Hajautetun tiimin johtaminen: työvuorot ja tunnit
Yhteinen työvuorolista aikavyöhykkeiden yli, miltä tahansa laitteelta kirjatut tunnit ja kuormituskuva, joka ei perustu toisten ruutujen katseluun.
Yksi lista, joka lukeutuu oikein jokaisella aikavyöhykkeellä
Hajautetulla tiimillä ei ole yhteistä työpäivää. Sama palaveri on yhdelle aamuyhdeksän ja toiselle yksitoista illalla, ja vain yhtä kelloa näyttävä lista piilottaa tämän hinnan siihen asti, kunnes joku lakkaa hiljaa osallistumasta.
Kirjaa tunnit katsomatta ruutuja
Valvontaohjelma mittaa näppäinpainalluksia ja tuottaa kaunaa. Aikakirjaus mittaa aloituksen, lopetuksen ja tauot ja tuottaa palkanlaskennan. Etätiimi tarvitsee jälkimmäisen, ja se toimii miltä tahansa laitteelta ilman että ketään kuvataan.
Jaa työ niin ettei mikään putoa kahdesti
Etäisyys vie käytäväkeskustelun, joka aiemmin esti kahta ihmistä tekemästä samaa asiaa. Vuoroon kiinnitetyt tehtävät, tilalla jonka kuka tahansa lukee, palauttavat tämän tiedon sinne missä tiimi sen näkee.
Näe kuormitus ennen kuin joku palaa loppuun
Etätyön ylikuormitus on näkymätöntä. Kukaan ei näe kollegaa joka istuu kahdeksaan, joten ensimmäinen merkki on usein irtisanoutuminen. Viikkotunnit henkilöä kohti, suunniteltu ja toteutunut, näyttävät kaavan silloin kun se on vielä työvuorokysymys.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Mitä etätiimin johtaminen oikeasti kattaa
Saman nimen alla myydään kahta hyvin erilaista tuotetta, ja niiden sekoittaminen tulee kalliiksi. Toinen perhe katsoo ihmisiä: ruutukaappaukset, näppäinpainallusten määrät, aktiivisuuspisteet, jouten olon ajastimet. Toinen perhe sovittaa ihmisiä yhteen: kuka tekee työtä milloin, minkä parissa ja montako tuntia viikko todella sisälsi.
Ensimmäinen perhe myy esihenkilöille, jotka ovat menettäneet luottamuksensa. Toinen niille, jotka tarvitsevat työvuorolistan ja luvun palkanlaskentaan. Shifton on jälkimmäistä lajia, ja tämä raja kannattaa vetää heti alussa, koska vertailuissa molemmat päätyvät samalle hyllylle.
Aikavyöhykkeet ovat ensimmäinen todellinen ongelma
Samassa talossa istuva tiimi jakaa työpäivän sitä ajattelematta. Hajautettu tiimi ei jaa, ja ero tulee esiin pienissä, syövyttävissä tilanteissa. Palaveri, joka sopii neljälle ja on julma viidennelle. Luovutus, joka olettaa päällekkäisyyden jota ei ole. Määräaika, joka on annettu vyöhykkeellä jota kukaan ei nimennyt.
Kun vuorot pidetään yhdellä aikajanalla ja näytetään kunkin paikallisissa tunneissa, kokonainen väärinkäsitysten luokka häviää. Esihenkilö suunnittelee kerran. Kaikki lukevat saman viikon oikein. Kukaan ei muunna vyöhykkeitä ennen puhelua.
Käytettävyys ennen suunnitelmaa, ei sen jälkeen
Kun ihmiset merkitsevät tunnit joina voivat tehdä työtä ennen viikon rakentamista, säästyy korjauskierros joka muuten seuraa julkaisua. Esiin tulevat myös hiljaiset rajoitteet: lasten haku koulusta, toinen työ, ne neljä päällekkäistä tuntia jotka jollakulla oikeasti on muun tiimin kanssa.
Tunnit ilman valvontaa
Valvonta on oletusvastaus etätunteihin ja yleensä väärä vastaus. Se mittaa aktiivisuutta tuloksen sijaan, syö luottamuksen viikoissa eikä kuukausissa, ja useilla lainkäyttöalueilla luo oikeudellisen riskin jota kukaan ei laskenut. Todellinen vaatimus on samalla kapea: puolustettava merkintä siitä milloin joku aloitti, milloin lopetti ja mitä piti taukona.
