Керування маркетинговими операціями та завантаженням команди

Можливості маркетингу майже завжди переоцінюють. На папері команда з дев'яти осіб дає сорок п'ять робочих днів на місяць, а на практиці значна частина цього часу вже зайнята звітністю, погодженнями, підбором людей, відпустками та кампанією, яка вийшла за строк. ПЗ для керування маркетинговими операціями важливе саме тому, що розрив між номінальною чисельністю та придатними до роботи годинами - це місце, де тихо вмирають дедлайни.

Друга проблема - прозорість. Маркетингова робота майже не видна, доки не вийде назовні, тому обґрунтовано відмовити дуже важко. Прохання зробити ще один матеріал виглядає безкоштовним, бо ніхто не може показати, які години воно витіснить. Система керування маркетинговою командою вирішує це, роблячи години явними: що вже зайнято, за ким закріплено і що доведеться зсунути, якщо з'явиться нове завдання.

Що має закривати ПЗ для керування маркетинговими операціями

Чотири завдання. Показувати реальну ємність команди на період, а не її чисельність. Дозволяти планувати роботу на людей, які справді підтвердили свою доступність. Фіксувати години, що пішли в кожну кампанію, щоб завантаження було вимірюванням, а не думкою. І робити все це там, куди команда заглядає, тобто в телефоні, а не в документі, який ніхто не відкриває другий раз. Система планування маркетингових операцій, яка дає раду першим трьом пунктам, але живе в таблиці, провалює четвертий, а саме він вирішує, чи будуть нею користуватися. З тієї самої причини ПЗ для планування маркетингового персоналу виграє або програє на мобільному застосунку, а не на списку функцій.

Планування ресурсу кампаній за реальною ємністю

Планування ресурсу кампаній ламається передбачувано: план будують від результату назад, а людей вважають доступними просто тому, що вони в штаті. Рух уперед від ємності дає іншу й чеснішу відповідь. У Shifton кожна кампанія або напрям - це проєкт, тому години оформляються на нього, а підсумок видно за кожною людиною та за кожним періодом. Коли дві кампанії претендують на одного спеціаліста в ті самі два тижні, конфлікт з'являється в сітці, а не на статус-зустрічі за три тижні. ПЗ для планування маркетингової команди окуповується рівно тоді, коли паралельних напрямів стає більше, ніж людей, здатних утримати їх усі в голові.

Більшість команд починає з шаблону маркетингового розпису в таблиці, і він тримається, поки кампанія одна. Він перестає працювати в момент, коли дві накладаються одна на одну, бо шаблон фіксує задум, а графік фіксує зобов'язання, і лише одне з двох скаже, чи вже зайнятий четвер. Наявний шаблон маркетингового розпису можна імпортувати, а не набирати заново, і далі вести як живий план, а не як документ, до якого хтось згадує повернутися.

Як розділити робочий день на конкретні результати

Запланований день говорить, що людина на роботі. Він не говорить, що з цього вийшло. Активності живуть усередині зміни зі своїм часом, і це дозволяє розбити день на окремі частини роботи, з яких він складається, а ту саму активність розподілити одразу на кількох людей однією дією, а не призначати по одному. Роботу, яку потрібно зробити, але яка поки що не має виконавця, можна відкласти й забрати пізніше. Подробиці описує наша функція обліку активностей. Для внутрішньої команди це різниця між планом, який каже, що тиждень зайнятий, і планом, який каже, що тиждень дасть.

Де закінчуються маркетингові платформи й починається планування персоналу

Результати пошуку в цій темі забиті зовсім іншою категорією продуктів. Більшість інструментів, які продають як маркетингове ПЗ, планують канали, матеріали, аудиторії та погодження, і багато хто робить це відмінно. Жоден із них не знає, скільки годин буде у вашої команди наступного місяця, хто у відпустці й скільки праці насправді забрав минулий запуск. ПЗ для керування маркетинговим персоналом відповідає на ці питання й зовсім не втручається в доставку каналами. Система планування внутрішнього маркетингу та платформа запуску кампаній доповнюють одна одну, а не заміняють, і спроба вважати їх конкурентами приводить до гарного контент-плану, який нікому виконувати. У команд, які виставляють клієнтам рахунки за годинами, форма проблеми інша, і її розбирає наша сторінка для агентських команд.

