व्यस्त सीजन के लिए अकाउंटिंग फर्म शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

अकाउंटिंग के एक साल की बनावट

हर प्रैक्टिस इस वक्र को जानती है। लंबे समय तक संभलने लायक काम, और फिर खाई: फाइलिंग की तारीख से पहले के वे हफ्ते जिनमें साल भर की क्षमता एक महीने में जल जाती है, सब देर तक बैठते हैं, और योजना की गुणवत्ता तय करती है कि फर्म सही-सलामत निकलेगी या मार्च में दो लोग गंवाएगी।

यही वक्र वजह है कि आम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अकाउंटिंग पर ठीक नहीं बैठता। रिटेल या रेस्तरां के लिए बने औजार ऐसा हफ्ता मानकर चलते हैं जो दोहराता है और जिसके भीतर चोटियां अनुमानित हैं। अकाउंटिंग के साल में एक या दो चोटियां बाकी सब को बौना कर देती हैं, और योजना का सवाल यह नहीं कि मंगलवार को कौन है, बल्कि यह कि आज से तारीख तक क्षमता पूरी पड़ेगी या नहीं।

असाइनमेंट, कर्मचारी नहीं

काम की इकाई क्लाइंट है। जैसे ही हर शिफ्ट अपने साथ अपना असाइनमेंट लेकर चलती है, अहम सवाल खुद जवाब दे देते हैं: इस क्लाइंट ने कोट किए गए समय के मुकाबले कितना खाया, अगले चार हफ्तों में कौन किससे बंधा है, और अब तक न बिकी क्षमता कहां पड़ी है।

बंटा हुआ दिन वही असुविधाजनक मामला है जिसे आम औजार सबसे खराब निभाते हैं। जो सीनियर सुबह एक ऑडिट में और दोपहर वित्तीय विवरण बनाने में लगाता है, उसका आठ घंटे का एक दिन नहीं हुआ। दो प्रोजेक्ट पर दो शिफ्ट बंटवारे को ईमानदार रखती हैं, और रिपोर्ट पूरा दिन उस क्लाइंट के नाम लिखना बंद कर देती हैं जो संयोग से पहले शेड्यूल हो गया था।

दो क्लाइंट, दो शिफ्ट। हिसाब खुद बैठ जाता है।

जो काम बिक चुका है पर उस पर कोई नहीं है

जिस काम का वादा हो चुका है पर किसी को सौंपा नहीं गया, वही व्यस्त महीने में सबसे आसानी से भूला जाता है और देर से याद आने पर सबसे महंगा पड़ता है। उसे खुली शिफ्ट की तरह रखना उसे उसी की नजर के सामने रखता है जिसे आदमी लगाना है।

व्यस्त सीजन आपात स्थिति नहीं, स्टाफिंग का मॉडल है

फर्में चोटी को लौटने वाले कॉन्ट्रैक्ट पेशेवरों, सीजनल स्टाफ और अपने स्तर से थोड़ा ऊपर का काम करने वाले जूनियरों से संभालती हैं। तीनों सामान्य हैं और तीनों शेड्यूल को उलझाते हैं, क्योंकि पेरोल का बर्ताव अलग है और निगरानी की जरूरत अलग है।

विभाग इसे दूसरे सिस्टम के बिना संभाल लेते हैं। स्थायी स्टाफ, कॉन्ट्रैक्ट पेशेवर और सीजनल मदद एक ही बोर्ड पर रहते हैं ताकि पार्टनर असली क्षमता देख सके, जबकि पेरोल एक्सपोर्ट उन्हीं तक सीमित रहता है जिन्हें फर्म नौकरी पर रखती है।

वह आंकड़ा जो कोई खुद नहीं बताता

फरवरी में टीम से हाल पूछिए तो जवाब मिलेगा ठीक है। घंटे पढ़िए तो जवाब दूसरा है। जो लगातार तीन हफ्ते साठ घंटे बैठा है वह ठीक नहीं है, वही अप्रैल में इस्तीफा देगा, और उसकी जगह भरने की लागत उन अतिरिक्त घंटों की कमाई से कहीं ज्यादा है।

योजना बनाम असल, प्रति व्यक्ति, हर हफ्ते। यही तुलना पूरी चेतावनी व्यवस्था है, और वह तभी बनती है जब दोनों आंकड़े रखे जाएं, एक नहीं।

उबरने का दौर चोटी जितना ही मायने रखता है

तारीख के बाद के हफ्ते वही हैं जब छुट्टियां ली जाती हैं और क्षमता दोबारा बनती है। छुट्टी की अर्जियों को काम वाले उसी कैलेंडर में रखने से यह दौर एक-एक बातचीत में तय होने के बजाय पहले से योजना में आ जाता है।

यह क्या है और क्या नहीं

यह प्रैक्टिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर नहीं है। यह बहीखाते नहीं रखता, रिटर्न फाइल नहीं करता और क्लाइंट पोर्टल नहीं चलाता, और जिन फर्मों को वह चाहिए उनके पास वह पहले से है। यहां जो बैठा है वह उसके नीचे की परत है: कौन किस पर काम कर रहा है, घंटे असल में कितने रहे, और इसका मुनाफे और लोगों के लिए क्या मतलब है।

फर्में आमतौर पर तब इस तक पहुंचती हैं जब स्प्रेडशीट संभालना छोड़ देती है, और यह आठ से बारह लोगों के आसपास होता है, जहां दो पार्टनर की राय अलग-अलग होती है कि खाली कौन है।

छोटे से शुरुआत

Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा के मुफ्त है, और इतने में एक छोटी प्रैक्टिस पूरी आ जाती है। शेड्यूलिंग, बेसिक टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग शामिल हैं। मॉड्यूल एक-एक करके 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से जुड़ते हैं, हर एक पर 60 दिन तक का ट्रायल, ताकि फर्म फैसला लेने से पहले पेरोल मॉड्यूल को पूरे एक व्यस्त सीजन में परख सके।