Управление маркетинговыми операциями и загрузкой команды

Возможности маркетинга почти всегда переоценивают. На бумаге команда из девяти человек даёт сорок пять рабочих дней в месяц, а на практике значительная часть этого времени уже занята отчётностью, согласованиями, подбором людей, отпусками и кампанией, которая вышла за срок. ПО для управления маркетинговыми операциями важно именно потому, что разрыв между номинальной численностью и пригодными к работе часами - это место, где тихо умирают дедлайны.

Вторая проблема - прозрачность. Маркетинговая работа почти не видна, пока не выйдет наружу, поэтому обоснованно отказать очень трудно. Просьба сделать ещё один материал выглядит бесплатной, потому что никто не может показать, какие часы она вытеснит. Система управления маркетинговой командой решает это, делая часы явными: что уже занято, за кем оно закреплено и что придётся сдвинуть, если появится новая задача.

Что должно закрывать ПО для управления маркетинговыми операциями

Четыре задачи. Показывать реальную ёмкость команды на период, а не её численность. Позволять планировать работу на людей, которые действительно подтвердили свою доступность. Фиксировать часы, ушедшие в каждую кампанию, чтобы загрузка была измерением, а не мнением. И делать всё это там, куда команда заглядывает, то есть в телефоне, а не в документе, который никто не открывает второй раз. Система планирования маркетинговых операций, которая справляется с первыми тремя пунктами, но живёт в таблице, проваливает четвёртый, а именно он решает, будут ли ею пользоваться. По той же причине ПО для планирования маркетингового персонала выигрывает или проигрывает на мобильном приложении, а не на списке функций.

Планирование ресурса кампаний по реальной ёмкости

Планирование ресурса кампаний ломается предсказуемо: план строят от результата назад, а людей считают доступными просто потому, что они в штате. Движение вперёд от ёмкости даёт другой и более честный ответ. В Shifton каждая кампания или направление - это проект, поэтому часы оформляются на него, а итог виден по каждому человеку и по каждому периоду. Когда две кампании претендуют на одного специалиста в одни и те же две недели, конфликт появляется в сетке, а не на статус-встрече через три недели. ПО для планирования маркетинговой команды окупается ровно в тот момент, когда параллельных направлений становится больше, чем людей, способных удержать их все в голове.

Большинство команд начинает с шаблона маркетингового расписания в таблице, и он держится, пока кампания одна. Он перестаёт работать в момент, когда две накладываются друг на друга, потому что шаблон фиксирует замысел, а график фиксирует обязательство, и только одно из двух скажет, занят ли уже четверг. Существующий шаблон маркетингового расписания можно импортировать, а не набирать заново, и дальше вести как живой план, а не как документ, к которому кто-то вспоминает вернуться.

Как разделить рабочий день на конкретные результаты

Запланированный день говорит, что человек на работе. Он не говорит, что из этого вышло. Активности живут внутри смены со своим временем, и это позволяет разбить день на отдельные части работы, из которых он состоит, а одну и ту же активность распределить сразу на нескольких людей одним действием, а не назначать по одному. Работу, которую нужно сделать, но у которой пока нет исполнителя, можно отложить и забрать позже. Подробности описывает наша функция учёта активностей. Для внутренней команды это разница между планом, который говорит, что неделя занята, и планом, который говорит, что неделя даст.

Где заканчиваются маркетинговые платформы и начинается планирование персонала

Результаты поиска в этой теме забиты совсем другой категорией продуктов. Большинство инструментов, которые продают как маркетинговое ПО, планируют каналы, материалы, аудитории и согласования, и многие делают это отлично. Ни один из них не знает, сколько часов будет у вашей команды в следующем месяце, кто в отпуске и сколько труда на самом деле забрал прошлый запуск. ПО для управления маркетинговым персоналом отвечает на эти вопросы и совсем не вмешивается в доставку по каналам. Система планирования внутреннего маркетинга и платформа запуска кампаний дополняют друг друга, а не заменяют, и попытка считать их конкурентами приводит к красивому контент-плану, который некому исполнять. У команд, которые выставляют клиентам счета по часам, форма проблемы другая, и её разбирает наша страница для агентских команд.

