Programvara för marketing operations och teamets kapacitet

Marknadsavdelningars kapacitet överskattas nästan alltid. På papperet har ett team på nio personer fyrtiofem arbetsdagar i månaden, i praktiken är en stor del av det redan bundet till rapportering, godkännanden, rekrytering, semester och den kampanj som drog över. Programvara för marketing operations spelar roll eftersom det är i glappet mellan nominell bemanning och användbara timmar som deadlines tyst dör.

Det andra problemet är synlighet. Marknadsarbete är till stor del osynligt tills det går live, vilket gör det mycket svårt att säga nej med underlag. En förfrågan om ytterligare en leverans ser gratis ut eftersom ingen kan peka på vilka timmar den tränger undan. Programvara för att styra ett marknadsteam löser det genom att göra timmarna explicita: vad som är bokat, vem som håller dem och vad som måste flyttas om något nytt kommer in.

Vad programvara för marketing operations måste täcka

Fyra uppgifter. Visa teamets verkliga kapacitet för en period i stället för antalet anställda. Låta arbete planeras mot personer som faktiskt har bekräftat att de är tillgängliga. Registrera de timmar som gick in i varje kampanj så att beläggning blir en mätning och inte en åsikt. Och göra allt det där teamet tittar, alltså i en telefon och inte i ett dokument som ingen öppnar två gånger. Planeringsprogram för marketing operations som klarar de tre första punkterna men bor i ett kalkylblad faller på den fjärde, och den fjärde avgör om det används. Det är också därför programvara för bemanningsplanering i marknad står och faller med sin mobilapp snarare än med sin funktionslista.

Kampanjresursplanering mot verklig kapacitet

Planering av kampanjresurser går fel på ett förutsägbart sätt: planen byggs baklänges från leveranserna, och människorna antas vara tillgängliga eftersom de är anställda. Att räkna framåt från kapacitet ger ett annat och ärligare svar. I Shifton är varje kampanj eller arbetsspår ett projekt, så timmar bokas mot det och summan syns per person och per period. När två kampanjer vill ha samma specialist under samma två veckor uppstår krocken i rutnätet och inte på ett statusmöte tre veckor senare. Schemaprogram för marknadsteam är värt att ha exakt vid den punkt där antalet parallella arbetsspår överstiger antalet människor som kan hålla dem alla i huvudet.

De flesta team börjar med en mall för marknadsplanering i ett kalkylblad, och den håller så länge det finns en kampanj i taget. Den slutar fungera i samma stund som två överlappar, eftersom en mall registrerar avsikt medan ett schema registrerar åtaganden, och bara ett av dem kan säga om torsdagen redan är full. En befintlig mall för marknadsplanering kan importeras i stället för att skrivas om, och därefter underhållas som en levande plan i stället för ett dokument som någon minns att återvända till.

Att dela upp en arbetsdag i faktiska leveranser

En schemalagd dag säger att någon är på arbetet. Den säger inte vad som kom ut av den. Aktiviteter ligger inne i ett skift med egna tider, vilket gör att en dag kan brytas ner i de arbetsmoment den innehåller, och samma aktivitet kan fördelas över flera personer i en åtgärd i stället för att tilldelas en och en. Arbete som måste hända men ännu inte har en ansvarig kan parkeras och plockas upp senare. Vår funktion för aktivitetsuppföljning beskriver detaljerna. För ett internt team är detta skillnaden mellan en plan som säger att veckan är full och en plan som säger vad veckan producerar.

Där marknadsplattformar slutar och bemanningsplanering börjar

Sökresultaten på det här området är fyllda av en annan produktkategori. De flesta verktyg som säljs som programvara för marknadsledning planerar kanaler, material, målgrupper och godkännanden, och många av dem är utmärkta på det. Ingen av dem vet hur många timmar ditt team har nästa månad, vem som är ledig eller vad den senaste lanseringen faktiskt kostade i arbetstid. Programvara för bemanningsstyrning i marknad besvarar de frågorna och håller sig helt utanför kanalleveransen. Schemaprogram för intern marknadsföring och en genomförandeplattform kompletterar varandra snarare än att vara alternativ, och att behandla dem som konkurrenter är hur team hamnar med en vacker innehållsplan och ingen som är ledig att utföra den. Team som fakturerar kunder per timme har ett annorlunda formulerat problem, vilket vår sida för byråteam täcker.

