Software de gestão de operações de marketing e capacidade

A capacidade de marketing é quase sempre superestimada. No papel, uma equipe de nove pessoas tem quarenta e cinco dias de trabalho por mês; na prática, boa parte disso já está comprometida com relatórios, aprovações, seleção de pessoal, férias e a campanha que estourou o prazo. Um software de gestão de operações de marketing importa porque a diferença entre quadro nominal e horas utilizáveis é onde os prazos morrem em silêncio.

O outro problema é a visibilidade. O trabalho de marketing é em grande parte invisível até ir ao ar, o que torna muito difícil dizer não com evidência. Um pedido de mais uma entrega parece gratuito porque ninguém consegue apontar as horas que ele vai deslocar. Um software de gestão de equipe de marketing resolve isso deixando as horas explícitas: o que está reservado, quem as detém e o que precisa sair de lugar se algo novo chegar.

O que um software de gestão de operações de marketing precisa cobrir

Quatro tarefas. Mostrar a capacidade real da equipe para um período em vez do número de pessoas. Permitir planejar trabalho sobre pessoas que de fato confirmaram estar disponíveis. Registrar as horas que entraram em cada campanha para que a carga seja medição e não opinião. E fazer tudo isso em um lugar em que a equipe vá olhar, ou seja, no celular e não em um documento que ninguém abre duas vezes. Um software de planejamento de operações de marketing que resolve os três primeiros pontos mas mora numa planilha falha no quarto, e é o quarto que decide se ele vai ser usado. Por isso mesmo, um software de planejamento de pessoal de marketing vence ou perde pelo aplicativo móvel e não pela lista de recursos.

Planejamento de recurso de campanha contra a capacidade real

O planejamento de recurso de campanha erra de um jeito previsível: o plano é construído das entregas para trás e as pessoas são presumidas disponíveis porque estão contratadas. Trabalhar para frente a partir da capacidade dá uma resposta diferente e mais honesta. No Shifton cada campanha ou frente de trabalho é um projeto, então as horas são lançadas nela e o total fica visível por pessoa e por período. Quando duas campanhas querem o mesmo especialista na mesma quinzena, o conflito aparece na grade e não numa reunião de status três semanas depois. Um software de planejamento de equipe de marketing vale a pena exatamente no ponto em que o número de frentes paralelas passa o número de pessoas capazes de guardar todas elas na cabeça.

A maioria das equipes começa com um modelo de cronograma de marketing numa planilha, e ele aguenta enquanto existe uma campanha por vez. Para de funcionar no momento em que duas se sobrepõem, porque um modelo registra intenção e uma escala registra compromisso, e só um dos dois consegue dizer se a quinta-feira já está cheia. Um modelo de cronograma de marketing existente pode ser importado em vez de redigitado e depois mantido como plano vivo, não como documento que alguém lembra de revisitar.

Dividir um dia de trabalho em entregas concretas

Um dia planejado diz que alguém está no trabalho. Não diz o que saiu dele. As atividades ficam dentro de um turno com horários próprios, o que permite quebrar um dia nas partes distintas de trabalho que ele contém, e a mesma atividade pode ser distribuída entre várias pessoas em uma ação em vez de atribuída uma a uma. Trabalho que precisa acontecer mas ainda não tem responsável pode ficar de lado e ser assumido depois. Nosso recurso de monitoramento de atividades cobre o detalhe. Para uma equipe interna, essa é a diferença entre um plano que diz que a semana está cheia e um plano que diz o que a semana produz.

Onde as plataformas de marketing terminam e o planejamento de pessoal começa

Os resultados de busca nesse tema estão cheios de uma categoria de produto diferente. A maioria das ferramentas vendidas como software de gestão de marketing planeja canais, materiais, públicos e aprovações, e muitas fazem isso muito bem. Nenhuma delas sabe quantas horas sua equipe tem no mês que vem, quem está de férias ou quanto de trabalho o último lançamento consumiu de fato. Um software de gestão de pessoal de marketing responde a essas perguntas e fica totalmente fora da entrega por canais. Um software de escala para marketing interno e uma plataforma de execução são complementares e não alternativas, e tratá-los como concorrentes é como as equipes acabam com um belo plano de conteúdo e ninguém livre para executar. Equipes que faturam clientes por hora têm um problema de outro formato, e nossa página para equipes de agência cobre isso.

