营销运营管理软件：看清团队真实产能

营销产能几乎总是被高估。纸面上九个人的团队一个月有四十五个工作日，实际上其中很大一部分早已被报表、审批、招聘、假期和那个超期的活动占掉。营销运营管理软件之所以重要，是因为名义人头和可用工时之间的那道缝隙，正是截止日期悄悄消失的地方。

另一个问题是可见性。营销工作在交付之前基本上是看不见的，这让人很难拿出依据去拒绝。多做一份素材的请求看起来是免费的，因为没人能指出它会挤掉哪些工时。营销团队管理软件解决的正是这一点：把工时摊开来看，什么已经排定、由谁承担、如果新任务进来又必须挪走什么。

营销运营管理软件必须覆盖的内容

四件事。显示团队在某个周期内的真实产能，而不是人头数。让工作只排给真正确认有空的人。记录每个活动投入的工时，让产能利用率成为一项测量而不是一种感觉。并且把这一切放在团队真的会去看的地方，也就是手机上，而不是一份没人打开第二次的文档里。做到前三点却活在电子表格里的营销运营排班软件，会栽在第四点上，而第四点决定了它到底会不会被用起来。这也是为什么营销人员排班软件的成败取决于它的移动应用，而不是功能清单。

按真实产能做营销活动资源规划

营销活动资源规划出错的方式很好预测：计划是从交付物往回倒推的，而人被默认为有空，因为他们在职。从产能往前推会得出另一个更诚实的答案。在 Shifton 里，每个活动或工作流都是一个项目，工时记在它名下，总数按人、按周期都看得见。当两个活动在同一个两周里都想要同一位专员时，冲突会出现在排班表上，而不是在三周后的进度会上。当并行工作流的数量超过一个人脑子能同时装下的量时，营销团队排班软件正是这一刻该有的东西。

多数团队从电子表格里的营销排班模板开始，只要一次只有一个活动，它就还撑得住。两个活动一重叠它就失效了，因为模板记录的是意图，排班表记录的是承诺，而只有后者能告诉你周四是不是已经排满。已有的营销排班模板可以导入，不必重新敲一遍，之后作为动态计划维护，而不是一份要靠人记着回去更新的文档。

把一个工作日拆成实际交付物

排好的一天说明有人在上班，却没说明产出了什么。活动位于班次内部并有各自的时间，因此一天可以拆成它包含的若干独立工作，同一个活动也能一次操作分给多个人，而不必逐个指派。必须做但还没有负责人的工作可以先放着，之后再认领。我们的活动追踪功能介绍了细节。对内部团队来说，这就是一份只说明本周排满的计划，和一份说明本周会产出什么的计划之间的区别。

营销平台的边界与人力规划的起点

这个领域的搜索结果里挤满了另一个产品类别。多数以营销管理软件名义售卖的工具规划的是渠道、素材、受众和审批，其中不少做得非常出色。但它们都不知道你的团队下个月有多少工时、谁在休假，也不知道上一次上线在人力上实际消耗了多少。营销人力管理软件回答的是这些问题，并且完全不涉足渠道执行。内部营销排班软件和执行平台是互补关系，而不是替代关系；把它们当成竞品，结果就是拿到一份漂亮的内容计划，却没人有空去执行。按小时向客户计费的团队面对的问题形状不同，我们的代理团队页面讲的是那种情况。

可用时间、专注时段与混合办公模式

营销团队很少按统一的一周工作。有人压缩工时，有人为深度工作留出受保护的时间，而混合办公意味着到场与工作时间是两个独立的问题。可用时间按小时向每个人收集，覆盖接下来一个月，休假申请通过应用走审批，因此排班表建立在已确认的信息之上。假定所有人都是九点到五点在岗的营销部门排班软件，会做出一份看起来没问题、第一周就崩掉的计划。营销员工排班软件必须把可用时间当作从人那里收集来的信息，而不是施加在人身上的制度。岗位和权限级别在这里同样重要，因为团队负责人应该能调整自己小组的排班，而不必拿到整个公司的排班表。

上线、线下活动与班型之外的工时

对一个办公室团队来说，营销班次排班软件听起来是个奇怪的类别，直到第一个上线的周末到来。有些营销工作就是不肯待在办公时间里。上线的时点常常尴尬，线下活动会占掉周末，正在跑的活动有时需要有人在正常工作时间之外盯着。与其形成一种不知不觉变成无偿加班的非正式安排，不如把覆盖需求作为开放班次发布出去，让任何符合条件的人认领，并允许成员之间换班、由管理者确认。额外覆盖值得肯定时，还可以给单个班次挂上奖金。把非工作时间的工作当成在群里临时处理的例外，这样的活动团队排班软件就是在无声无息地消耗善意。如果团队还要在非工作时间承担媒体值班，可以看我们关于公关公司排班的页面。

产能利用率、按项目的工时，以及一次活动的成本

工时一旦记在项目名下，好几场争论都会变得简单。工时报表按项目、岗位和周期筛选，显示每个人的实际工时和加班，休息和迟到各自成为独立数字。预算与薪率报表把这些换算成每个活动的人力成本，而这个数字支撑增编申请的力度，远胜于描述大家有多忙。营销工时追踪软件常常受到创意团队的抵触，如果它被用来监视，这种抵触也很合理。用来管产能时它的作用正好相反：它是团队已经到极限的证据。当数据的结果是更合理的工作量而不是一张排名榜时，内容团队排班软件才会赢得信任；内容团队工时追踪软件也要同样谨慎：只有团队能看到关于自己的报表，它才行得通。

Shifton 用于内部营销团队

Shifton 是刻意做窄的。它规划人、记录工时并就这两件事出报表，覆盖你运营的所有活动、办公室和团队，而不试图成为执行平台。这个范围的数字营销团队排班软件很容易落地，因为要学的东西很少：一张网格、一个应用、一组报表。创意营销团队排班软件必须足够轻，绝不能变成工作本身；需要专门培训几天的营销排班方案，撑不过一个忙碌的季度。10 名成员以内它免费且没有时间限制，包含排班、基础打卡与考勤、移动应用和报表，对小部门来说完全够用。超过之后，价格按每名员工每月计费，需求预测和自动分配是付费模块。最终结果是一个能说清自己有多少产能、并且能证明它的营销团队。