Software pro řízení marketingových operací a kapacity

Kapacita marketingu se téměř vždy přeceňuje. Na papíře má tým devíti lidí čtyřicet pět pracovních dnů v měsíci, v praxi je velká část z toho už zabraná výkaznictvím, schvalováním, výběrem lidí, dovolenými a kampaní, která se protáhla. Software pro řízení marketingových operací má význam právě proto, že mezera mezi nominálním počtem lidí a využitelnými hodinami je místo, kde termíny tiše umírají.

Druhým problémem je viditelnost. Marketingová práce je až do vydání do velké míry nevidět, a proto je velmi obtížné odmítnout s doklady v ruce. Žádost o jeden další výstup vypadá zdarma, protože nikdo neumí ukázat, které hodiny vytlačí. Software pro vedení marketingového týmu to řeší tím, že hodiny zviditelní: co je obsazené, kdo je drží a co se musí posunout, pokud přijde něco nového.

Co musí software pro řízení marketingových operací pokrýt

Čtyři úkoly. Ukázat skutečnou kapacitu týmu na dané období, a ne počet lidí. Umožnit plánovat práci na lidi, kteří svou dostupnost skutečně potvrdili. Zaznamenat hodiny, které šly do každé kampaně, aby vytížení bylo měřením, a ne názorem. A dělat to všechno tam, kam se tým dívá, tedy v telefonu, a ne v dokumentu, který nikdo neotevře dvakrát. Software pro plánování marketingových operací, který zvládne první tři body, ale žije v tabulce, selže na čtvrtém, a právě čtvrtý rozhoduje, jestli se bude používat. Ze stejného důvodu software pro plánování marketingového personálu vyhrává nebo prohrává na mobilní aplikaci, a ne na seznamu funkcí.

Plánování zdrojů kampaní podle skutečné kapacity

Plánování zdrojů kampaní se kazí předvídatelně: plán se staví od výstupů zpět a u lidí se předpokládá, že jsou dostupní, protože jsou zaměstnaní. Postup dopředu od kapacity dává jinou a poctivější odpověď. V Shiftonu je každá kampaň nebo linie práce projektem, hodiny se na něj zapisují a součet je vidět na osobu a na období. Když dvě kampaně chtějí stejného specialistu ve stejných dvou týdnech, konflikt se objeví v mřížce, a ne na statusové schůzce o tři týdny později. Software pro rozvrhy marketingového týmu se vyplatí přesně v bodě, kdy počet paralelních linií práce převýší počet lidí, kteří je všechny udrží v hlavě.

Většina týmů začíná se šablonou marketingového harmonogramu v tabulce a ta vydrží, dokud je kampaň jedna. Přestane fungovat ve chvíli, kdy se dvě překryjí, protože šablona zaznamenává záměr, zatímco rozvrh zaznamenává závazek, a jen jeden z nich vám řekne, jestli je čtvrtek už plný. Existující šablonu marketingového harmonogramu lze naimportovat místo přepisování a dál vést jako živý plán, ne jako dokument, ke kterému si někdo vzpomene vrátit.

Jak rozdělit pracovní den na skutečné výstupy

Naplánovaný den říká, že někdo je v práci. Neříká, co z něj vyšlo. Aktivity leží uvnitř směny s vlastními časy, což umožňuje rozložit den na jednotlivé části práce, ze kterých se skládá, a stejnou aktivitu rozdělit na několik lidí jedním úkonem místo přiřazování po jednom. Práci, která se musí stát, ale ještě nemá vlastníka, lze odložit a vzít později. Podrobnosti popisuje naše funkce sledování aktivit. Pro interní tým je to rozdíl mezi plánem, který říká, že týden je plný, a plánem, který říká, co ten týden přinese.

Kde končí marketingové platformy a začíná plánování lidí

Výsledky hledání v této oblasti jsou zaplněné jinou kategorií produktů. Většina nástrojů prodávaných jako software pro řízení marketingu plánuje kanály, materiály, cílové skupiny a schvalování a mnoho z nich to zvládá výborně. Žádný z nich neví, kolik hodin bude mít váš tým příští měsíc, kdo je na dovolené ani kolik práce ve skutečnosti spolklo poslední spuštění. Software pro řízení marketingového personálu na tyto otázky odpovídá a do distribuce v kanálech vůbec nezasahuje. Software pro rozvrhy interního marketingu a platforma pro realizaci se doplňují, místo aby byly alternativami, a brát je jako konkurenty je cesta k pěknému obsahovému plánu, který nemá kdo vykonat. Týmy, které klientům účtují po hodinách, mají problém jiného tvaru a věnuje se mu naše stránka pro agenturní týmy.

