Program do grafików dla biur rachunkowych w szczycie sezonu

Kształt roku w biurze rachunkowym

Każde biuro zna tę krzywą. Długi odcinek pracy do ogarnięcia, a potem urwisko: tygodnie przed terminem, w których roczna moc zespołu znika w miesiąc, wszyscy siedzą do późna, a jakość planu decyduje, czy firma wyjdzie z tego cało, czy straci dwie osoby w marcu.

Ta krzywa jest powodem, dla którego uniwersalne planowanie pracy źle leży w księgowości. Narzędzia zrobione dla handlu albo gastronomii zakładają powtarzalny tydzień z przewidywalnymi szczytami w środku. Rok w biurze rachunkowym ma jeden albo dwa szczyty, przy których reszta znika, a pytanie planistyczne nie brzmi, kto pracuje we wtorek, tylko czy między dziś a terminem starczy mocy.

Zlecenia, nie etaty

Użyteczną jednostką jest klient. Kiedy każda zmiana niesie zlecenie, do którego należy, ważne pytania odpowiadają sobie same: ile ten klient zjadł wobec tego, co mu wyceniono, kto na co jest zajęty przez najbliższe cztery tygodnie i gdzie leży moc, której jeszcze nikt nie sprzedał.

Dni dzielone to niewygodny przypadek, z którym uniwersalne narzędzia radzą sobie słabo. Senior, który rano siedzi przy badaniu sprawozdania, a po południu przy księgach innego klienta, nie ma jednego ośmiogodzinnego dnia. Dwie zmiany na dwóch projektach trzymają podział uczciwie, a raporty przestają przypisywać całe dni klientowi, który akurat wypadł pierwszy.

Dwóch klientów, dwie zmiany. Arytmetyka robi się sama.

Praca sprzedana i nieobsadzona

Przyjęta praca, do której nikt nie jest przypisany, najłatwiej ginie w zapchanym miesiącu i najdrożej kosztuje, gdy przypomni się o niej późno. Trzymanie jej jako otwartej zmiany zostawia ją przed oczami osoby, która musi ją obsadzić.

Szczyt sezonu to model obsady, nie awaria

Biura skalują szczyt wracającymi współpracownikami, obsadą sezonową i juniorami robiącymi pracę nieco ponad swój poziom. Wszystkie trzy rzeczy są normalne i wszystkie trzy komplikują grafik, bo rozliczenie płacowe jest inne i wymagania nadzoru też.

Działy załatwiają to bez drugiego systemu. Etatowi, współpracownicy i wsparcie sezonowe stoją na tej samej tablicy, żeby wspólnik widział realną moc, a eksport płacowy zostaje ograniczony do osób, które firma zatrudnia.

Liczba, której nikt nie poda sam z siebie

Zapytaj zespół w lutym, jak leci, a odpowiedź brzmi dobrze. Przeczytaj godziny, a odpowiedź jest inna. Ktoś przy sześćdziesięciu godzinach przez trzy tygodnie z rzędu nie ma dobrze, to osoba, która złoży wypowiedzenie w kwietniu, a koszt jej zastąpienia przewyższa wszystko, co te nadgodziny przyniosły.

Plan przy wykonaniu, na osobę, co tydzień. To porównanie jest całym systemem wczesnego ostrzegania i istnieje tylko wtedy, gdy zapisane są obie liczby, a nie jedna.

Odbicie liczy się tak samo jak szczyt

Tygodnie po terminie to czas, w którym bierze się urlopy i odbudowuje moc. Trzymanie wniosków urlopowych w tym samym kalendarzu co praca sprawia, że to odbicie jest zaplanowane, a nie negocjowane rozmowa po rozmowie.

Czym to jest, a czym nie jest

To nie jest program do prowadzenia ksiąg. Nie prowadzi ewidencji, nie wysyła deklaracji i nie obsługuje portalu klienta, a biura, które tego potrzebują, dawno to mają. Tutaj leży warstwa pod spodem: kto nad czym pracuje, ile naprawdę wyszło godzin i co to znaczy dla marży i dla ludzi.

Biura sięgają po to zwykle wtedy, gdy arkusz przestaje nadążać, a dzieje się to gdzieś między ośmioma a dwunastoma osobami i dwoma wspólnikami, którzy inaczej widzą, kto jest wolny.

Zacząć od małego

Shifton jest bezpłatny do 10 osób bez limitu czasu, co w całości pokrywa małe biuro. Planowanie, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raporty są w środku. Moduły dokłada się po jednym od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, każdy z okresem próbnym do 60 dni, więc firma może przetestować moduł płacowy przez cały szczyt sezonu, zanim zdecyduje.