Программа для графиков бухгалтерской фирмы в сезон
Планируйте команду вокруг сроков сдачи, записывайте часы на того клиента, которому они принадлежат, и замечайте, кого завалило, до того как он сам об этом скажет.
Планировать вокруг сроков, а не вокруг ровной недели
Бухгалтерская работа никогда не была распределена равномерно. Январь и недели перед каждой сдачей съедают годовую мощность за месяц, а потом давление падает. График, построенный на средней неделе, этого просто не описывает.
Записывать часы на клиента
Разница между отработанными и выставленными часами решает маржу каждого договора. Запись начала и окончания против клиентского проекта её закрывает, потому что табель и счёт берутся из одной записи.
Увидеть, кого завалило, до того как он скажет
В сезон человек, у которого проблемы, обычно последним об этом сообщает. Недельные часы по людям, план против факта, показывают картину, пока это ещё задача графика, а не заявление об уходе.
Держать джуниоров, сеньоров и сезонную помощь на одной доске
Практики вытягивают сезон временными сотрудниками и подрядчиками, которые возвращаются каждый год. Подразделения держат эти группы раздельно в плане, оставляя зарплатную выгрузку только по тем, кого фирма действительно нанимает.
Начните с бесплатного тарифа
Без ограничений по времени. Получите полный доступ к базовым функциям и обновите тариф, когда будете готовы.
Форма бухгалтерского года
Любая практика знает эту кривую. Длинный участок посильной работы, а потом обрыв: недели перед сдачей, где годовая мощность съедается за месяц, все работают допоздна, и качество плана решает, выйдет ли фирма из этого целой или потеряет двоих в марте.
Именно из-за этой кривой обычное планирование смен плохо ложится на бухгалтерию. Инструменты, сделанные под розницу или общепит, исходят из повторяющейся недели с предсказуемыми пиками внутри. У бухгалтерского года один-два пика, которые затмевают всё остальное, и вопрос планирования не в том, кто работает во вторник, а в том, хватит ли мощности между сегодня и сроком.
Договоры, а не сотрудники
Полезная единица это клиент. Как только каждая смена несёт свой договор, важные вопросы отвечают сами на себя: сколько этот клиент съел против того, что ему посчитали, кто чем занят на ближайшие четыре недели и где та мощность, которую ещё не продали.
Разделённые дни это тот неудобный случай, который обычные инструменты обрабатывают плохо. Сеньор, который утро провёл на аудите, а день на годовой отчётности, не имеет одного восьмичасового дня. Две смены на двух проектах держат разделение честным, и отчёты перестают приписывать целые дни тому клиенту, которого случайно поставили первым.
Два клиента, две смены. Арифметика делается сама.
Работа продана и не закрыта
Обещанная работа, на которую никого не назначили, это то, что легче всего забыть в загруженный месяц и дороже всего вспомнить поздно. Держать её открытой сменой значит оставить её перед глазами того, кто обязан её закрыть.
Сезон это модель штата, а не чрезвычайная ситуация
Практики вытягивают пик возвращающимися подрядчиками, сезонными сотрудниками и джуниорами, которые делают работу чуть выше своего уровня. Всё три случая нормальны и все три усложняют график, потому что и зарплатный режим, и требования к надзору у них разные.
Подразделения решают это без второй системы. Штат, подрядчики и сезонная помощь сидят на одной доске, чтобы партнёр видел реальную мощность, а зарплатная выгрузка остаётся только по тем, кого фирма нанимает.
Число, которое никто не называет сам
Спросите команду в феврале, как дела, и ответ будет нормально. Прочитайте часы, и ответ будет другой. Человек с шестьюдесятью часами три недели подряд не в порядке, это тот, кто уволится в апреле, и стоимость его замены перекроет всё, что заработали эти лишние часы.
План против факта, по человеку, раз в неделю. Это сравнение и есть вся система раннего предупреждения, и оно существует только тогда, когда хранятся оба числа, а не одно.
Восстановление весит столько же, сколько пик
Недели после сдачи это время, когда берут отпуска и заново набирают мощность. Держать заявки на отсутствие в том же календаре, что и работу, значит планировать это восстановление, а не выторговывать его по одному разговору за раз.
Что это такое и чем не является
Это не система управления практикой. Она не ведёт учёт, не сдаёт отчётность и не держит клиентский портал, а фирмы, которым это нужно, всё это уже имеют. Здесь лежит слой под ними: кто над чем работает, какими часы были на самом деле и что это значит для маржи и для людей.
Фирмы обычно тянутся к этому, когда таблица перестаёт масштабироваться, а происходит это где-то между восемью и двенадцатью людьми и двумя партнёрами с разными представлениями о том, кто свободен.
Начать с малого
Shifton бесплатен до 10 человек без ограничения по времени, и этого хватает небольшой практике целиком. Планирование, базовая отметка времени, мобильное приложение и отчёты входят в тариф. Модули добавляются по одному от 0,50 доллара за сотрудника в месяц, у каждого пробный период до 60 дней, так что фирма может проверить модуль расчёта зарплаты за один сезон, прежде чем решать.
Часто задаваемые вопросы
Можно планировать команду вокруг сроков сдачи?
Да. Каждый договор это проект, а схему сезона можно собрать один раз шаблоном и развернуть вперёд, поэтому практика планирует против карты сроков, а не против средней недели.
Как считать часы по клиентам?
Каждая смена несёт своего клиента, поэтому отчёты группируют отмеченные часы по договорам. У того, кто за день работает на двух клиентов, две смены, и день делится между ними, а не падает на одного.
Можно увидеть, кто в сезон работает сверх меры?
Недельные отчёты показывают часы по людям, план против факта, и помечают переработку в день, когда она случилась. Картина того, что человек стабильно превышает свои плановые часы, появляется, пока график ещё можно изменить.
Справляется ли он с сезонными и договорными сотрудниками?
Да. Временный персонал сидит в собственном подразделении внутри того же графика, что сохраняет операционную картину полной, а зарплатная выгрузка остаётся только по штату.
Может ли команда просить отпуск в том же месте?
Заявки на отсутствие лежат в том же календаре, что и смены, поэтому утверждающий видит, что ещё происходит на той неделе и закрыта ли работа, до того как ответит.
Есть бесплатный тариф для небольшой практики?
Shifton бесплатен до 10 человек без ограничения по времени, включая планирование, базовую отметку времени, мобильное приложение и отчёты. Платные модули начинаются от 0,50 доллара за сотрудника в месяц с пробным периодом до 60 дней у каждого.
Спланируйте ближайшую сдачу как следует
Бесплатно до 10 человек: клиенты проектами, часы по каждому договору и перегрузка видна до того, как кто-то сломается.