Tämä merkintä toimii selaimesta tai puhelimesta, ei tarvitse toimistolaitteita ja antaa palkanlaskennalle kaiken tarvittavan. Siellä missä yritys todella tarvitsee paikkaan sidotun leimauksen, esimerkiksi asiakkaiden luona käyvillä työntekijöillä, työpaikan sijainnin tarkistus on olemassa erillisenä maksullisena moduulina ja pysyy pois päältä kunnes joku sen valitsee.
Kenenkään ei tarvitse laskea päässään ennen palaveria.
Koordinointi korvaa käytävän
Suurin osa siitä mitä yhdessä huoneessa istuva tiimi tietää ei ole koskaan päätynyt kirjalliseksi. Kuka ottaa asiakkaan asian. Lähtikö raportti. Kumpi kahdesta samaa asiaa katsovasta ihmisestä sitä oikeasti ratkaisee. Etäisyys vie tämän kanavan, ja tavalliset korvikkeet, pidemmät palaverit ja enemmän viestejä, korvaavat sen huonosti.
Tehtävien kiinnittäminen vuoroihin panee tiedon sinne missä lista jo on. Päivä on enemmän kuin tuntilohko: se kantaa myös sen mihin nuo tunnit menevät, tilalla jonka kuka tahansa lukee ja muistiinpanoilla siellä missä ennen puhuttiin. Se on pienempi toimenpide kuin projektijärjestelmän käyttöönotto ja korjaa juuri sen minkä etäisyys rikkoi.
Hybridi on nykyään tavallinen tilanne
Täysin etänä toimivia tiimejä on vähän. Useimmat ovat sekoituksia: joku toimistolla, joku kotona, joku toisessa maassa, ja osuudet muuttuvat kuukaudesta toiseen. Yksi lista joka pitää kaikki kolme ryhmää, sijainnit merkittyinä siellä missä niillä on merkitystä, on helpompi vetää kuin erilliset järjestelmät erillisille ryhmille.
Luottamus on halvempaa kuin valvonta ja kestää pidempään.
Uupumus on työvuorosignaali
Etätyön ylikuormitus ei ilmoita itsestään. Kukaan ei näe kollegaa joka istuu kahdeksalta illalla yhä pöydän ääressä, joten kaava jatkuu kuukausia ja saapuu irtisanoutumisena. Data jolla sen voi napata aiemmin on jo aikakirjauksessa.
Tunnit henkilöittäin, suunniteltu ja toteutunut, luettuna joka viikko. Se jonka toteutuneet tunnit ylittävät jatkuvasti suunnitellut ei ole sitoutuneempi vaan väärin listattu, ja se on korjattavissa niin kauan kuin kyse on työvuorosta eikä pysymisestä talossa.
Raportti joka vastaa hallituksen kysymykseen
Hajautetut tiimit herättävät erityistä epäilyä ihmisissä jotka eivät työskentele niissä. Tekeekö siellä kukaan mitään. Yksinkertainen vastaus on yleensä kyllä, ja hyödyllinen vastaus on raportti kiistelyn sijaan: tunnit henkilöittäin ja projekteittain, suunniteltu ja toteutunut, viime kuukaudelta.
Tuo raportti tekee jotain arvokkaampaa kuin rauhoittaa. Se näyttää mitkä projektit söivät ajan, eikä tuohon kysymykseen osannut vastata kukaan silloinkaan kun tiimi istui yhdessä huoneessa. Yhteinen toimisto piilotti ongelman näkyvän läsnäolon taakse, etäisyys vain riisui naamion.
Työsuhteiset ja toimeksiantajat yhdessä näkymässä
Useimmat hajautetut tiimit ovat sekoituksia. Työsuhteiset palkkalistalla, toimeksiantosuhteiset laskuilla ja yleensä muutama ihminen kolmannessa järjestelyssä josta taloudella on mielipiteitä. Kun heidät pitää erillisinä osastoina samassa listassa, toiminnan kuva pysyy kokonaisena ja palkkavienti rajautuu ihmisiin joille yritys oikeasti maksaa.