Tillgänglighet, fokustimmar och hybridmönster

Marknadsteam arbetar sällan en jämn vecka. Vissa komprimerar timmar, andra håller skyddad tid för koncentrerat arbete, och hybridupplägg gör fysisk närvaro och arbetstid till två skilda frågor. Tillgänglighet samlas in från varje person per timme för den kommande månaden, och ledighetsansökningar går via appen för godkännande, så schemat byggs på bekräftad information. Planeringsprogram för en marknadsavdelning som antar att alla är tillgängliga nio till sex ger en plan som ser bra ut och går sönder i vecka ett. Programvara för schemaläggning av marknadsmedarbetare måste behandla tillgänglighet som information som samlas in från människor och inte som en regel som tillämpas på dem. Befattningar och behörighetsnivåer spelar roll här också, eftersom en teamledare bör kunna justera sin egen grupps schema utan att få hela företagets schema i händerna.

Lanseringar, event och timmarna utanför mönstret

Programvara för skiftschemaläggning i marknad låter som en märklig kategori för ett kontorsteam, ända fram till den första lanseringshelgen. En del av marknadsarbetet vägrar rymmas inom kontorstid. Lanseringar landar på obekväma tider, event löper över helger, och en levande kampanj behöver ibland någon som bevakar den utanför den normala dagen. I stället för en informell överenskommelse som tyst blir obetald, publicera bemanningen som ett öppet skift så att vem som helst med rätt kompetens kan ta det, och låt skiftbyten ske mellan teammedlemmar med en chefs bekräftelse. Bonusar kan kopplas till enskilda skift där extra täckning förtjänar att uppmärksammas. Schemaprogram för kampanjteam som behandlar arbete utanför tiderna som ett undantag att lösa i chatten är sättet att förbruka god vilja utan att någon märker det. För team som även täcker pressjour utanför kontorstid finns en egen sida om schemaläggning på pr-byråer.

Beläggning, timmar per projekt och vad en kampanj kostade

Så snart timmar registreras mot projekt blir flera diskussioner enkla. Rapporten över arbetade timmar visar arbetade timmar och övertid per person, filtrerat på projekt, befattning och period, med pauser och sen ankomst som egna siffror. Rapporter för budget och timpris översätter det till en arbetskostnad per kampanj, och det är den siffran som stöder ett äskande om fler tjänster långt bättre än en beskrivning av hur upptagna alla känner sig. Programvara för tidsredovisning i marknad möts ofta av motstånd i kreativa team, och rimligen så när den används för övervakning. Använd för kapacitet gör den motsatsen: den blir beviset på att ett team är vid sin gräns. Schemaprogram för innehållsteam förtjänar tillit när resultatet av datan är en bättre arbetsbelastning snarare än en resultattavla, och samma försiktighet gäller programvara för tidsredovisning i innehållsteam: den fungerar när teamet kan se rapporterna som skrivs om dem.

Shifton för ett internt marknadsteam

Shifton är medvetet smalt. Det planerar människor, registrerar timmar och rapporterar på båda, över hur många kampanjer, kontor och team du än driver, och det försöker inte vara en genomförandeplattform. Schemaprogram för digitala marknadsteam med den omfattningen är lätt att införa eftersom det finns väldigt lite att lära: ett rutnät, en app, en uppsättning rapporter. Planeringsprogram för kreativa marknadsteam måste hålla sig lätt nog att aldrig bli själva arbetet, och en schemalösning som kräver utbildningsdagar överlever inte ett hektiskt kvartal. Under 10 teammedlemmar är det gratis utan tidsgräns, med skiftschemaläggning, enkel tidsstämpling och närvaro, mobilappen och rapporter, vilket räcker helt för en liten avdelning. Därutöver löper prissättningen per anställd och månad, med prognos och automatisk fördelning som betalda moduler. Resultatet är en marknadsorganisation som kan säga vad den har kapacitet för, och visa det.