Software na plánování směn pro účetní firmy v sezoně

Tvar účetního roku

Každá kancelář tu křivku zná. Dlouhý úsek zvládnutelné práce a pak sráz: týdny před termínem, kdy se roční kapacita spotřebuje za měsíc, všichni pracují dlouho do noci a kvalita plánu rozhodne, jestli firma projde celá, nebo v březnu přijde o dva lidi.

Právě kvůli té křivce sedí obecné plánování personálu účetním špatně. Nástroje stavěné pro obchod nebo gastronomii předpokládají opakující se týden s předvídatelnými špičkami uvnitř. Účetní rok má jednu nebo dvě špičky, vedle kterých všechno ostatní zmizí, a otázka plánování nezní, kdo pracuje v úterý, ale jestli je mezi dneškem a termínem dost kapacity.

Zakázky, ne zaměstnanci

Užitečnou jednotkou je klient. Jakmile každá směna nese zakázku, ke které patří, důležité otázky se zodpoví samy: kolik tenhle klient spotřeboval proti tomu, co bylo naceněno, kdo je na čem vázaný příští čtyři týdny a kde leží kapacita, která ještě není prodaná.

Dělené dny jsou nepohodlný případ, se kterým si obecné nástroje neporadí. Senior, který stráví dopoledne auditem a odpoledne účetní závěrkou jiného klienta, nemá jeden osmihodinový den. Dvě směny na dvou projektech drží rozdělení poctivé a sestavy přestanou přiřazovat celé dny klientovi, který byl náhodou naplánovaný první.

Dva klienti, dvě směny. Aritmetika se udělá sama.

Práce prodaná a neobsazená

Slíbená práce, ke které nikdo není přiřazený, se v nabitém měsíci zapomene nejsnáz a vzpomenout si na ni pozdě stojí nejvíc. Držet ji jako otevřenou směnu ji nechá před očima toho, kdo ji musí obsadit.

Hlavní sezona je model obsazení, ne havárie

Kanceláře škálují špičku vracejícími se spolupracovníky, sezonními posilami a juniory, kteří dělají práci mírně nad svou úrovní. Všechny tři věci jsou normální a všechny tři komplikují rozpis, protože mzdové zacházení se liší a nároky na dohled taky.

Oddělení to vyřeší bez druhého systému. Kmenoví, spolupracující i sezonní sedí na stejné tabuli, aby společník viděl skutečnou kapacitu, zatímco mzdový export zůstává omezený na lidi, které firma zaměstnává.

Číslo, které nikdo neřekne sám od sebe

Zeptejte se týmu v únoru, jak se má, a odpověď zní dobře. Přečtěte si hodiny a odpověď je jiná. Kdo je tři týdny po sobě na šedesáti hodinách, není v pořádku, je to člověk, který dá v dubnu výpověď, a náklady na náhradu převáží všechno, co ty hodiny navíc vydělaly.

Plán proti skutečnosti, na člověka, každý týden. To srovnání je celý systém včasného varování a existuje jen tehdy, když se ukládají obě čísla, ne jedno.

Zotavení váží stejně jako špička

Týdny po termínu jsou doba, kdy se čerpá dovolená a znovu se staví kapacita. Držet žádosti o dovolenou ve stejném kalendáři jako práci znamená, že se tohle zotavení naplánuje, místo aby se vyjednávalo rozhovor po rozhovoru.

Co to je a co to není

Tohle není účetní program. Nevede knihy, nepodává přiznání ani neprovozuje klientský portál, a firmy, které tohle potřebují, to dávno mají. Tady leží vrstva pod tím: kdo na čem pracuje, jaké hodiny to ve skutečnosti byly a co to znamená pro marži a pro lidi.

Kanceláře po tom sáhnou obvykle ve chvíli, kdy tabulka přestane stačit, a to nastane někde mezi osmi a dvanácti lidmi a dvěma společníky s různou představou o tom, kdo je volný.

Začít v malém

Shifton je zdarma až pro 10 lidí bez časového limitu, což malou kancelář pokryje celou. Plánování, základní docházka, mobilní aplikace a sestavy jsou uvnitř. Moduly se přidávají po jednom od 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně, každý se zkušební dobou až 60 dní, takže firma může vyzkoušet mzdový modul přes celou sezonu, než se rozhodne.