Schemaläggning för redovisningsbyråer under högsäsong

Formen på ett redovisningsår

Varje byrå känner kurvan. En lång sträcka hanterbart arbete och sedan ett stup: veckorna före ett inlämningsdatum då ett års kapacitet förbrukas på en månad, alla jobbar sent och kvaliteten på planen avgör om byrån tar sig igenom hel eller förlorar två personer i mars.

Det är den kurvan som gör att generell bemanningsplanering passar redovisning dåligt. Verktyg byggda för handel eller restaurang utgår från en vecka som upprepas med förutsägbara toppar inuti. Ett redovisningsår har en eller två toppar som får allt annat att krympa, och planeringsfrågan är inte vem som jobbar på tisdag utan om det finns tillräcklig kapacitet mellan i dag och deadline.

Uppdrag, inte anställda

Den användbara enheten är kunden. Så snart varje pass bär det uppdrag det hör till svarar de viktiga frågorna på sig själva: vad den här kunden har förbrukat mot det som offererades, vem som är bunden till vad de närmaste fyra veckorna och var kapaciteten finns som ännu inte är såld.

Delade dagar är det obekväma fallet som generella verktyg hanterar illa. En senior som ägnar förmiddagen åt en revision och eftermiddagen åt ett bokslut för en annan kund har inte en åttatimmarsdag. Två pass på två projekt håller uppdelningen ärlig, och rapporterna slutar skriva hela dagar på den kund som råkade schemaläggas först.

Två kunder, två pass. Räkningen gör sig själv.

Arbete som är sålt och obemannat

Utlovat arbete utan någon tilldelad glöms lättast bort under en full månad och kostar mest när det kommer i minnet sent. Att hålla det som ett öppet pass lämnar det framför ögonen på den som ska bemanna det.

Högsäsong är en bemanningsmodell, inte en nödsituation

Byråer skalar toppen med frilansare som återkommer, säsongspersonal och juniorer som gör arbete strax över sin nivå. Alla tre är vanliga och alla tre krånglar till schemat, eftersom lönehanteringen skiljer sig och kraven på handledning också.

Avdelningar löser detta utan ett andra system. Fast anställda, frilansare och säsongshjälp sitter på samma tavla så att delägaren ser den verkliga kapaciteten, medan löneexporten stannar vid de personer byrån anställer.

Siffran ingen lämnar frivilligt

Fråga ett team i februari hur det går och svaret är bra. Läs timmarna och svaret är ett annat. Den som ligger på sextio timmar tre veckor i rad mår inte bra, det är personen som säger upp sig i april, och kostnaden för att ersätta hen överstiger allt de extra timmarna drog in.

Planerat mot utfall, per person, varje vecka. Den jämförelsen är hela systemet för tidig varning, och det finns bara när båda siffrorna sparas i stället för en.

Återhämtningen väger lika tungt som toppen

Veckorna efter en deadline är när ledigheten tas ut och kapaciteten byggs upp igen. Att hålla ledighetsansökningarna i samma kalender som arbetet gör att återhämtningen planeras i stället för att förhandlas ett samtal i taget.

Vad detta är och inte är

Detta är inte ett bokföringsprogram. Det för inte böckerna, lämnar inte in deklarationerna och driver inte kundportalen, och de byråer som behöver sådant har det redan. Här ligger lagret under: vem som arbetar med vad, hur timmarna faktiskt såg ut och vad det betyder för marginal och för människor.

Byråer sträcker sig efter detta oftast när kalkylbladet slutar hänga med, vilket landar någonstans kring åtta till tolv personer och två delägare med olika bild av vem som är ledig.

Att börja i liten skala

Shifton är gratis upp till 10 personer utan tidsgräns, vilket täcker en liten byrå helt och hållet. Schemaläggning, enkel tidsstämpling, mobilapp och rapportering ingår. Moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med en prövotid på upp till 60 dagar, så en byrå kan testa lönemodulen genom en hel högsäsong innan den bestämmer sig.