Mitä tarkistaa työkaluja vertaillessa
Luokan jakaa yksi kysymys: mittaako tuote aktiivisuutta vai kirjaako se aikaa. Tuotteet jotka ottavat ruutukaappauksia, laskevat näppäimiä tai pisteyttävät jouten olon minuutteja vastaavat luottamusongelmaan. Tuotteet jotka kirjaavat aloituksen, lopetuksen ja tauot vastaavat palkka- ja suunnitteluongelmaan. Ensimmäisen ostaminen silloin kun tarvitsit jälkimmäisen maksaa lisenssin päälle myös tiimin ilmapiirin.
Sen jälkeen tarkistukset ovat käytännöllisiä. Näkyykö lista kunkin paikallisissa tunneissa vai yhdessä kiinteässä toimistovyöhykkeessä. Voiko leimata selaimesta ilman että asentaa mitään. Säilytetäänkö suunnitellut ja toteutuneet tunnit kahtena lukuna. Ovatko vapaat samassa kalenterissa vuorojen kanssa vai erillisessä järjestelmässä joka hyväksyy näkemättä sijaista.
Aloitus ilman käyttöönottoprojektia
Shifton on ilmainen enintään 10 hengelle ilman aikarajaa, mikä kattaa useimmat pienet hajautetut tiimit kokonaan. Työvuorolista, perustason aikakirjaus, mobiilisovellus ja raportointi ovat mukana. Maksullisia moduuleja lisätään yksitellen 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kussakin kokeilujakso enintään 60 päivää, joten tiimi voi kokeilla palkanlaskentaa tai vapaiden hallintaa ennen sitoutumista.
Usein kysytyt kysymykset
Miten työvuorot suunnitellaan, kun tiimi on useilla aikavyöhykkeillä?
Vuorot pidetään yhdellä aikajanalla ja näytetään jokaiselle hänen omissa tunneissaan, joten esihenkilö suunnittelee kerran ja kaikki lukevat saman viikon oikein. Käytettävyys ja vapaat ovat samassa kalenterissa, mikä pitää työn luovutukset rehellisinä.
Pitääkö minun valvoa ruutuja etätuntien kirjaamiseksi?
Ei. Aikakirjaus merkitsee aloituksen, lopetuksen ja tauot selaimesta tai mobiilisovelluksesta. Ruutukaappauksia ei oteta eikä näppäilyjä tallenneta. Työpaikan sijainnin tarkistus, joka sitoo leimauksen osoitteeseen, on erillinen maksullinen moduuli ja pysyy pois päältä kunnes kytket sen.
Voivatko etänä ja toimistolla työskentelevät olla samassa listassa?
Kyllä. Hybriditiimi on tavallinen tapaus: samaan viikkoon mahtuu ihmisiä toimistolla, ihmisiä kotona ja ihmisiä toisessa maassa, ja sijainti kiinnitetään vuoroon siellä missä sillä on merkitystä.
Miten estän kahta ihmistä tekemästä samaa tehtävää?
Tehtävät roikkuvat vuoron vieressä tilalla, jonka kuka tahansa tiimistä lukee, joten osoitus ja eteneminen näkyvät ilman tilannepalaveria. Muutoksesta saa tiedon se, jota se koskee.
Näenkö, jos joku ylittää jatkuvasti omat tuntinsa?
Viikkoraportit näyttävät tunnit henkilöittäin, suunnitellun ja toteutuneen, ja merkitsevät ylityön sinä päivänä jona se syntyi. Joka ilta myöhään lopettavan ihmisen kaava tulee esiin raportissa eikä lähtöhaastattelussa.
Kuinka monelle hajautetun tiimin jäsenelle ilmainen taso riittää?
Ilmaiseksi Shifton toimii enintään 10 hengelle ilman aikarajaa ja sisältää työvuorolistan, perustason aikakirjauksen, mobiilisovelluksen ja raportit. Maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kussakin kokeilujakso enintään 60 päivää.
Anna tiimille yksi viikko, jonka kaikki lukevat samoin
Ilmainen 10 henkeen asti, aikavyöhykkeet järjestelmän puolella, tunnit miltä tahansa laitteelta ja ilman ruutujen valvontaa.