Vaktplanlegging for regnskapsbyråer i høysesongen

Formen på et regnskapsår

Alle byråer kjenner kurven. En lang strekning med håndterbart arbeid, og så et stup: ukene før en innleveringsfrist der et års kapasitet brukes opp på en måned, alle jobber sent, og kvaliteten på planen avgjør om byrået kommer helskinnet gjennom eller mister to folk i mars.

Den kurven er grunnen til at generisk vaktplanlegging passer dårlig for regnskap. Verktøy laget for varehandel eller servering forutsetter en uke som gjentar seg med forutsigbare topper inni. Et regnskapsår har én eller to topper som overskygger alt annet, og planleggingsspørsmålet er ikke hvem som jobber tirsdag, men om det finnes nok kapasitet mellom nå og fristen.

Oppdrag, ikke ansatte

Den nyttige enheten er kunden. Så snart hver vakt bærer oppdraget den hører til, svarer de viktige spørsmålene seg selv: hva har denne kunden brukt mot det som ble avtalt, hvem er bundet opp til hva de neste fire ukene, og hvor ligger kapasiteten som ennå ikke er solgt.

Delte dager er det ubehagelige tilfellet generiske verktøy håndterer dårlig. En senior som bruker formiddagen på en revisjon og ettermiddagen på et årsoppgjør har ikke hatt én åttetimersdag. To vakter på to prosjekter holder delingen ærlig, og rapportene slutter å tilskrive hele dager til den kunden som tilfeldigvis ble planlagt først.

To kunder, to vakter. Regnestykket gjør seg selv.

Arbeid som er solgt, men ikke bemannet

Lovet arbeid uten noen tildelt er det som lettest glemmes i en travel måned, og det dyreste å huske for sent. Å holde det som en åpen vakt gjør at det blir liggende foran den som skal bemanne det.

Høysesongen er en bemanningsmodell, ikke en krise

Byråer skalerer toppen med frilansere som kommer tilbake, sesonghjelp og juniorer som gjør arbeid litt over sitt nivå. Alle tre er normalt, og alle tre kompliserer planen, fordi lønnsbehandlingen er ulik og kravene til oppfølging er ulike.

Avdelinger løser det uten et system nummer to. Fast ansatte, frilansere og sesonghjelp ligger på samme tavle slik at partneren ser den reelle kapasiteten, mens lønnseksporten holder seg til dem byrået har ansatt.

Tallet ingen melder inn av seg selv

Spør et team i februar hvordan det går, og svaret er bra. Les timene, og svaret er et annet. En som ligger på seksti timer tre uker på rad har det ikke bra, det er personen som sier opp i april, og kostnaden ved å erstatte vedkommende overstiger alt de ekstra timene ga.

Planlagt mot faktisk, per person, hver uke. Den sammenligningen er hele varslingssystemet, og den finnes bare når begge tallene lagres i stedet for bare det ene.

Restitusjonen betyr like mye som toppen

Ukene etter en frist er når ferien tas ut og kapasiteten bygges opp igjen. Å ha ferieforespørslene i samme kalender som arbeidet gjør at restitusjonen blir planlagt i stedet for forhandlet én samtale om gangen.

Hva dette er og ikke er

Dette er ikke et system for byråstyring. Det fører ikke bøkene, leverer ikke oppgavene og driver ikke kundeportalen, og de byråene som trenger slikt har det allerede. Det som ligger her er laget under: hvem jobber med hva, hva timene faktisk ble, og hva det betyr for margin og for folk.

Byråer griper som regel til det når regnearket slutter å skalere, og det inntreffer et sted rundt åtte til tolv personer og to partnere med ulike oppfatninger om hvem som er ledig.

Begynne i det små

Shifton er gratis for inntil 10 personer uten tidsbegrensning, noe som dekker et lite byrå fullt ut. Vaktplan, den enkle stemplingsklokken, mobilappen og rapportering er inkludert. Moduler legges til ett om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden, hvert med prøvetid på inntil 60 dager, slik at et byrå kan teste lønnsmodulen gjennom en hel høysesong før det bestemmer seg.