Disponibilidade, horas de foco e padrões híbridos

Equipes de marketing raramente trabalham uma semana uniforme. Algumas pessoas comprimem horas, outras guardam tempo protegido para trabalho profundo, e o modelo híbrido faz da presença física e das horas trabalhadas duas perguntas separadas. A disponibilidade é coletada de cada pessoa por hora para o mês seguinte, e os pedidos de ausência passam pelo aplicativo para aprovação, então a escala é montada sobre informação confirmada. Um software de planejamento para o departamento de marketing que assume todo mundo disponível das nove às seis vai produzir um plano que parece bom e quebra na primeira semana. Um software de planejamento de funcionários de marketing precisa tratar disponibilidade como informação coletada das pessoas e não como regra aplicada sobre elas. Cargos e níveis de permissão também contam aqui, porque um líder de equipe deve poder ajustar a escala do próprio grupo sem receber a escala da empresa inteira.

Lançamentos, eventos e as horas fora do padrão

Um software de escala de turnos para marketing soa como categoria estranha para uma equipe de escritório, até o primeiro fim de semana de lançamento. Parte do trabalho de marketing se recusa a caber no horário comercial. Lançamentos caem em horas inconvenientes, eventos avançam pelos fins de semana e uma campanha no ar às vezes precisa de alguém acompanhando fora do dia normal. Em vez de um arranjo informal que silenciosamente vira trabalho não pago, publique a cobertura como turno aberto para que qualquer pessoa qualificada possa assumir, e deixe as trocas de turno acontecerem entre os membros da equipe com confirmação de um gestor. Bônus podem ser vinculados a turnos individuais quando a cobertura extra merece reconhecimento. Um software de escala de equipe de campanha que trata trabalho fora de horário como exceção resolvida no chat é a forma de gastar boa vontade sem ninguém perceber. Para equipes que também cobrem uma assessoria de imprensa fora do horário, há uma página separada sobre escalas em agências de relações públicas.

Carga, horas por projeto e quanto custou uma campanha

Assim que as horas são registradas por projeto, várias discussões ficam simples. O relatório de horas trabalhadas mostra horas trabalhadas e extras por pessoa, filtradas por projeto, cargo e período, com pausas e atrasos como números próprios. Relatórios de orçamento e de valor-hora traduzem isso em custo de mão de obra por campanha, e esse é o número que sustenta um pedido de contratação muito melhor do que uma descrição de como todos se sentem ocupados. Um software de controle de horas em marketing costuma encontrar resistência em equipes criativas, com razão quando é usado para vigilância. Usado para capacidade ele faz o contrário: torna-se a prova de que a equipe está no limite. Um software de escala para equipe de conteúdo ganha confiança quando o resultado dos dados é uma carga melhor e não um placar, e a mesma cautela vale para um software de controle de horas para equipe de conteúdo: funciona quando a equipe pode ver os relatórios escritos sobre ela.

Shifton para uma equipe de marketing interna

O Shifton é deliberadamente estreito. Ele planeja pessoas, registra horas e informa as duas coisas, em quantas campanhas, escritórios e equipes você tiver, e não tenta ser uma plataforma de execução. Um software de escala para equipe de marketing digital com esse escopo é fácil de adotar porque há muito pouco a aprender: uma grade, um aplicativo, um conjunto de relatórios. Um software de escala para equipe criativa de marketing precisa continuar leve o bastante para nunca se tornar o próprio trabalho, e uma solução de escala que exige dias de treinamento não sobrevive a um trimestre cheio. Abaixo de 10 membros na equipe ele é gratuito sem limite de tempo, cobrindo escala de turnos, ponto e presença básicos, aplicativo móvel e relatórios, o que basta por inteiro para um departamento pequeno. Acima disso, os preços correm por funcionário por mês, com previsão e distribuição automática como módulos pagos. O resultado é uma operação de marketing que sabe dizer para o que tem capacidade, e provar.