Доступность, часы сосредоточенной работы и гибридные режимы

Маркетинговые команды редко работают ровную неделю. Кто-то сжимает часы, кто-то держит защищённое время под глубокую работу, а гибридный формат означает, что присутствие в офисе и рабочие часы - два разных вопроса. Доступность собирается у каждого человека по часам на месяц вперёд, а заявки на отсутствие проходят согласование в приложении, поэтому график строится на подтверждённых данных. ПО для планирования маркетингового отдела, которое считает всех доступными с девяти до шести, выдаст план, выглядящий прилично и рассыпающийся на первой же неделе. Система планирования сотрудников маркетинга обязана относиться к доступности как к информации, собранной у людей, а не как к правилу, применённому к ним. Здесь же важны должности и уровни доступа, потому что руководитель направления должен уметь править график своей группы, не получая на руки график всей компании.

Запуски, мероприятия и часы вне обычного режима

ПО для планирования смен в маркетинге звучит странно для офисной команды - ровно до первых выходных с запуском. Часть маркетинговой работы отказывается влезать в офисные часы. Запуски приходятся на неудобное время, мероприятия идут по выходным, а живой кампании иногда нужен человек, который присмотрит за ней вне обычного дня. Вместо неформальной договорённости, которая тихо становится неоплаченной, публикуйте покрытие открытой сменой, чтобы её мог забрать любой подходящий сотрудник, и разрешите обмены сменами между людьми с подтверждением руководителя. К отдельным сменам можно привязать бонусы там, где дополнительное покрытие стоит отметить. ПО для планирования команды кампании, которое считает работу вне графика исключением для чата, - это способ незаметно израсходовать лояльность людей. Для команд, которые вдобавок закрывают дежурство по прессе вне графика, есть отдельная страница про планирование смен в пресс-службе.

Загрузка, часы по проектам и во что обошлась кампания

Как только часы фиксируются на проекты, несколько споров становятся простыми. Отчёт по рабочим часам показывает отработанные часы и переработки по каждому человеку с фильтром по проекту, должности и периоду, а перерывы и опоздания идут отдельными цифрами. Отчёты по бюджету и ставкам переводят это в стоимость труда на кампанию, и именно эта цифра обосновывает расширение штата гораздо лучше, чем описание того, как всем тяжело. ПО для учёта времени в маркетинге творческие команды часто встречают в штыки, и справедливо, когда оно используется для слежки. Для оценки ёмкости оно делает обратное: становится доказательством, что команда на пределе. Система планирования контент-команды получает доверие тогда, когда результатом данных становится разумная нагрузка, а не табло; то же касается и ПО для учёта времени контент-команды: оно работает, когда команда видит отчёты, написанные о ней.

Shifton для внутренней маркетинговой команды

Shifton намеренно узок. Он планирует людей, фиксирует часы и отчитывается по обоим направлениям на любом количестве кампаний, офисов и команд и не пытается быть платформой запуска. ПО для планирования команды диджитал-маркетинга с таким объёмом легко внедряется, потому что учить почти нечего: сетка, приложение, набор отчётов. Система планирования креативной маркетинговой команды должна оставаться настолько лёгкой, чтобы никогда не превратиться в саму работу, а решение для маркетингового расписания, которому нужны дни обучения, не переживёт загруженный квартал. До 10 человек в команде он бесплатен без ограничения по времени и включает график смен, базовый учёт рабочего времени и посещаемости, мобильное приложение и отчёты, чего небольшому отделу хватает целиком. Дальше тарифы считаются за сотрудника в месяц, а прогнозирование и автоматическое распределение подключаются как платные модули. В итоге маркетинг может сказать, на что у него есть ёмкость, и доказать это.