Työvuorosuunnittelu tilitoimistoille kiireisenä kautena
Suunnittele tiimi ilmoitusten määräaikojen ympärille, kirjaa tunnit sille asiakkaalle, jolle ne kuuluvat, ja näe kuka hukkuu ennen kuin hän sanoo sen.
Suunnittele määräaikojen ympärille, ei tasaisen viikon
Tilitoimistotyö ei ole koskaan jakautunut tasaisesti. Tammikuu ja jokaista ilmoitusta edeltävät viikot syövät vuoden kapasiteetin kuukaudessa, sitten paine laskee. Keskiviikolle rakennettu lista ei pysty kuvaamaan tätä.
Kirjaa tunnit asiakkaalle
Tehtyjen ja laskutettujen tuntien ero ratkaisee jokaisen toimeksiannon katteen. Alun ja lopun kirjaaminen asiakasprojektille sulkee tuon välin, koska tuntilista ja lasku tulevat samasta merkinnästä.
Näe kuka hukkuu ennen kuin hän kertoo
Kiirekaudella pulassa oleva puhuu siitä yleensä viimeisenä. Viikkotunnit henkilöä kohti, suunniteltu toteumaa vasten, näyttävät kuvion silloin kun se on vielä listaongelma eikä irtisanoutuminen.
Pidä juniorit, seniorit ja kausiapu samalla taululla
Toimistot skaalaavat kiirekauden tilapäisillä tekijöillä ja freelance-kirjanpitäjillä, jotka palaavat joka vuosi. Osastot pitävät nämä ryhmät suunnitelmassa erillään, kun taas palkkavienti pysyy rajattuna niihin, jotka toimisto oikeasti työllistää.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Tilitoimistovuoden muoto
Jokainen toimisto tuntee tämän käyrän. Pitkä pätkä hallittavaa työtä ja sitten jyrkänne: viikot ennen ilmoituksen määräaikaa, joissa vuoden kapasiteetti kuluu kuukaudessa, kaikki tekevät myöhään ja suunnitelman laatu ratkaisee, pääseekö toimisto läpi ehjänä vai menettääkö se maaliskuussa kaksi ihmistä.
Juuri tämä käyrä tekee yleisestä työvuorosuunnittelusta huonon sovituksen tilitoimistolle. Kaupalle tai ravintola-alalle tehdyt työkalut olettavat toistuvan viikon, jonka sisällä on ennakoitavia huippuja. Tilitoimistovuodessa on yksi tai kaksi huippua, joiden rinnalla kaikki muu kutistuu, eikä suunnittelukysymys ole kuka tekee tiistaina vaan riittääkö kapasiteetti tästä päivästä määräaikaan.
Toimeksiannot, ei työntekijät
Hyödyllinen yksikkö on asiakas. Heti kun jokainen vuoro kantaa toimeksiannon, johon se kuuluu, tärkeät kysymykset vastaavat itse itseensä: paljonko tämä asiakas on kuluttanut suhteessa tarjottuun, kuka on sidottu mihin seuraavat neljä viikkoa ja missä on kapasiteetti, jota ei ole vielä myyty.
Jaetut päivät ovat se hankala tapaus, jonka yleiset työkalut hoitavat huonosti. Seniori, joka viettää aamun tarkastuksessa ja iltapäivän toisen asiakkaan tilinpäätöksessä, ei tee yhtä kahdeksan tunnin päivää. Kaksi vuoroa kahdella projektilla pitää jaon rehellisenä, ja raportit lakkaavat kirjaamasta kokonaisia päiviä sille asiakkaalle, joka sattui olemaan listalla ensin.
Kaksi asiakasta, kaksi vuoroa. Laskutoimitus tekee itsensä.
Työ joka on myyty mutta miehittämättä
Luvattu työ, jolle ei ole ketään osoitettu, unohtuu täydessä kuukaudessa helpoimmin ja maksaa eniten, kun se muistuu mieleen myöhään. Avoimena vuorona pidettynä se pysyy sen silmien edessä, jonka on se miehitettävä.
Kiirekausi on miehitysmalli, ei hätätila
Toimistot skaalaavat huipun palaavilla freelancereilla, kausiavulla ja junioreilla, jotka tekevät työtä hieman oman tasonsa yläpuolelta. Kaikki kolme ovat tavallisia ja kaikki kolme mutkistavat listaa, koska palkkakäsittely eroaa ja valvonnan vaatimukset myös.
Osastot hoitavat tämän ilman toista järjestelmää. Vakituiset, freelancerit ja kausiapu istuvat samalla taululla, jotta osakas näkee todellisen kapasiteetin, kun taas palkkavienti pysyy rajattuna niihin, jotka toimisto työllistää.
