ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานสำนักงานบัญชีช่วงงานหนัก

รูปทรงของปีหนึ่งในงานบัญชี

ทุกสำนักงานรู้จักเส้นโค้งนี้ ช่วงยาวที่งานยังพอรับไหว แล้วก็หน้าผา สัปดาห์ก่อนกำหนดยื่นที่กำลังคนทั้งปีถูกใช้หมดในเดือนเดียว ทุกคนกลับดึก และคุณภาพของแผนเป็นตัวชี้ว่าสำนักงานจะผ่านไปได้ครบทีมหรือเสียคนไปสองคนในเดือนมีนาคม

เส้นโค้งนี้คือเหตุผลที่โปรแกรมจัดตารางทั่วไปเข้ากับงานบัญชีได้ไม่ดี เครื่องมือที่สร้างมาเพื่อค้าปลีกหรือร้านอาหารตั้งสมมติฐานว่าสัปดาห์จะวนซ้ำและมีจุดพีคที่คาดเดาได้อยู่ข้างใน ปีของงานบัญชีมีจุดพีคหนึ่งหรือสองจุดที่ใหญ่กว่าอย่างอื่นมาก และคำถามในการวางแผนไม่ใช่ว่าวันอังคารใครเข้างาน แต่คือระหว่างนี้ถึงกำหนดยื่นมีกำลังพอหรือเปล่า

งานของลูกค้า ไม่ใช่ตัวพนักงาน

หน่วยที่ใช้ได้จริงคือลูกค้า เมื่อทุกกะพ่วงงานที่มันสังกัดไว้ คำถามสำคัญก็ตอบตัวเอง ลูกค้ารายนี้ใช้เวลาไปเท่าไรเทียบกับที่เสนอราคาไว้ ใครผูกอยู่กับงานไหนในสี่สัปดาห์ข้างหน้า และกำลังคนที่ยังขายไม่ออกอยู่ตรงไหน

วันที่แบ่งครึ่งคือกรณีที่เครื่องมือทั่วไปจัดการได้แย่ที่สุด พนักงานอาวุโสที่ใช้ช่วงเช้ากับงานตรวจสอบและช่วงบ่ายกับการปิดงบไม่ได้มีวันทำงานแปดชั่วโมงเดียว สองกะบนสองโปรเจกต์ทำให้การแบ่งซื่อตรง และรายงานเลิกยกวันทั้งวันไปให้ลูกค้าที่บังเอิญถูกจัดตารางก่อน

ลูกค้าสองราย สองกะ เลขคิดตัวเอง

งานที่ขายไปแล้วแต่ยังไม่มีคนทำ

งานที่รับปากไว้แต่ยังไม่มอบหมายให้ใครคือสิ่งที่ลืมง่ายที่สุดในเดือนที่งานแน่น และแพงที่สุดเมื่อนึกได้ช้า การเก็บไว้เป็นกะเปิดทำให้มันค้างอยู่ตรงหน้าคนที่ต้องหาคนลง

ฤดูงานหนักคือแบบจำลองกำลังคน ไม่ใช่เหตุฉุกเฉิน

สำนักงานขยายจุดพีคด้วยผู้รับจ้างที่กลับมา พนักงานตามฤดู และพนักงานใหม่ที่รับงานสูงกว่าระดับตัวเองเล็กน้อย ทั้งสามอย่างเป็นเรื่องปกติ และทั้งสามอย่างทำให้ตารางซับซ้อนขึ้น เพราะวิธีคิดค่าจ้างต่างกันและความต้องการการกำกับดูแลก็ต่างกัน

แผนกจัดการเรื่องนี้ได้โดยไม่ต้องมีระบบที่สอง พนักงานประจำ ผู้รับจ้าง และคนช่วยตามฤดูอยู่บนกระดานเดียวกัน หุ้นส่วนจึงเห็นกำลังคนที่มีจริง ขณะที่ข้อมูลส่งออกไปทำเงินเดือนยังจำกัดอยู่ที่คนที่สำนักงานจ้างจริง

ตัวเลขที่ไม่มีใครบอกเอง

ถามทีมในเดือนกุมภาพันธ์ว่าเป็นอย่างไร คำตอบคือไหว อ่านชั่วโมงแล้วคำตอบเปลี่ยนไป คนที่ทำหกสิบชั่วโมงติดกันสามสัปดาห์ไม่ได้ไหว เขาคือคนที่จะลาออกในเดือนเมษายน และต้นทุนการหาคนแทนสูงกว่าสิ่งที่ชั่วโมงส่วนเกินหามาได้

แผนเทียบกับจริง รายคน รายสัปดาห์ การเทียบแค่นี้คือระบบเตือนล่วงหน้าทั้งหมด และมันมีอยู่ได้ก็ต่อเมื่อเก็บตัวเลขทั้งสองฝั่ง ไม่ใช่ฝั่งเดียว

ช่วงพักฟื้นสำคัญเท่ากับจุดพีค

สัปดาห์หลังกำหนดยื่นคือช่วงที่คนได้ลาและกำลังคนถูกสร้างกลับคืน การเก็บคำขอลาไว้ในปฏิทินเดียวกับงานทำให้ช่วงพักฟื้นถูกวางแผน ไม่ใช่ต่อรองกันทีละคน

นี่คืออะไรและไม่ใช่อะไร

นี่ไม่ใช่ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานบัญชี มันไม่ได้ทำบัญชีแยกประเภท ไม่ได้ยื่นแบบ และไม่ได้ดูแลพอร์ทัลลูกค้า สำนักงานที่ต้องใช้ของพวกนั้นก็มีอยู่แล้ว สิ่งที่อยู่ตรงนี้คือชั้นที่รองอยู่ข้างใต้ ใครทำงานอะไร ชั่วโมงจริงเป็นเท่าไร และนั่นหมายถึงอะไรต่อกำไรและต่อคน

สำนักงานมักหันมาใช้ตอนที่สเปรดชีตเอาไม่อยู่ ซึ่งมักตกอยู่ราวแปดถึงสิบสองคน กับหุ้นส่วนสองคนที่คิดไม่ตรงกันว่าใครว่าง

เริ่มจากเล็ก

Shifton ฟรีถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมสำนักงานเล็กได้ทั้งสำนักงาน การจัดตาราง ระบบลงเวลาพื้นฐาน แอปมือถือ และรายงานรวมอยู่ในนั้น โมดูลค่อยเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน แต่ละตัวมีช่วงทดลองนานถึง 60 วัน สำนักงานจึงทดลองโมดูลเงินเดือนตลอดฤดูงานหนักหนึ่งรอบก่อนตัดสินใจได้