टीम क्षमता के लिए मार्केटिंग ऑपरेशंस सॉफ्टवेयर

मार्केटिंग क्षमता का अनुमान लगभग हमेशा बढ़ाकर लगाया जाता है। कागज़ पर नौ लोगों की टीम के पास महीने में पैंतालीस कार्यदिवस होते हैं, और असल में उसका बड़ा हिस्सा पहले से रिपोर्टिंग, मंज़ूरियों, भर्ती, छुट्टियों और उस कैंपेन में चला जाता है जो तय समय से आगे खिंच गया। मार्केटिंग ऑपरेशंस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर इसलिए मायने रखता है कि नाममात्र की कर्मचारी संख्या और वास्तव में उपयोग लायक घंटों के बीच के अंतर में ही डेडलाइन चुपचाप दम तोड़ती हैं।

दूसरी समस्या है दिखाई देना। मार्केटिंग का काम बाहर आने तक बड़े हिस्से में अदृश्य रहता है, इसलिए सबूत के साथ मना करना बहुत मुश्किल होता है। एक और सामग्री बनाने का अनुरोध मुफ़्त लगता है, क्योंकि कोई नहीं दिखा सकता कि वह किन घंटों को पीछे धकेल देगा। मार्केटिंग टीम मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर घंटों को साफ़ करके यह ठीक करता है: क्या बुक है, वह किसके पास है, और कुछ नया आने पर क्या खिसकाना पड़ेगा।

मार्केटिंग ऑपरेशंस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर में क्या होना चाहिए

चार काम। किसी अवधि के लिए टीम की कर्मचारी संख्या नहीं, असली क्षमता दिखाना। काम उन लोगों पर योजना बनाने देना जिन्होंने वाकई अपनी उपलब्धता की पुष्टि की है। हर कैंपेन में लगे घंटे दर्ज करना, ताकि कार्यभार राय नहीं, माप बने। और यह सब वहाँ करना जहाँ टीम देखती है, यानी फ़ोन पर, उस दस्तावेज़ में नहीं जिसे कोई दूसरी बार नहीं खोलता। पहले तीन काम करने वाला लेकिन स्प्रेडशीट में रहने वाला मार्केटिंग ऑपरेशंस प्लानिंग सॉफ्टवेयर चौथे पर हार जाता है, और चौथा ही तय करता है कि उसका इस्तेमाल होगा या नहीं। इसी वजह से मार्केटिंग स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर फ़ीचर सूची पर नहीं, अपने मोबाइल ऐप पर जीतता या हारता है।

असली क्षमता के मुकाबले कैंपेन संसाधन योजना

कैंपेन संसाधन योजना एक अनुमानित तरीके से बिगड़ती है: योजना नतीजों से पीछे की ओर बनाई जाती है, और लोगों को उपलब्ध मान लिया जाता है क्योंकि वे नौकरी पर हैं। क्षमता से आगे की ओर गिनने पर अलग और ज़्यादा ईमानदार जवाब मिलता है। Shifton में हर कैंपेन या कार्यधारा एक प्रोजेक्ट है, इसलिए घंटे उसके सामने दर्ज होते हैं और कुल जोड़ प्रति व्यक्ति और प्रति अवधि दिखता है। जब दो कैंपेन उन्हीं दो हफ़्तों में उसी विशेषज्ञ को चाहते हैं, तो टकराव तीन हफ़्ते बाद की स्टेटस मीटिंग में नहीं, ग्रिड में ही सामने आ जाता है। मार्केटिंग टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर ठीक उसी बिंदु पर काम का हो जाता है जहाँ समानांतर कार्यधाराओं की संख्या उन लोगों की संख्या से आगे निकल जाती है जो उन सबको दिमाग़ में रख सकते हैं।

ज़्यादातर टीमें स्प्रेडशीट में मार्केटिंग शेड्यूल टेम्पलेट से शुरू करती हैं, और जब तक कैंपेन एक है, वह टिका रहता है। जिस क्षण दो कैंपेन ऊपर-नीचे पड़ते हैं, वह काम करना बंद कर देता है, क्योंकि टेम्पलेट इरादा दर्ज करता है और शेड्यूल प्रतिबद्धता दर्ज करता है, और इन दोनों में से एक ही बता सकता है कि गुरुवार पहले से भरा है या नहीं। मौजूदा मार्केटिंग शेड्यूल टेम्पलेट को दोबारा टाइप करने के बजाय इम्पोर्ट किया जा सकता है, और फिर उसे उस दस्तावेज़ की तरह नहीं जिसे कोई लौटकर देखना याद रखता है, बल्कि जीवित योजना की तरह चलाया जा सकता है।