Доступність, години зосередженої роботи та гібридні режими

Маркетингові команди рідко працюють рівний тиждень. Хтось стискає години, хтось тримає захищений час під глибоку роботу, а гібридний формат означає, що присутність в офісі та робочі години - два різні питання. Доступність збирається в кожної людини за годинами на місяць уперед, а заявки на відсутність проходять погодження в застосунку, тому графік будується на підтверджених даних. ПЗ для планування маркетингового відділу, яке вважає всіх доступними з дев'ятої до шостої, видасть план, що виглядає пристойно й розсипається на першому ж тижні. Система планування співробітників маркетингу зобов'язана ставитися до доступності як до інформації, зібраної в людей, а не як до правила, застосованого до них. Тут же важливі посади та рівні доступу, бо керівник напряму має вміти правити графік своєї групи, не отримуючи на руки графік усієї компанії.

Запуски, події та години поза звичайним режимом

ПЗ для планування змін у маркетингу звучить дивно для офісної команди - рівно до перших вихідних із запуском. Частина маркетингової роботи відмовляється вміщатися в офісні години. Запуски припадають на незручний час, події йдуть у вихідні, а живій кампанії іноді потрібна людина, яка догляне за нею поза звичайним днем. Замість неформальної домовленості, яка тихо стає неоплаченою, публікуйте покриття відкритою зміною, щоб її міг забрати будь-який придатний співробітник, і дозвольте обміни змінами між людьми з підтвердженням керівника. До окремих змін можна прив'язати бонуси там, де додаткове покриття варто відзначити. ПЗ для планування команди кампанії, яке вважає роботу поза графіком винятком для чату, - це спосіб непомітно витратити лояльність людей.

Завантаження, години за проєктами та у що обійшлася кампанія

Щойно години фіксуються на проєкти, кілька суперечок стають простими. Звіт про робочі години показує відпрацьовані години та переробки в кожної людини з фільтром за проєктом, посадою та періодом, а перерви й опізнення йдуть окремими цифрами. Звіти про бюджет і ставки переводять це у вартість праці на кампанію, і саме ця цифра обґрунтовує розширення штату значно краще, ніж опис того, як усім важко. ПЗ для обліку часу в маркетингу творчі команди часто зустрічають у штики, і справедливо, коли воно використовується для нагляду. Для оцінки ємності воно робить протилежне: стає доказом, що команда на межі. Система планування контент-команди отримує довіру тоді, коли результатом даних стає розумне навантаження, а не табло; те саме стосується й ПЗ для обліку часу контент-команди: воно працює, коли команда бачить звіти, написані про неї.

Shifton для внутрішньої маркетингової команди

Shifton навмисно вузький. Він планує людей, фіксує години та звітує за обома напрямами на будь-якій кількості кампаній, офісів і команд і не намагається бути платформою запуску. ПЗ для планування команди діджитал-маркетингу з таким обсягом легко впроваджується, бо вчити майже нічого: сітка, застосунок, набір звітів. Система планування креативної маркетингової команди має залишатися настільки легкою, щоб ніколи не перетворитися на саму роботу, а рішення для маркетингового розпису, якому потрібні дні навчання, не переживе завантажений квартал. До 10 осіб у команді він безкоштовний без обмеження в часі й включає графік змін, базовий облік робочого часу та відвідуваності, мобільний застосунок і звіти, чого невеликому відділу вистачає цілком. Далі тарифи рахуються за співробітника на місяць, а прогнозування й автоматичний розподіл підключаються як платні модулі. У підсумку маркетинг може сказати, на що в нього є ємність, і довести це.