Logiciel de planning pour cabinets comptables en pleine saison
Planifiez l'équipe autour des échéances de dépôt, relevez les heures face au client auquel elles appartiennent et voyez qui coule avant qu'il ne le dise.
Planifier autour des échéances, pas autour d'une semaine plate
Le travail comptable n'a jamais été réparti uniformément. Janvier et les semaines qui précèdent chaque dépôt consomment une année de capacité en un mois, puis la pression retombe. Un planning bâti sur une semaine moyenne ne peut pas décrire cela.
Relever les heures face au client
L'écart entre heures travaillées et heures facturées décide de la marge de chaque mission. Relever le début et la fin face au projet client le referme, parce que la feuille d'heures et la facture viennent du même enregistrement.
Voir qui coule avant qu'il ne vous le dise
En haute saison, la personne en difficulté est en général la dernière à le dire. Les heures hebdomadaires par personne, prévues contre réalisées, montrent le schéma tant que c'est encore un problème de planning et pas une démission.
Garder juniors, seniors et renforts saisonniers sur un tableau
Les cabinets absorbent la haute saison avec des renforts temporaires et des intervenants qui reviennent chaque année. Les services internes gardent ces groupes distincts dans le plan tout en limitant l'export de paie aux gens que le cabinet emploie réellement.
Commencez avec le plan Gratuit
Sans limite de durée. Profitez d'un accès complet aux fonctionnalités principales et passez à la version supérieure quand vous êtes prêt.
La forme d'une année comptable
Tout cabinet connaît la courbe. Une longue période de travail gérable, puis une falaise : les semaines qui précèdent une échéance de dépôt, où une année de capacité est consommée en un mois, où tout le monde travaille tard, et où la qualité du plan décide si le cabinet s'en sort intact ou perd deux personnes en mars.
Cette courbe explique pourquoi la planification générique convient mal à la comptabilité. Les outils conçus pour le commerce ou la restauration supposent une semaine qui se répète avec des pics prévisibles à l'intérieur. Une année comptable a un ou deux pics qui écrasent tout le reste, et la question de planification n'est pas qui travaille mardi mais s'il y a assez de capacité entre aujourd'hui et l'échéance.
Des missions, pas des salariés
L'unité utile, c'est le client. Dès que chaque service porte la mission à laquelle il appartient, les questions qui comptent se répondent seules : ce que ce client a consommé par rapport à ce qui a été chiffré, qui est engagé sur quoi dans les quatre prochaines semaines, et où se trouve la capacité qui n'a pas encore été vendue.
Les journées partagées sont le cas gênant que les outils génériques traitent mal. Un senior qui passe la matinée sur un audit et l'après-midi sur des comptes annuels ne vit pas une journée de huit heures. Deux services sur deux projets gardent le partage honnête, et les rapports cessent d'attribuer des journées entières au client qui se trouvait planifié en premier.
Deux clients, deux services. L'arithmétique se fait toute seule.
Le travail vendu et non pourvu
Le travail engagé sans personne affectée est ce qu'on oublie le plus facilement dans un mois chargé, et le plus coûteux à se rappeler tard. Le garder comme service ouvert le laisse devant les yeux de celui qui doit le pourvoir.
La haute saison est un modèle d'effectif, pas une urgence
Les cabinets absorbent le pic avec des intervenants qui reviennent, des renforts saisonniers et des juniors qui font un travail légèrement au-dessus de leur niveau. Les trois sont normaux et les trois compliquent le planning, parce que le traitement en paie diffère et les exigences d'encadrement aussi.
Les services internes s'en chargent sans second système. Permanents, intervenants et renforts saisonniers sont sur le même tableau pour que l'associé voie la capacité réelle, tandis que l'export de paie reste limité aux gens que le cabinet emploie.
Le chiffre que personne ne donne spontanément
Demandez à une équipe en février comment elle va et la réponse est bien. Lisez les heures et la réponse est autre. Quelqu'un à soixante heures trois semaines de suite ne va pas bien, c'est la personne qui démissionnera en avril, et le coût de son remplacement dépasse tout ce que ces heures ont rapporté.
Prévu contre réalisé, par personne, chaque semaine. Cette comparaison constitue tout le système d'alerte précoce, et elle n'existe que si les deux chiffres sont conservés au lieu d'un seul.
La récupération compte autant que le pic
Les semaines qui suivent une échéance sont celles où les congés se prennent et où la capacité se reconstruit. Garder les demandes de congés dans le même calendrier que le travail fait que cette récupération se planifie au lieu de se négocier conversation après conversation.
Ce que c'est et ce que ce n'est pas
Ce n'est pas un logiciel de gestion de cabinet. Il ne tient pas les livres, ne dépose pas les liasses et ne gère pas le portail client, et les cabinets qui ont besoin de cela l'ont déjà. Ce qui se trouve ici, c'est la couche en dessous : qui travaille sur quoi, quelles ont été réellement les heures, et ce que cela signifie pour la marge et pour les gens.
Les cabinets s'y intéressent en général quand le tableur cesse de tenir la charge, ce qui arrive quelque part entre huit et douze personnes et deux associés qui n'ont pas la même idée de qui est disponible.
Commencer petit
Shifton est gratuit jusqu'à 10 personnes sans limite de durée, ce qui couvre entièrement un petit cabinet. La planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports sont inclus. Les modules s'ajoutent un par un à partir de 0,50 dollar par employé et par mois, chacun avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours, donc un cabinet peut tester le module paie sur une saison entière avant de décider.
Foire aux questions
Puis-je planifier l'équipe autour des échéances de dépôt ?
Oui. Chaque mission est un projet et le schéma de la haute saison peut être construit une fois comme modèle puis appliqué vers l'avant, donc le cabinet planifie contre la carte des échéances plutôt que contre une semaine moyenne.
Comment suivre les heures par client ?
Chaque service porte le client auquel il appartient, donc les rapports regroupent les heures relevées par mission. Qui travaille pour deux clients dans une journée obtient deux services, et la journée est partagée entre eux au lieu de retomber sur un seul.
Puis-je voir qui accumule des heures excessives pendant la saison ?
Les rapports hebdomadaires montrent les heures par personne, prévues contre réalisées, et signalent les heures supplémentaires le jour où elles arrivent. Le schéma de quelqu'un qui dépasse systématiquement ses heures prévues apparaît tant que le planning peut encore changer.
Est-ce que cela gère les renforts saisonniers et les intervenants ?
Oui. Le personnel temporaire occupe son propre service interne sur le même planning, ce qui garde la vision opérationnelle complète pendant que l'export de paie reste limité aux salariés.
L'équipe peut-elle demander des congés au même endroit ?
Les demandes de congés sont dans le même calendrier que les services, donc la personne qui valide voit ce qui se passe par ailleurs cette semaine-là et si le travail est couvert avant de répondre.
Existe-t-il une offre gratuite pour un petit cabinet ?
Shifton est gratuit jusqu'à 10 personnes sans limite de durée, avec la planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports. Les modules payants démarrent à 0,50 dollar par employé et par mois avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours sur chacun.
Planifiez correctement la prochaine échéance
Gratuit jusqu'à 10 personnes, avec les clients en projets, les heures relevées par mission et la surcharge visible avant que quelqu'un ne craque.