कार्यदिवस को असली नतीजों में बाँटना

शेड्यूल किया गया दिन बताता है कि कोई काम पर है। यह नहीं बताता कि उसमें से क्या निकला। गतिविधियाँ अपने समय के साथ शिफ्ट के भीतर बैठती हैं, जिससे दिन को उन अलग-अलग कामों में बाँटा जा सकता है जिनसे वह बना है, और एक ही गतिविधि को एक-एक करके सौंपने के बजाय एक क्रिया में कई लोगों में बाँटा जा सकता है। जो काम होना ज़रूरी है लेकिन जिसका अभी कोई मालिक नहीं है, उसे किनारे रखकर बाद में उठाया जा सकता है। ब्यौरा हमारे गतिविधि ट्रैकिंग फ़ीचर में है। इन-हाउस टीम के लिए यही अंतर है उस योजना में जो कहती है हफ़्ता भरा है, और उस योजना में जो कहती है हफ़्ता क्या देता है।

जहाँ मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म ख़त्म होते हैं और कर्मचारी योजना शुरू होती है

इस क्षेत्र के सर्च नतीजे एक पूरी तरह अलग उत्पाद श्रेणी से भरे हैं। मार्केटिंग मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के रूप में बिकने वाले ज़्यादातर टूल चैनल, सामग्री, दर्शक और मंज़ूरियाँ प्लान करते हैं, और उनमें से कई इसमें शानदार हैं। उनमें से कोई नहीं जानता कि अगले महीने आपकी टीम के पास कितने घंटे हैं, कौन छुट्टी पर है, या पिछले कैंपेन लॉन्च ने असल में कितना श्रम खाया। मार्केटिंग वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर इन सवालों का जवाब देता है और चैनलों पर प्रकाशन में बिलकुल दख़ल नहीं देता। इन-हाउस मार्केटिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और डिलीवरी प्लेटफ़ॉर्म एक-दूसरे के विकल्प नहीं, पूरक हैं, और उन्हें प्रतिद्वंद्वी मानने से एक सुंदर कंटेंट योजना बनती है जिसे करने के लिए किसी के पास समय नहीं होता। जो टीमें ग्राहकों से घंटे के हिसाब से बिल लेती हैं, उनकी समस्या का आकार अलग है, और उसे हमारा एजेंसी टीमों वाला पेज कवर करता है।

उपलब्धता, फ़ोकस घंटे और हाइब्रिड ढाँचे

मार्केटिंग टीमें बहुत कम एक जैसा हफ़्ता काम करती हैं। कुछ लोग अपने घंटे सिकोड़ते हैं, कुछ गहरे काम के लिए सुरक्षित समय रखते हैं, और हाइब्रिड व्यवस्था का मतलब है कि दफ़्तर में मौजूदगी और काम के घंटे दो अलग सवाल हैं। आने वाले महीने के लिए हर व्यक्ति से घंटे के हिसाब से उपलब्धता जुटाई जाती है, और छुट्टी के अनुरोध मंज़ूरी के लिए ऐप से गुज़रते हैं, इसलिए शेड्यूल पुष्ट जानकारी पर बनता है। जो मार्केटिंग डिपार्टमेंट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर मान लेता है कि सब नौ से छह उपलब्ध हैं, वह ऐसी योजना देगा जो देखने में ठीक लगती है और पहले हफ़्ते में टूट जाती है। मार्केटिंग एम्प्लॉई शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को उपलब्धता को लोगों पर लागू नियम नहीं, लोगों से जुटाई गई जानकारी मानना होगा। पद और अधिकार स्तर भी यहाँ मायने रखते हैं, क्योंकि टीम लीड को पूरी कंपनी का शेड्यूल हाथ में मिले बिना अपने समूह का शेड्यूल ठीक करने की सुविधा होनी चाहिए।

