Softvér na plánovanie zmien pre účtovnícke firmy v sezóne

Tvar účtovníckeho roka

Každá kancelária tú krivku pozná. Dlhý úsek zvládnuteľnej práce a potom zráz: týždne pred termínom, keď sa ročná kapacita minie za mesiac, všetci robia dlho do noci a kvalita plánu rozhodne, či firma prejde celá, alebo v marci stratí dvoch ľudí.

Práve pre túto krivku sedí všeobecné plánovanie personálu účtovníkom zle. Nástroje stavané pre obchod alebo gastronómiu predpokladajú opakujúci sa týždeň s predvídateľnými špičkami vnútri. Účtovnícky rok má jednu alebo dve špičky, vedľa ktorých všetko ostatné zmizne, a otázka plánovania neznie, kto robí v utorok, ale či je medzi dneškom a termínom dosť kapacity.

Zákazky, nie zamestnanci

Užitočnou jednotkou je klient. Len čo každá zmena nesie zákazku, ku ktorej patrí, dôležité otázky sa zodpovedajú samy: koľko tento klient minul oproti tomu, čo bolo nacenené, kto je na čom viazaný najbližšie štyri týždne a kde leží kapacita, ktorá ešte nie je predaná.

Delené dni sú nepohodlný prípad, s ktorým si všeobecné nástroje neporadia. Senior, ktorý strávi dopoludnie auditom a popoludnie účtovnou závierkou iného klienta, nemá jeden osemhodinový deň. Dve zmeny na dvoch projektoch držia rozdelenie poctivé a zostavy prestanú priraďovať celé dni klientovi, ktorý bol náhodou naplánovaný prvý.

Dvaja klienti, dve zmeny. Aritmetika sa urobí sama.

Práca predaná a neobsadená

Sľúbená práca, ku ktorej nikto nie je priradený, sa v nabitom mesiaci zabudne najľahšie a spomenúť si na ňu neskoro stojí najviac. Držať ju ako otvorenú zmenu ju necháva pred očami toho, kto ju musí obsadiť.

Hlavná sezóna je model obsadenia, nie havária

Kancelárie škálujú špičku vracajúcimi sa spolupracovníkmi, sezónnymi posilami a juniormi, ktorí robia prácu mierne nad svojou úrovňou. Všetky tri veci sú normálne a všetky tri komplikujú rozpis, lebo mzdové zaobchádzanie sa líši a nároky na dohľad tiež.

Oddelenia to vyriešia bez druhého systému. Kmeňoví, spolupracujúci aj sezónni sedia na tej istej tabuli, aby spoločník videl skutočnú kapacitu, kým mzdový export zostáva obmedzený na ľudí, ktorých firma zamestnáva.

Číslo, ktoré nikto nepovie sám od seba

Spýtajte sa tímu vo februári, ako sa má, a odpoveď znie dobre. Prečítajte si hodiny a odpoveď je iná. Kto je tri týždne po sebe na šesťdesiatich hodinách, nie je v poriadku, je to človek, ktorý dá v apríli výpoveď, a náklady na náhradu prevážia všetko, čo tie hodiny navyše zarobili.

Plán proti skutočnosti, na človeka, každý týždeň. Toto porovnanie je celý systém včasného varovania a existuje len vtedy, keď sa ukladajú obe čísla, nie jedno.

Zotavenie váži rovnako ako špička

Týždne po termíne sú čas, keď sa čerpá dovolenka a znova sa buduje kapacita. Držať žiadosti o dovolenku v tom istom kalendári ako prácu znamená, že sa toto zotavenie naplánuje, namiesto toho aby sa vyjednávalo rozhovor po rozhovore.

Čo to je a čo to nie je

Toto nie je účtovný program. Nevedie knihy, nepodáva priznania ani neprevádzkuje klientsky portál, a firmy, ktoré to potrebujú, to dávno majú. Tu leží vrstva pod tým: kto na čom robí, aké hodiny to naozaj boli a čo to znamená pre maržu a pre ľudí.

Kancelárie po tom siahnu zvyčajne vtedy, keď hŕba tabuliek prestane stačiť, a to nastane niekde medzi ôsmimi a dvanástimi ľuďmi a dvoma spoločníkmi s rôznou predstavou o tom, kto je voľný.

Začať v malom

Shifton je zdarma až pre 10 ľudí bez časového limitu, čo malú kanceláriu pokryje celú. Plánovanie, základná dochádzka, mobilná aplikácia a zostavy sú vnútri. Väčšina firiem pridáva moduly po jednom od 0,50 dolára za zamestnanca mesačne, každý so skúšobnou dobou až 60 dní, takže firma môže vyskúšať mzdový modul cez celú sezónu, než sa rozhodne.