Софтуер за графици в счетоводни кантори през пиковия сезон

Формата на счетоводната година

Всяка кантора познава тази крива. Дълъг участък поносима работа, а после пропаст: седмиците преди срока за подаване, в които годишен капацитет се изразходва за месец, всички работят до късно, а качеството на плана решава дали фирмата ще излезе цяла, или ще загуби двама души през март.

Точно заради тази крива общото планиране на персонал стои зле в счетоводството. Инструментите, направени за търговия или ресторанти, предполагат повтаряща се седмица с предвидими пикове вътре в нея. Счетоводната година има един или два пика, до които всичко останало изглежда дребно, а въпросът на планирането не е кой работи във вторник, а дали има достатъчно капацитет между днес и срока.

Ангажименти, а не служители

Полезната единица е клиентът. Щом всяка смяна носи ангажимента, на който принадлежи, важните въпроси си отговарят сами: колко е изразходвал този клиент спрямо оферираното, кой на какво е зает през следващите четири седмици и къде стои капацитетът, който още не е продаден.

Разделените дни са неудобният случай, с който общите инструменти се справят зле. Старши счетоводител, който прекарва сутринта върху одит, а следобеда върху годишния отчет на друг клиент, няма един осемчасов ден. Две смени по два проекта държат разделянето честно и справките спират да приписват цели дни на клиента, който случайно е бил вписан пръв.

Двама клиенти, две смени. Сметката се прави сама.

Работа, която е продадена и незаета

Поетата работа, на която никой не е назначен, се забравя най-лесно в претоварен месец и струва най-скъпо, когато си я спомниш късно. Държана като отворена смяна, тя остава пред очите на този, който трябва да я обезпечи.

Пиковият сезон е модел на заетост, а не авария

Канторите мащабират пика с външни счетоводители, които се връщат, сезонна помощ и младши хора, които вършат работа малко над нивото си. И трите неща са нормални и трите усложняват графика, защото третирането по заплати се различава, а изискванията за надзор също.

Отделите се справят с това без втора система. Щатни, външни и сезонни седят на една и съща дъска, за да вижда съдружникът истинския капацитет, докато експортът за заплати остава ограничен до наетите.

Числото, което никой не казва доброволно

Попитайте екипа през февруари как е и отговорът е добре. Прочетете часовете и отговорът е друг. Човек на шейсет часа три седмици подред не е добре, това е човекът, който ще подаде молба през април, а цената да го замените надхвърля всичко, което тези допълнителни часове са донесли.

План срещу изпълнение, на човек, всяка седмица. Това сравнение е цялата система за ранно предупреждение и съществува само когато се пазят и двете числа, а не едното.

Възстановяването тежи колкото пикът

Седмиците след срока са времето, в което се ползва отпуск и капацитетът се възстановява. Държането на заявките за отпуск в същия календар като работата означава, че това възстановяване се планира, вместо да се договаря разговор по разговор.

Какво е това и какво не е

Това не е счетоводна програма. Тя не води книгите, не подава декларациите и не движи клиентския портал, а канторите, на които това им трябва, отдавна го имат. Тук лежи слоят отдолу: кой по какво работи, какви са били часовете в действителност и какво значи това за маржа и за хората.

Канторите посягат към него обикновено когато таблицата спре да смогва, а това става някъде между осем и дванайсет души и двама съдружници с различни представи кой е свободен.

Да започнеш с малко

Shifton е безплатен до 10 души без ограничение във времето, което покрива изцяло малка кантора. Планирането, базовото отчитане на време, мобилното приложение и справките са включени. Модулите се добавят един по един от 0,50 долара на служител на месец, всеки с проба до 60 дни, така че фирмата може да изпробва модула за заплати през цял пиков сезон, преди да реши.