लॉन्च, इवेंट और ढाँचे से बाहर के घंटे

दफ़्तर की टीम के लिए मार्केटिंग शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर एक अजीब श्रेणी लगती है, ठीक पहले लॉन्च वाले सप्ताहांत तक। मार्केटिंग का कुछ काम दफ़्तर के घंटों में बैठने से इंकार कर देता है। लॉन्च असुविधाजनक समय पर आते हैं, इवेंट सप्ताहांत तक खिंचते हैं, और चालू कैंपेन को कभी-कभी सामान्य दिन के बाहर किसी की निगरानी चाहिए होती है। चुपचाप बिना भुगतान वाली बन जाने वाली अनौपचारिक व्यवस्था के बजाय ज़रूरी कवरेज को खुली शिफ्ट के रूप में प्रकाशित करें, ताकि उचित योग्यता वाला कोई भी उसे ले सके, और मैनेजर की पुष्टि के साथ टीम सदस्यों के बीच शिफ्ट बदलने दें। जहाँ अतिरिक्त कवरेज पहचान का हक़दार है, वहाँ अलग शिफ्ट के साथ बोनस जोड़े जा सकते हैं। जो कैंपेन टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर दफ़्तर के घंटों के बाहर के काम को चैट में निपटाया जाने वाला अपवाद मानता है, वह लोगों की सद्भावना को किसी की नज़र में आए बिना खर्च करने का तरीका है। जो टीमें दफ़्तर के घंटों के बाहर प्रेस ड्यूटी भी संभालती हैं, उनके लिए जनसंपर्क एजेंसी की शेड्यूलिंग पर अलग पेज है।

कार्यभार, प्रति प्रोजेक्ट घंटे और कैंपेन की लागत

एक बार घंटे प्रोजेक्ट के सामने दर्ज होने लगें, तो कई बहसें आसान हो जाती हैं। काम के घंटों की रिपोर्ट प्रति व्यक्ति काम किए और ओवरटाइम घंटे दिखाती है, प्रोजेक्ट, पद और अवधि से फ़िल्टर होकर, और ब्रेक तथा देरी अलग आँकड़े होते हैं। बजट और वेतन दर रिपोर्ट इसे प्रति कैंपेन श्रम लागत में बदलती हैं, और यही आँकड़ा नए पद की माँग को इस बात के वर्णन से बहुत बेहतर सहारा देता है कि सब कितने व्यस्त महसूस करते हैं। क्रिएटिव टीमें मार्केटिंग टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर का विरोध अक्सर करती हैं, और निगरानी के लिए इस्तेमाल होने पर वह विरोध जायज़ है। क्षमता आँकने के लिए इस्तेमाल होने पर यह उलटा काम करता है: यह इस बात का सबूत बन जाता है कि टीम अपनी सीमा पर है। कंटेंट टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर भरोसा तब कमाता है जब डेटा का नतीजा स्कोरबोर्ड नहीं, बेहतर कार्यभार होता है; वही सावधानी कंटेंट टीम टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर पर भी लागू है: यह तब चलता है जब टीम अपने बारे में लिखी रिपोर्ट देख सकती है।

इन-हाउस मार्केटिंग टीम के लिए Shifton

Shifton जान-बूझकर संकरा है। यह लोगों की योजना बनाता है, घंटे दर्ज करता है और दोनों पर रिपोर्ट देता है, आप जितने कैंपेन, दफ़्तर और टीमें चलाते हैं उन सब पर, और यह डिलीवरी प्लेटफ़ॉर्म बनने की कोशिश नहीं करता। इस दायरे वाला डिजिटल मार्केटिंग टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अपनाना आसान है, क्योंकि सीखने के लिए बहुत कम है: एक ग्रिड, एक ऐप, कुछ रिपोर्ट। क्रिएटिव मार्केटिंग टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को इतना हल्का रहना होगा कि वह ख़ुद कभी काम न बन जाए, और जिस मार्केटिंग शेड्यूलिंग समाधान के लिए प्रशिक्षण के दिन चाहिए, वह व्यस्त तिमाही नहीं झेल पाता। 10 टीम सदस्यों तक यह समय सीमा के बिना मुफ़्त है और शिफ्ट शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक तथा उपस्थिति, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट कवर करता है, जो छोटे डिपार्टमेंट के लिए पूरी तरह काफ़ी है। इससे आगे कीमतें प्रति कर्मचारी प्रति महीने चलती हैं, और मांग पूर्वानुमान तथा स्वचालित वितरण पेड मॉड्यूल हैं। नतीजा एक ऐसा मार्केटिंग विभाग है जो बता सकता है कि उसके पास किसकी क्षमता है, और उसे साबित भी कर सकता है।