Dostupnost, hodiny na soustředění a hybridní režimy

Marketingové týmy pracují jen zřídka rovnoměrný týden. Někdo si hodiny stlačuje, někdo drží chráněný čas na hlubokou práci a hybridní režim dělá z fyzické přítomnosti a pracovních hodin dvě různé otázky. Dostupnost se sbírá od každého po hodinách na následující měsíc a žádosti o nepřítomnost procházejí ke schválení v aplikaci, takže rozvrh vzniká na potvrzených informacích. Software pro plánování marketingového oddělení, který předpokládá, že jsou všichni dostupní od devíti do šesti, vyrobí plán, který vypadá dobře a praskne v prvním týdnu. Software pro rozvrhy zaměstnanců marketingu musí brát dostupnost jako informaci sebranou od lidí, a ne jako pravidlo uplatněné na ně. Roli tady hrají i pozice a úrovně oprávnění, protože vedoucí týmu by měl umět upravit rozvrh vlastní skupiny, aniž by dostal do ruky rozvrh celé firmy.

Spuštění, akce a hodiny mimo běžný režim

Software pro plánování směn v marketingu zní jako podivná kategorie pro kancelářský tým, a to přesně do prvního víkendu se spuštěním kampaně. Část marketingové práce se odmítá vejít do kancelářských hodin. Spuštění padají na nepohodlné časy, akce běží přes víkendy a živá kampaň někdy potřebuje někoho, kdo na ni dohlédne mimo běžný den. Místo neformální dohody, která se tiše stane neproplacenou, vypište pokrytí jako otevřenou směnu, aby si ji mohl vzít kdokoli s potřebnou kvalifikací, a nechte výměny směn probíhat mezi členy týmu s potvrzením manažera. K jednotlivým směnám lze připojit bonusy tam, kde si pokrytí navíc zaslouží ocenění. Software pro rozvrhy kampaňového týmu, který bere práci mimo běžné hodiny jako výjimku k vyřešení v chatu, je způsob, jak nepozorovaně spotřebovat dobrou vůli lidí. Pro týmy, které mimo pracovní dobu pokrývají i tiskovou službu, máme samostatnou stránku o plánování směn v PR agentuře.

Vytížení, hodiny na projekt a kolik kampaň stála

Jakmile jsou hodiny zaznamenané na projekty, několik sporů se zjednoduší. Výkaz pracovních hodin ukazuje odpracované hodiny a přesčasy na osobu, filtrované podle projektu, pozice a období, s pauzami a pozdními příchody jako vlastními čísly. Výkazy rozpočtu a hodinových sazeb to překládají na náklad práce na kampaň, a právě tohle číslo podpoří žádost o nové místo mnohem lépe než popis toho, jak vytížení se všichni cítí. Software pro evidenci času v marketingu často naráží u kreativních týmů na odpor, a oprávněně, pokud slouží k dohledu. Použitý na kapacitu dělá opak: je dokladem, že tým je na hranici. Software pro rozvrhy obsahového týmu si získá důvěru tehdy, když výsledkem dat je lepší zatížení, a ne tabule skóre; stejná opatrnost platí pro software pro evidenci času v obsahových týmech: funguje, když tým vidí výkazy, které se o něm píší.

Shifton pro interní marketingový tým

Shifton je záměrně úzký. Plánuje lidi, zaznamenává hodiny a vykazuje obojí, přes tolik kampaní, kanceláří a týmů, kolik jich vedete, a nesnaží se být platformou pro realizaci. Software pro rozvrhy týmu digitálního marketingu s tímto záběrem se snadno zavádí, protože je velmi málo co se učit: mřížka, aplikace, sada výkazů. Software pro plánování kreativního marketingového týmu musí zůstat dost lehký, aby se nikdy nestal prací samotnou, a řešení rozvrhů, které potřebuje dny školení, nepřežije nabité čtvrtletí. Do 10 členů týmu je bezplatný bez časového omezení a pokrývá plánování směn, základní evidenci času a přítomnosti, mobilní aplikaci a výkazy, což malému oddělení plně stačí. Nad to se ceny počítají za zaměstnance a měsíc, přičemž předpověď a automatické rozdělování jsou placené moduly. Výsledkem je marketing, který umí říct, na co má kapacitu, a doložit to.