Luku jota kukaan ei kerro oma-aloitteisesti
Kysy tiimiltä helmikuussa miten menee, ja vastaus on hyvin. Lue tunnit, ja vastaus on toinen. Se joka on kolme viikkoa peräkkäin kuudessakymmenessä tunnissa ei voi hyvin, hän on se ihminen joka irtisanoutuu huhtikuussa, ja hänen korvaamisensa hinta ylittää kaiken mitä nuo ylimääräiset tunnit tuottivat.
Suunniteltu toteumaa vasten, henkilöä kohti, viikoittain. Tuo vertailu on koko varhaisen varoituksen järjestelmä, ja se on olemassa vain kun molemmat luvut tallennetaan eikä vain toista.
Palautuminen painaa yhtä paljon kuin huippu
Määräajan jälkeiset viikot ovat aikaa, jolloin lomat pidetään ja kapasiteetti rakennetaan uudelleen. Lomapyyntöjen pitäminen samassa kalenterissa työn kanssa tarkoittaa, että tuo palautuminen suunnitellaan eikä neuvotella keskustelu kerrallaan.
Mitä tämä on ja mitä ei
Tämä ei ole kirjanpito-ohjelma. Se ei pidä kirjoja, ei jätä ilmoituksia eikä pyöritä asiakasportaalia, ja ne toimistot jotka näitä tarvitsevat ovat ne jo hankkineet. Tässä on alla oleva kerros: kuka tekee mitä, mitkä tunnit todella olivat ja mitä se merkitsee katteelle ja ihmisille.
Toimistot tarttuvat tähän yleensä silloin, kun taulukko lakkaa riittämästä, ja se osuu jonnekin kahdeksan ja kahdentoista ihmisen sekä kahden osakkaan välille, joilla on eri käsitys siitä kuka on vapaana.
Pienestä aloittaminen
Shifton on ilmainen 10 henkeen asti ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen toimiston kokonaan. Suunnittelu, perustason kellokortti, mobiilisovellus ja raportointi kuuluvat mukaan. Moduuleja lisätään yksi kerrallaan 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kussakin jopa 60 päivän kokeilu, joten toimisto voi testata palkkamoduulia koko kiirekauden ajan ennen päätöstä.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko listan rakentaa ilmoitusten määräaikojen ympärille?
Kyllä. Jokainen toimeksianto on projekti, ja kiirekauden kuvio voidaan rakentaa kerran pohjaksi ja soveltaa eteenpäin, joten toimisto suunnittelee määräaikakarttaa vasten eikä keskimääräistä viikkoa vasten.
Miten seuraan tunteja asiakkaittain?
Jokainen vuoro kantaa asiakkaan, jolle se kuuluu, joten raportit ryhmittelevät kirjatut tunnit toimeksiannoittain. Se joka tekee yhtenä päivänä työtä kahdelle asiakkaalle saa kaksi vuoroa, ja päivä jakautuu niiden kesken sen sijaan että putoaisi kokonaan yhdelle.
Näenkö kuka kerää liikaa tunteja kiirekaudella?
Viikkoraportit näyttävät tunnit henkilöä kohti, suunnitellun toteumaa vasten, ja merkitsevät ylityön sinä päivänä kun se syntyy. Kuvio siitä, että joku ylittää jatkuvasti suunnitellut tuntinsa, näkyy silloin kun listaa voi vielä muuttaa.
Toimiiko tämä kausityöntekijöiden ja freelancerien kanssa?
Kyllä. Tilapäiset tekijät istuvat omassa osastossaan samalla listalla, mikä pitää toiminnan kuvan täytenä, kun taas palkkavienti pysyy rajattuna vakituisiin.
Voivatko kirjanpitäjät pyytää lomaa samasta paikasta?
Lomapyynnöt ovat samassa kalenterissa kuin vuorot, joten hyväksyjä näkee mitä muuta sillä viikolla on menossa ja onko työ katettu, ennen kuin vastaa.
Riittääkö ilmainen paketti pienelle tilitoimistolle?
Shifton on ilmainen 10 henkeen asti ilman aikarajaa, mukana suunnittelu, perustason kellokortti, mobiilisovellus ja raportit. Maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kussakin jopa 60 päivän kokeilu.
Suunnittele seuraava määräaika kunnolla
Ilmainen 10 henkeen asti, asiakkaat projekteina, tunnit toimeksiannoittain kirjattuna ja ylikuormitus näkyvissä ennen kuin joku hajoaa.