skaitlis, kas notur, kad klients pajautā.